Als beim Autoteile-Großhändler GMT aus Neckartailfingen im letzten Jahr die Erneuerung des ERP-Systems anstand, hat IT-Leiter Huberts Böse die Landschaft der verfügbaren Software-Lösungen für kleinere Mittelständler sehr genau unter die Lupe genommen. „Wir wollten das alte ERP-System von HS (Hamburger Software) ablösen und haben das Projekt ausgeschrieben. Neben Angeboten von Sage, IBM, SAP und HS lag auch die Offerte des ERP- und CRM-Anbieters myfactory vor“, blickt Böse zurück. Myfactory bietet sein System sowohl als Lizenzsoftware als auch im Mietmodell an. „Nach gründlicher Prüfung und ausführlicher Diskussion im Unternehmen lagen für uns die Vorteile des SaaS-Modells klar auf der Hand“, sagt Böse.
Foto: GMT
Es waren mehrere Argumente, die den IT-Leiter überzeugten: deutlich geringere Einstiegs- und Betriebskosten, höhere Sicherheit und Verfügbarkeit, als ein Unternehmen seiner Größenordnung mit rund 20 ERP-Usern bei eigenem Betrieb je erreichen könnte, sowie die einfache Anbindung des mobilen Außendienstes, die mit dem alten ERP-Systems nicht möglich war. Aber natürlich musste auch der Funktionsumfang der Lösung stimmen.
Mit dem dreimonatigen kostenlosen Testzugang des Anbieters myfactory hat Böse sich einen guten Eindruck von der Leistungsfähigkeit der Software machen können. "Wir nutzen bisher allerhöchstens 30 Prozent des Leistungsumfangs“, sagt Böse. Deshalb hat er auch keine Bedenken, ob das ERP-System seinen zukünftigen Anforderungen gerecht werden wird. „Wenn wir zusätzliche Funktionen benötigen, lassen die sich gegen Festpreise jederzeit freischalten.“
Für alternative Angebote mit Lizenzsoftware hätte er als Einstiegspreis mindestens 40.000 Euro für Hardware und Lizenzen auf den Tisch legen müssen und hätte eigenes IT-Personal benötigt. Außerdem hatte Böse noch die Erinnerung an einem Vorfall bei einem befreundeten Unternehmen im Kopf: Dort war vor kurzem eingebrochen und Server samt Back-up-System gestohlen worden. „Das führt einem vor Augen, wie hoch die Anforderungen an RZ-Sicherheit tatsächlich sind. Bei unserer Unternehmensgröße können wir gar kein Rechenzentrum aufbauen, dass in punkto Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit an die Standards eine professionellen RZ-Betreibers heranreicht“, sagt IT-Leiter Böse.
Hosting nur die zweitbeste Lösung
Insofern hätte er sich auch bei der Entscheidung für eine Lizenzsoftware für einen Hosting-Anbieter entschieden. „Aber das wäre nur die zweitbeste Lösung gewesen.“ Überzeugt hat ihn das flexible Abrechnungsmodell. Er zahlt jetzt für jeden Nutzer des ERP-Systems feste monatliche Gebühren, die je nach Umfang der genutzten Funktionen zwischen 49 und 89 Euro liegen. Die Mehrzahl der Anwender kommt dabei mit der Basis-Variante von 49 Euro aus. Für betriebsspezifische Anpassungen, die im Wesentlichen die Einrichtung von Berechtigungen und speziellen Belegen betrafen, hat er rund 12.000 investiert.
Der Autoteile-Großhändler GMT ist in Deutschland an drei Standorten rund 20 Mitarbeiter beschäftigt. Bei der Einführung des ERP-Systems ging es allerdings darum, sechs weitere Firmen der Unternehmensgruppe mit einer einheitlichen Lösung auszustatten. Einigen anderen Anbietern der Ausschreibung stellt IT-Leiter Böse kein gutes Zeugnis aus: „Insgesamt hatten wir den Eindruck, dass nicht von vornherein alle Fakten auf den Tisch gelegt wurden. Wir mussten dann erst nachfragen, was genau das Angebot enthält, ob Hardeware- und Implementationskosten eingerechnet sind oder welche Lizenzkosten genau anfallen“, blickt Böse zurück.
Für Unternehmen ohne eigenes RZ die beste Lösung
So habe SAP zuerst nur ein Angebot für die Lizenz-Software Business One vorgelegt und erst auf explizite Nachfrage ein Angebot für die neue SAP-Mietsoftware Business by Design nachgereicht. Aber das schnitt in Böses Bewertung sowohl finanziell als auch im Hinblick auf Anpassungsaufwand und Stabilität deutlich schlechter ab. „Ich hatte den Eindruck, dass sich SAP byDesign damals noch in einer Art von Versuchsstadium befand. Ich weiß auch von Kollegen, dass sie große Schwierigkeiten damit hatten:“.
Seinem ERP-System von myfactory stellt der IT-Leiter erstklassige Noten aus: „Für Unternehmen unserer Größenordnung, ohne eigene IT-Abteilung und Rechenzentrum, überwiegen eindeutig die Vorteile einer Mietsoftware. Das SaaS-Modell hat sich für uns als optimale Lösung erwiesen“, resümiert der IT-Leiter zufrieden.