Wann haben sie zum letzten Mal den Laptop und alle mobilen Geräte ausgeschaltet? Am Wochenende? Im Urlaub? Oder vielleicht sogar im Büro? Mit dieser Frage beginnen Henry Mintzberg und Peter Todd ihren Beitrag für das Booz-Magazin "strategy+business". Die beiden sind Wissenschaftler an der McGill Universität im kanadischen Montreal. Blackberrys, iPhones, Android-Smartphones und all die anderen verfügbaren mobilen Geräte - so die These der Autoren - verändern unser Leben zum Guten und zum Schlechten.
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Sie wandeln, wie, wann und wo wir unsere Arbeit erledigen. Diese Entwicklung hat großen Einfluss auf die Arbeit von Managern. Denn sie verbringen etwa die Hälfte ihrer Arbeitszeit damit, Informationen zu sammeln und wieder zu verteilen. Gerade die neuen Technologien haben dieser Informationsaufnahme einen ordentlichen Geschwindigkeitsschub verliehen. Manager können sich nun ortsunabhängig informieren und auch kurze Pausen zwischen Terminen nutzen, um zum Beispiel E-Mails zu lesen. Doch die Booz-Experten warnen: Zu sehr sollte man sich als Manager nicht an seinem Smartphone orientieren.
Tut man das, läuft man nämlich Gefahr all die Informationen zu übersehen, die einem durch Gesten oder den Tonfall des Gegenübers vermittelt werden. Sieht und hört man die Menschen nicht mehr, fehlen diese Informationen. Auch der Vertrauensaufbau würde nach Meinung von Mintzberg und Todd leiden, wenn nur über elektronische Kommunikationskanäle kommuniziert wird. Die Kommunikation über E-Mail, SMS oder Chat kann die Möglichkeiten erweitern, doch sie sollte keinesfalls persönliche Interaktion ersetzen.
Gehen Manager davon aus, dass sie ihre Teams auch vom PC aus steuern könnten, ist das ein fataler Irrglaube. Sie müssen in die Büros ihrer Mitarbeiter und auch ins Flugzeug, wenn die Angestellten nicht am gleichen Standort arbeiten wie sie. Die Autoren warnen: Kontakten, die man nur online pflegt, fehlt häufig die notwendige Tiefe. Und auch soziale Netzwerke wie Facebook oder Linkedin können Interaktionen nur ergänzen aber nie den für Manager so bedeutsamen persönlichen Kontakt ersetzen. Man erfahre zwar die notwendigen Informationen, doch nicht die mitschwingende Bedeutung, schreiben Mintzberg und Todd.
Die Wissenschaftler fürchten darüber hinaus, dass die elektronische Kommunikation oft schuld an einer Hektik ist, aus der heraus Manager dann unverhältnismäßig reagieren. Wird Sonntagabend per E-Mail ein Meeting für Montagfrüh anberaumt oder nach nur einer Stunde nachgefragt, warum eine E-Mail noch nicht beantwortet wurde, stört das nicht nur die Work-Life-Balance der Betroffenen sondern nimmt ihnen auch jede Möglichkeit, sich auf andere Aufgaben zu fokussieren. Wer sich verpflichtet fühlt, neue E-Mails sofort zu lesen und zu bearbeiten, wird ständig bei dem unterbrochen, was er eigentlich gerade tut. Konzentrieren Manager sich zu stark auf all die elektronischen Nachrichten, fällt es schwer, den Blick für das Ganze zu bewahren.
E-Mails mit mehr Substanz nutzen
Wer die Kontrolle über die elektronischen Kommunikationskanäle bereits verloren hat, kann sie zurückgewinnen. Um zu ermitteln, wie fremdbestimmt man bereits über E-Mail und Co. kommuniziert, sollte man einmal nachzählen, wie viele E-Mails und SMS man innerhalb einer Woche erhält und wie viele dieser Nachrichten eine Reaktion erfordern. Dann überprüft man im Postausgang, wie viele der versendeten Nachrichten man selbst initiiert hat und bei wie vielen man nur reagiert hat. Einer der beiden Autoren hat diesen Test in der Neujahrswoche durchgeführt und dabei ausgerechnet, dass er etwa die Hälfte seiner Arbeitszeit damit verbracht hat, E-Mails zu bearbeiten. Die Autoren geben die folgenden Tipps, um elektronische Kommunikationskanäle zukünftig mit mehr Substanz und selbstbestimmter zu nutzen:
1. Volumen reduzieren: Je mehr Menschen man zum Beispiel in einen E-Mail-Verteiler aufnimmt, mit umso mehr Antworten muss man dann auch rechnen. Deshalb sollte man Nachrichten immer erst dann verschicken, wenn man wirklich etwas zu sagen hat und die Adressaten kennt.
2. E-Mail-Tools nutzen: E-Mail-Programme bieten nützliche Features wie Filter und das Aufstellen von Regeln an, um das hohe Informationsaufkommen zu organisieren. Automatisierte Nachrichten wie der Abwesenheitsassistent helfen dabei, andere zügig und ohne Mehraufwand zu informieren.
3. Offline-Zeiten einplanen: Um nicht zu sehr an die Inbox gebunden zu sein, sollte man regelmäßig auch Offline-Zeiten einplanen. Dannah Boyd von Microsoft legt beispielsweise regelmäßig ein zweiwöchiges E-Mail-Sabbatical ein, so die Autoren. Wem das zu weit geht, der könnte zum Beispiel regelmäßig mehrstündige Offline-Zeiten in seinem Kalender einplanen. Damit in dieser Zeit niemand vergeblich auf eine Antwort wartet, kann man das Kontakten in einer Abwesenheitsmeldung mitteilen und dort ankündigen, dass sich die Antwort verzögert.
4. Offline-Zeit für alle Mitarbeiter einplanen: Es gebe Unternehmen, schreiben Mintzberg und Todd, die bestimmte Feiertage und Ferienzeiten bereits zu E-Mail-freien Zeiten erklären. Andere Arbeitgeber gehen noch weiter. So hat IT-Dienstleister Atos bereits mehrfach öffentlichkeitswirksam angekündigt, innerhalb des Unternehmens den Einsatz von E-Mails abschaffen zu wollen.
Neustart mit dem E-Mail-Bankrott
5. Der E-Mail-Bankrott: Eine radikalere Maßnahme wäre der E-Mail-Bankrott, bei dem man alle unbeantworteten älteren E-Mails löscht und sich einfach eine neue Adresse zulegt. Wer sich vorher von den elektronischen Nachrichten überrannt gefühlt hat, kann nun einen Neustart beginnen, dabei sein Mail-Verhalten genau beobachten und Kontakte abbrechen, die man zukünftig nicht weiterpflegen möchte.
6. Abschalten: Man sollte nie vergessen, dass man eine Wahl hat: Jedes dieser elektronischen Geräte lässt sich ausschalten! Die Autoren berichten, dass in Führungskräfte-Trainings Teilnehmer daran erinnert werden, innezuhalten und einen Schritt zu reflektieren. Doch so etwas passiere nicht automatisch, man müsse es zum festen Bestandteil seiner Management-Routine machen.
Keine dieser Maßnahmen ist einfach einzuführen, denn oft stellen sie sich dem entgegen, was sich in Unternehmen als Normalzustand etabliert hat. Sei es ausgesprochen oder unausgesprochen - in vielen Firmen wird davon ausgegangen, dass man ständig erreichbar ist. Doch man hat die Wahl, ob man Technologien sinnvoll einsetzen möchte oder sich von ihr beherrschen lässt. Eine Ausschalttaste gibt es immer.