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Zumindest sind 99 Prozent aller Mitarbeiterbesprechungen zeitraubende, produktivitätsvernichtende und kreativitätshemmende Produkte von Wunsch- oder Wahnvorstellungen.
"Unverzichtbar, wenn man nichts tun will"
Die meisten Besprechungen im Büro sind das Ergebnis einer Politik, die vorsieht, dass die Mitarbeiter regelmäßige "Update"-Besprechungen abhalten. Oder sie sind das Ergebnis von Prokrastination - weil wir jetzt keine Entscheidung treffen können, setzen wir erst einmal eine Besprechung an. Auch möglich: Es gibt eine neue Initiative, ein Problem oder eine Idee und eine Besprechung anzuberaumen, fühlt sich an, als würde man handeln.
Sobald das Meeting beginnt, werden die Augen einiger Teilnehmer glasig und sie beginnen, innerlich abzuschalten - während sie so tun, als wären sie voll dabei. Manche sparen sich das inzwischen auch ganz: Es ist zunehmend normal geworden (PDF), während eines Meetings auf Laptop- oder Smartphone-Screens zu starren. Dominiert werden die Meetings häufig von aufmerksamkeitsheischenden, extrovertierten "Rednern" mit Hang zur Langatmigkeit. Im Gegensatz dazu schweigen die meisten anderen Teilnehmer - es besteht kaum ein Zusammenhang zwischen dem, was sie sagen, und dem, was sie zu sagen haben.
Meetings unterdrücken zudem die Kreativität: Die meisten Besprechungen enden ohne klare Ziele, Fristen und Aufgaben. Und die Mitarbeiter hassen sie: Deshalb betrachten viele Menschen Besprechungen auch eher als Pause von der Arbeit und eine Gelegenheit, Kontakte zu knüpfen. Der Wirtschaftswissenschaftler John Kenneth Galbraith drückte es einmal so aus: "Besprechungen sind unverzichtbar, wenn man nichts tun will."
Entschlacken Sie Ihren Kalender!
Die Lösung? Bekommen Sie Ihre Meetings in den Griff. Sie kennen die Ratschläge:
Beginnen Sie pünktlich und schließen Sie verspätete Teilnehmer aus.
Stellen Sie eine Agenda mit nicht mehr als drei Punkten auf und halten Sie sich daran.
Nennen Sie gleich zu Beginn die Ziele der Besprechung.
Schalten Sie die Langatmigen aus und drängen Sie die Ruhigen zum Reden.
Verbieten Sie Smartphones und Laptops.
Lassen Sie während der Sitzung keine Aufgaben zu, die nichts mit der Sitzung zu tun haben.
Beenden Sie die Besprechung pünktlich, auch wenn der Plan noch nicht fertig ist.
Mit anderen Worten: Meetings sind eine enorme Zeitverschwendung, es sei denn, Sie ergreifen drastische Maßnahmen, um Geist, Körper und Gedanken Ihrer Mitarbeiter in ein starres, künstliches, regelbasiertes System zu zwängen. Solche reglementierten Meetings waren selten, aber machbar.
Bis die Zoom-Meeting-Revolution und Remote Work kamen. Videokonferenzen machen es unmöglich, einige der eben genannten, klassischen Best Practices für Besprechungen durchzusetzen.
Statt Geräte mit Bildschirmen zu verbieten, sind sie jetzt erforderlich. Die Meeting-Teilnehmer können zuhören oder das Meeting auf "stumm" schalten. Vielleicht hören sie zu, vielleicht spielen sie aber auch Online-Poker. Die wahrscheinlichste mentale Aktivität ist Studien zufolge jedoch, sich selbst anzustarren und über das eigene Aussehen Gedanken zu machen.
Erschwerend kommt hinzu, dass flexible Arbeitszeiten und die Globalisierung der Belegschaften dazu führen, dass es oft nicht mehr praktikabel ist, alle Teilnehmer gleichzeitig zusammenzutrommeln. Meetings sind ein bisschen wie Fernsehen: Früher musste man in Echtzeit dabei sein, sonst hat man es verpasst - heute schaltet jeder nach seinem eigenen Zeitplan ein.
Dennoch halten wir aus Gewohnheit und wahnhaftem Denken weiterhin am Meeting-Marathon fest. Dabei wäre es an der Zeit, Besprechungen durch neue Normen und Technologien zu ersetzen, die die Vorteile von Meetings ohne Reibungsverluste bieten. Vorhanden sind diese Lösungen bereits - Videokonferenzen ließen sich beispielsweise durch asynchrone Videos und andere Medien ersetzen. Neue Normen zu schaffen ist der schwierige Teil.
Mein Fazit: Meeting-Burnout zu beseitigen und eine gesunde interne Kommunikation aufzustellen, beginnt mit der Erkenntnis, dass klassische Besprechungen in der Regel Zeit- und Geldverschwendung darstellen und für die Mitarbeiter einen nicht zu unterschätzenden Unzufriedenheitsfaktor. Meetings funktionieren nicht mehr. Asynchrone, interne Kommunikationsmittel schon. Es ist an der Zeit, Ihre Besprechungen zu streichen, Ihren Kalender zu leeren und die verfügbaren neuen Technologien zu nutzen. Um diese Entscheidung zu treffen, müssen Sie auch definitiv kein Meeting einberufen. (fm)
Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation Computerworld.