Meetings müssen nicht immer scheitern

Moderne Kommunikationskanäle wie Twitter und Youtube ergänzen zwar Face-to-Face-Gespräche, ersetzen sie aber nicht. Das zeigt die nach wie vor hohe Zahl an Meetings und Konferenzen. Der US-Marktforscher Aberdeen hat untersucht, wie erfolgreich Unternehmen dabei sind - seien es interne Trainings und Projekt-Meetings oder Konferenzen mit Kunden und Externen.

Wie die Studie "Strategic Meetings Management" unter 167 Firmen zeigt, schneiden Unternehmen sehr unterschiedlich ab. Aberdeen bezeichnet die Studienteilnehmer entweder als "Best in class" (Bic) - wenn sie besonders gute Ergebnisse erzielen - oder als Laggards (deutsch: Trödler), wenn sie auffallend schlechte Resultate zeigen. Die Bics stellen 20 Prozent aller Befragten, die Laggards 30 Prozent. Der Rest bildet das Mittelfeld ("Average").

In dieser Analyse heißt das: Bei den Bics erreichen Meetings im Schnitt 80 Prozent ihre Ziele - bei den Trödlern nur zehn Prozent (Average: 58 Prozent). Konferenzen von Erfolgsfirmen erfüllen zu 78 Prozent die vom Unternehmen aufgestellten Guidelines (Laggards: vier Prozent, Mittelfeld: 53 Prozent). Außerdem gelingt es den "Best in class", bei drei von vier Meetings (75 Prozent) im Budgetrahmen - oder sogar darunter - zu bleiben (Trödler: 29 Prozent, Mitte: 54 Prozent).

Dabei sind die Gründe, warum Entscheider ein dezidiertes Meetings-Management einführen und immer weiter verbessern wollen, in allen Unternehmen gleich. In erster Linie geht es ums Geld: Sie müssen Kosten senken (58 Prozent).

Außerdem wollen sie sich einen besseren Überblick über alle Aspekte vom Meetings-Management verschaffen (52 Prozent) und alle Tätigkeiten rund um Meetings und Konferenzen zusammenfassen (38 Prozent). Als weiterer Treiber für Meetings-Management gilt der Mangel an durchgängigen Prozessen über geografisch verteilte Standorte.

Stellt sich die Frage, warum die Befragten so unterschiedliche Ergebnisse erzielen. Hier spielt die Unterstützung durch Software eine entscheidende Rolle. So arbeiten 82 Prozent der Bics mit End-to-End-Meetinglösungen (Laggards: 31 Prozent). Mehr als jede zweite Musterfirma (52 Prozent) hat mobile Anwendungen dafür eingeführt (Trödler: neun Prozent). 41 Prozent der Klassenbesten nutzen Meeting Cards (Laggards: 15 Prozent). 40 Prozent der Vorzeige-Firmen geben an, Realtime-Einsicht in alle Daten rund um Meetings (Ausgaben, Teilnehmer, Partner, Termine u.a.) zu haben (Laggards: 14 Prozent).

Unterschiede gibt es auch bei virtuellen Treffen. Mehr als drei von vier Bics (76 Prozent) arbeiten mit Lösungen für virtuelle Konferenzen, aber nur 35 Prozent der Nachzügler.

Vor- und Nachbetreuung einer Veranstaltung

Aberdeen hat eine Art Modell dafür entwickelt, wie Meetings und Konferenzen in Zukunft organisiert werden sollten. Dieses beinhaltet Vor- und Nachbetreuungsmaßnahmen, die von den Bics wiederum teilweise schon umgesetzt werden.

Entscheider sollten nach dem Termin auf jeden Fall die Zufriedenheit der Teilnehmer abfragen, und zwar sowohl bei internen wie externen Meetings. Wo es sich anbietet, rät Aberdeen zu Webinars nach dem Event. Für die Adressen und andere Informationen über alle Teilnehmer kann eine zentrale Datenbank angelegt werden. Diese muss dann aber auch gepflegt werden, das heißt, alle neuen wichtigen Informationen über Teilnehmer, Veranstalter und Partner sollen dort einfließen.

Außerdem raten die Analysten zur verstärkten Nutzung von mobile IT und Social Media. Der Kontakt zu allen am Event Beteiligten sollte selbstverständlich auch über mobile Handhelds möglich sein.

Der klassische und der "gefühlte" ROI

Letztlich sollen Unternehmen den Return on Investment (ROI) ihrer Veranstaltungen messen und damit deren Erfolg beurteilen können. Als konkrete Beispiele nennt Aberdeen die Zahl neuer Abschlüsse nach Kundenveranstaltungen oder die Produktivitätssteigerung nach Mitarbeiterschulungen.

Neben solchen handfesten Metriken geht es vor allem bei internen Projektmeetings und Besprechungen auch um einen "gefühlten" ROI. Dieser lässt sich weit schwerer messen. Aberdeen schreibt selbst, dass solche Ergebnisse "etwas nebulös" seien. Zumindest wollen die Analysten Bewusstsein dafür schaffen, wie viel Zeit und damit letztlich auch Geld Meetings kosten.