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Folgendes Szenario kennen sicherlich viele Arbeitnehmer: Man möchte nur mal eben schnell ein Bild in der PowerPoint-Präsentation abändern, und urplötzlich ist das komplette Layout der Präsentation zerstört. Oder man möchte kurz die Folien eines anderen Kollegen in die Präsentation integrieren – und muss dann feststellen, dass das Layout der Folien des Kollegen mit dem eigenen nicht übereinstimmt. Das hat zur Folge, dass man Schrift, Textgröße und Farben mühsam von Hand anpassen muss.
Selbst wenn es sich nur um sehr kleine Unterschiede in der Farbgebung handelt, wird es vermutlich auf die Schnelle nicht gelingen, die Farbe exakt zu adaptieren, da der Kollege die verwendete Farbe höchstwahrscheinlich nicht in der Standard-Farbpalette von PowerPoint definiert hat.
Hinzu kommt, dass Vorgesetzte völlig zu Recht erwarten, dass die Präsentation dem Corporate Design des Unternehmens entspricht. Alles in allem gibt es bei der Erstellung einer Präsentation viele Herausforderungen zu bewältigen.
Der Folienmaster als Grundgerüst
Für einen spürbaren Effizienzgewinn sorgt ein PowerPoint-Template, das bei jeder professionellen Präsentation als Grundgerüst fungieren sollte. Es lässt sich bequem in PowerPoint über das Menü unter Ansicht > Folienmaster aufrufen. Man könnte es auch als eine Art Toolbox bezeichnen, die im Hintergrund von PowerPoint läuft und alle wichtigen und meistgenutzten Layouts beinhaltet.
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PowerPoint-Nutzern kann der Master helfen, ein konstantes Erscheinungsbild zu erschaffen – und das vom Anfang bis zum Ende. Darin lassen sich die Formatierung und Positionierung von allen relevanten Elementen wie Titel, Untertitel, Text- und Bildplatzhalter, Fußzeile und Logo auf den Folien-Layouts festlegen. Wenn PowerPoint-Nutzer beispielsweise in einer Präsentation eine neue Folie anlegen, verhindert der vorab definierte Master, dass Anwender bestimmte Elemente im Bearbeitungsmodus verschieben oder verändern.
Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn mehrere Personen an einer Präsentation arbeiten und Kollegen später mehrere oder einzelne Folien ergänzen möchten. Durch den Folienmaster bleiben wichtige Elemente erhalten und lassen sich nicht verschieben oder komplett entfernen. Natürlich können Anwender in der Präsentation trotzdem alle notwendigen Formatanpassungen vornehmen.
Es ist immer hilfreich, den Folienmaster zu erstellen, bevor man die einzelnen Folien einer Präsentation ausarbeitet. Denn wenn der Nutzer zuerst den Folienmaster erstellt hat, dann kreiert PowerPoint alle Folien, die der Nutzer neu hinzufügt, automatisch im zuvor festgelegten Masterdesign. Wenn man den Master erst nachträglich erstellt, kann es passieren, dass PowerPoint die Änderungen nicht vollständig übernimmt.
Die technische Umsetzung
Mit einem Master-Template zu arbeiten, ist gar nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick erscheint. Die erste Folie des Masters bezeichnet man als „Mutter-Folie“, die alle fundamentalen Formatierungen beinhaltet. Wenn Anwender darin Anpassungen vornehmen, übernehmen alle weiteren Layout-Folien – die „Kinder“ – diese völlig automatisch. Es ist also hilfreich, wenn Nutzer die Schriftart und -größe des Titels und Untertitels sowie Fußzeile und Logo auf der Mutter-Folie definieren. Die einzelnen Layout-Folien lassen sich bedarfsgerecht und individuell gestalten.
Gängige Layout-Folien sind:
Titelfolien,
Trennfolien,
Folien mit verschiedenen Text-Bild-Kombinationen,
reine Bild-Folien,
Folien mit Auflistungs-Formatierung,
Diagramm-Folien etc.
Es gibt eine schier unendliche Anzahl von Optionen, um Layout-Folien zu erstellen. Nutzer können dabei beispielsweise auf diejenigen zurückgreifen, die PowerPoint selbst vorgibt. In vielen Fällen empfiehlt es sich allerdings, die Master-Folie selbst zu gestalten und sie an das Corporate Design des Unternehmens perfekt anzupassen.
Master-Folien richtig nutzen
Nutzer können das Master-Layout verwenden, um definierte Raster abzubilden oder um Elemente in einem bestimmten Abstand zueinander auszurichten. Dabei gilt es zu beachten, dass das Set aus Folien nicht nur aus zusammengewürfelten Platzhaltern besteht. Eine gelungene Masterfolie zeichnet sich durch ein durchdachtes Layout mit einem vordefinierten Raster aus.
Am Rand sollten Nutzer Abstände als Rahmen für Inhalte festlegen. Außerdem sollten sie die Abstände zwischen einzelnen Objekten einer Folie berücksichtigen, wie etwa Bilder, Text-Boxen oder auch Überschriften. Derart professionell aufbereitet, können PowerPoint-Präsentationen auch kritische Geschäftsführer und anspruchsvolle Kunden überzeugen.
Fazit: Weniger Arbeit für das gesamte Team
In PowerPoint mit einem Master-Template zu arbeiten, bringt einige Vorteile mit sich. Es erspart Teams nicht nur eine Menge Zeit und Ärger, sondern ermöglicht ihnen auch, sich anstatt der Formatierung auf die inhaltliche Gestaltung ihrer Präsentation zu konzentrieren. Damit reduziert sich der Aufwand für die Folienerstellung.
Zudem ist dafür gesorgt, dass Präsentationen im gesamten Unternehmen wie aus einem Guss aussehen. Nicht zuletzt profitieren auch die Kunden von einem Folienmaster: Eine saubere, stimmige Präsentation vermittelt eine klare Botschaft – zumal es wesentlich leichter fällt, einer attraktiv gestalteten Präsentation zu folgen. Außerdem drückt sie Kompetenz aus und hinterlässt einen vertrauenswürdigen Eindruck beim Publikum.
Wer sich selbst nicht mit der Erstellung eines Folienmasters aufhalten will – ob aus zeitlichen oder anderen Gründen –, kann dafür auf einen Dienstleister zurückgreifen. Es ist anzuraten, darauf zu achten, dass dieser umfassendes Know-how mitbringt und den Anforderungen an Konzeption, Didaktik, Gestaltung und Technik gerecht wird.