Meeting-Management spart 13 Prozent

Strategisches Meetings Management (SMM) habe sich zu einem anerkannten Faktor des Unternehmenserfolges entwickelt, behauptet der US-Marktforscher Aberdeen in der Studie "Strategic Meetings Management". Eine kühne These - schließlich erklärt in derselben Studie jeder fünfte der 190 befragten Entscheider, dieser internen Funktion nur untergeordnete Bedeutung beizumessen. Immerhin: 37 Prozent halten SMM für eine "notwendige" Funktion.

Die Analysten definieren Strategic Meetings Management als das Management aller Abläufe, Policies, Dienstleister und Ausgaben rund um Konferenzen, Tagungen oder ähnliche Veranstaltungen. Ziel ist, Meetings möglichst effizient zu gestalten.

Aberdeen hat untersucht, wie Unternehmen ihre Meetings organisieren und die Studienteilnehmer in drei Gruppen eingeteilt. Überdurchschnittlich erfolgreiche Firmen gelten als "Best in class" (Bic). Sie stellen 20 Prozent des Feldes. Die Firmen, die am schlechtesten abschneiden, nennt Aberdeen "Laggards" ("Trödler"). Das sind 30 Prozent. Die verbleibenden 50 Prozent bilden den Durchschnitt.

Das heißt konkret: Die Bics erfüllen ihre internen Compliance-Vorgaben für Meetings und Events zu 80 Prozent. Laggards erfüllen ihre Vorgaben dagegen nur zu zehn Prozent. Die Klassenbesten wickeln 82 Prozent der Meetings im Kostenrahmen ab, bei den Nachzüglern sind es nur sechs Prozent. Ingesamt konnten die Bics durch SMM dreizehn Prozent an Kosten bei Meetings und Events einsparen, die Laggards lediglich ein Prozent.

Eine mögliche Erklärung für diese Diskrepanzen bietet die Tatsache, dass jedes zweite "Bic"-Unternehmen ein internes Team einsetzt, das alle Meetings zentral verwaltet. Unter den Nachzüglern und den Firmen im Mittelfeld gilt das zusammengenommen nur für 24 Prozent.

Drei von vier Bic-Unternehmen standardisieren nicht nur die Anmeldung für Meetings (Schnitt: 38 Prozent), sondern den gesamten Ablauf (Schnitt: 31. Prozent). 54 Prozent können die Kosten für einzelne Komponenten rund um Meetings genau nachvollziehen (Schnitt: 20 Prozent).

Virtuelle Konferenzen statt persönlicher Treffen

Unabhängig vom Erfolg beim Meetings Management wollten die Analysten wissen, warum Unternehmen SMM einführen. Wichtigster Treiber ist demnach der Druck zur Kostenkontrolle (59 Prozent der Nennungen). Jeweils rund vier von zehn Studienteilnehmern erklären darüber hinaus, die Qualität von Meetings und Events steigern zu wollen (42 Prozent) sowie die Zusammenarbeit beim Veranstaltungs-Management verbessern zu wollen (39 Prozent).

Stichwort Kosten: Unternehmen setzen auf Web-, Video- und Telefonkonferenzen. 67 Prozent der Musterfirmen geben an, virtuelle Meetings zu veranstalten. Auch unter den Trödlern sagen das 54 Prozent.