Das Cloud-basierte Mail-System löst zwei drängende Probleme mit einem Schlag: Der Antispam-Filter mit einer vertraglich garantierten Erkennungsrate von 99,9 Prozente sorgt dafür, die Melitta-Nutzer von lästigen Werbe-Mails zu befreien und verhindert gleichzeitig die Archivierung der unerwünschten Werbebotschaften. Alle anderen Nachrichten, die den Filter unbeanstandet passieren, werden gesetzeskonform und revisionssicher in dem ebenfalls Cloud-basierten Archivsystem gespeichert – und zwar in exakt der Form, wie sie im Unternehmen eintreffen oder dieses verlassen.
Foto: antispameurope
„Nur eine solche vorgelagerte, vollautomatische Speicherung garantiert im Zweifelsfall, dass Nachrichten vollständig archiviert und nicht im Nachhinein verändert werden und macht sie dadurch revisionssicher“, sagt Daniel Blank, der als Projektleiter bei antispameurope für die Konzeption des Melitta-System verantwortlich ist.
Der Kaffeefilter-Hersteller und Kaffeeproduzent Melitta mit Sitz in Minden (Ostwestfalen) Die Melitta-Gruppe besteht aus verschiedenen Markenherstellern – wie etwa Melitta, Toppits oder Swirl – und einer Vielzahl von nationalen und internationalen Standorten.
Aus der Unternehmensorganisation resultiert eine ausgesprochen heterogene IT-Landschaft mit dezentraler Organisation, lokalem IT-Management und einer großen Anzahl unterschiedlicher Systeme. Mit der ausgelagerten E-Mail-Lösung wird ein einheitlicher Standard für alle Unternehmensteile und Niederlassungen erreicht, ohne dass deshalb eine Reorganisation der einzelnen lokalen Systeme nötig wird, die nur unter großem Aufwand zu realisieren wäre.
Das Ziel war deshalb, alle E-Mail-Prozesse – Spam-Filter, Anti-Virus und rechtssichere Archivierung – in einem zentralen System aus einer Hand standortübergreifend zu integrieren. Alle Gesellschaften des Konzerns nutzen zukünftig die zentrale Lösung, ohne dass das Unternehmen eigene Ressourcen vorhalten muss. Für die interne IT bedeutet das einen erheblich geringeren Administrationsaufwand und eine enorme Komplexitätsreduzierung: Der E-Mailverkehr von mehr als 30 Einzelgesellschaften verteilt auf mehrere E-Mail-Server mit weltweit verteilten Standorten wie Brasilien, USA und Japan, wird zukünftig einheitlich gefiltert und archiviert.
Deutsche Datenschutzrichtlinien gehören zu den strengsten
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Datenschutz, der bei der E-Mail-Archivierung immer eine besondere Rolle spielt. Weil antispameurope das komplette E-Mail-Aufkommen der Unternehmensgruppe ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit zertifizierten Sicherheitsstandards und nach den hier gültigen strengen Richtlinien verarbeitet und speichert, ist Melitta auch rechtlich auf der sicheren Seite.
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Denn die in Deutschland geltendem Richtlinien und Vorschriften gehören international zu den strengsten Bestimmungen für diesen Bereich. „Weil die Lösung an diesen Vorschriften ausgerichtet ist, verfügen wir über alle notwendigen technischen Funktionen und organisatorischen Vorkehrungen, um die in der Regel weniger anspruchsvollen Anforderungen anderer nationaler Datenschutzrichtlinien problemlos und gesetzeskonform umzusetzen“, erklärt Projektleiter Blank von antispameurope.
Gesteuert wird das System über ein zentrales, Browser-basiertes Administrations-Tool (antispameurope Control Panel) mit mehrstufigem Berechtigungskonzept. Die webbasierte Oberfläche ermöglicht die volle Kontrolle über den ein- und ausgehenden Mailverkehr. Für Melitta wurden die Berechtigungen innerhalb des Control-Panels so konfiguriert, dass Administratoren zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs nur auf den Mailverkehr des eigenen Verantwortungsbereiches zugreifen können und so eine strikte Trennung der Unternehmensbereiche sichergestellt ist.
Alle Gesellschaften des Konzerns nutzen damit eine zentrale Lösung, die aber eine Anpassung an die konkreten Anforderungen und die Berücksichtigung der jeweiligen Compliance- und Datenschutzanforderungen erlaubt.
Während die System-Administratoren mit dem Control-Panel die Konfiguration für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich vornehmen, erlaubt das Administrations-Tool dem einzelnen Anwender eine individuelle Anpassung seiner E-Mail-Einstellungen. Darüber hinaus bietet es umfangreiche Suchfunktionen und die Wiederherstellung archivierter E-Mails.
„Ein Projekt dieser Größenordnung stellt auch einen Anbieter mit internationaler Erfahrung vor Herausforderungen“, sagt antispameurope-Manager Blank. Wichtig sei dabei nicht nur, dass das System sich problemlos an alle spezifischen Anforderungen anpassen lasse. Kunden wie Melitta benötigen mehrsprachigen Support rund um die Uhr, ebenso muss das eingesetzte System mandantenfähig sein, verschiedene Sprachen unterstützen und sich auch an die jeweilige Zeitzone anpassen lassen.
Mehr als 2000 E-Mail-Postfächer in der Cloud
Mehr als 2000 Postfächer wird die Melitta-Gruppe in die Cloud-basierte Lösung auslagern. Eigene Hard- oder Software benötigt das Unternehmen dafür nicht mehr. Das vollautomatische System speichert alle ein- und ausgehenden Nachrichten ohne jeglichen Eingriff des Benutzers und ist völlig unabhängig von eingesetzten Mail-Systemen und Mail-Clients. Die Server stehen bei antispameurope in mehrfach gesicherten, redundanten und zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, der Datenaustausch mit dem Kunden-Netzwerk erfolgt über gesicherte und verschlüsselte Verbindungen.
Eine mehrsprachige Support-Hotline stellt den Kunden einen 24/7-Support rund um die Uhr zur Verfügung. „Die Leistungsfähigkeit dieser Lösung ist im Hinblick auf Verfügbarkeit, Ausfallsicherheit, Datenschutzstandards und Hotline-Service für kleinere Niederlassungen und selbst für mittelständische Unternehmen kaum erreichbar ist, ganz sicher aber nicht wirtschaftlich zu betreiben“, resümiert Projektleiter Blank.