Die Planbarkeit von ERP-Implementationsprojekten ist in den letzten Jahren zweifelsohne gestiegen. Branchenspezifische Lösungen und Werkzeuge beschleunigten die Systemeinführung und erhöhten gleichzeitig die Planungssicherheit. Allerdings gehen diese Initiativen vor allem für Unternehmen im Mittelstand noch nicht weit genug, denn diese haben
Alle Beteiligten bei ERP-Implementierungen, d.h. Softwarehersteller, Systemintegratoren und Anwenderunternehmen, stellen sich daher weiterhin die Frage: "Wie kann die Planungssicherheit verbessert werden?"
Ausgangslage
Analysen der META Group belegen, dass in der Praxis für ERP-Anwender nach wie vor große Probleme existieren. Zum einen sind Projekte fehlgeschlagen, zum anderen zeigten sich während der Implementierungsphase schier unlösbare Hindernisse. Die folgenden Ursachen bzw. Problembereiche werden dabei immer wieder genannt:
Insbesondere der zuletzt genannte Punkt wird von vielen Unternehmen als besonders kritisch eingestuft. Es gibt Beispiele dafür, dass die Aufwendungen zur Nachbetreuung die Kosten der Implementierung um das 2- bis 5-fache übersteigen.
Lösungsstrategien
Die von Anwenderunternehmen häufig angewandte Strategie zur Sicherung der Planbarkeit von ERP-Systemeinführungen zielt ab auf die Vereinbarung von Festpreisen. Aber damit werden die Risiken längst noch nicht minimiert. Zum einen sind nur selten alle Annahmen für eine Aufwandskalkulation vor Projektbeginn zu konkretisieren, zum anderen bergen Festpreise stets die Gefahr von überproportionalen Risikozuschlägen seitens des Systemintegrators.
Eine frühzeitige, das heißt bereits während der konzeptionellen und technischen Realisierung des ERP-Einführungsprojektes eingeleitete Post-Implementation-Strategie hilft, die Probleme in der Nachbetreuungsphase zu verhindern, mindestens aber zu reduzieren. Zwar führt dies zu einer minimalen (bis 10%) Erhöhung der Kosten während der eigentlichen Implementierung, doch zeigt die Praxis, dass insgesamt eine Optimierung durch gezielten Post-Implementation-Support (PI-Support) möglich ist.
Ferner ist ein Unternehmen gut beraten, den für die Post-Implementierungs-phase (PI-Phase) zuständigen Partner weder ausschließlich bei der IT-Leitung noch bei der Logistik-Leitung etc. einzubinden. Sinnvoll ist eine Einbindung auf der Unternehmensleitungsebene (siehe dazu Abbildung 2). Dadurch hat der PI-Beratungspartner die Möglichkeit, frühzeitig und unabhängig von Projekteinzelinteressen das Implementierungsprojekt als Ganzes qualitätssichernd zu begleiten und bereits Vorsorge für die PI-Phase zu treffen. Dafür sollte der PI-Berater ein Maximum an ERP-Implementierungserfahrung haben, sowohl in Systemintegration als auch in applikationsorientierten Fragestellungen (z.B. Standard- vs. Individuallösung).
Fazit
Ein Rundum-Sorglos-Paket für erfolgreiche ERP-Implementierungsprojekte wird es bei komplexen Implementierungen nie geben. Doch gibt es Möglichkeiten, die Planbarkeit dieser Vorhaben erheblich zu verbessern: Anwenderunternehmen sollten bereits bei der Auftragsvergabe an einen Systemintegrator das Thema PI-Support ansprechen und einen entsprechenden Vorschlag einfordern. Auf diese Weise werden ungeplant hohe Aufwendungen in der PI-Phase vermieden und das Risiko des Gesamtprojekts bleibt in einem akzeptablen Rahmen.