Die Lizenzkosten für Messaging Groupware liegen zwischen zehn und 150 Euro pro Nutzer. Gerade kleinere und mittelständische Firmen entscheiden sich häufig für preiswerte Alternativen - sie können aber nach Aussage der Analysten mit einer guten Lösung den Administrationsaufwand deutlich verringern und dadurch wiederum Kosten senken.
Das heißt: Jedes Unternehmen sollte sich bei der Auswahl von Messaging Groupware Fragen stellen wie
Welche Clients werden benötigt? Sollen mobile Endgeräte unterstützt werden?
Welche weitergehende Groupware-Funktionalitäten (Voice over IP, Instant Messaging, Archivierungsfunktionalität) wird gebraucht?
In welche anderen Anwendungen soll die Lösung integriert werden?
Auf welchen Betriebssystemen soll der Server eingesetzt werden?
Wie wichtig sind deutschsprachiger Support und Präsenz vor Ort?
Steigende Nachfrage nach VoIP
Beispiel weitergehende Funktionalitäten: Voice over IP (VoIP) wird nach Aussagen der Analysten zunehmend nachgefragt, wodurch viele Anbieter von Messaging Groupware nach eigenen Worten die Integration von VoIP in den nächsten Release eingeplant haben. Das reicht von der einfachen Möglichkeit, im Adressbuch auf einen Kontakt zu klicken und direkt anzurufen bis zu Funktionen, die einem eingehenden Anrufer automatisch Informationen zuweisen.
Dabei ergeben sich bei Messaging Groupware, die VoIP unterstützt, im Hinblick auf Service-Qualität und Skalierbarkeit höhere Anforderungen als bei der E-Mail. Konkret: Während Verzögerungen im Bereich von Sekunden bei Versand und Abruf von Mails als akzeptabel gelten, werden sie bei einem Telefongespräch nicht hingenommen.
Berlecon geht davon aus, dass nur mit den Basis-Funktionalitäten E-Mail, Kalender und Adressbuch längerfristig kein Markt zu machen ist. Auch kleinere Firmen dürften weitergehende Funktionalitäten verlangen.
Letztlich spielen bei den Kosten für Messaging Groupware drei Faktoren eine Rolle: die Lizenzkosten, die Ausgaben für die Systemumgebung (Hard- und Software) und die Personalkosten für Installation, Betrieb und Wartung.
Klein, aber flexibel
Die Analysten haben sich 13 verschiedene Anbieter genauer angesehen. Nach wie vor dominieren Microsoft, IBM und Novell den Markt. Allerdings können kleinere Anbieter wegen ihrer kürzeren Release-Zeiten schneller auf Veränderungen am Markt reagieren und neue Funktionalitäten integrieren, so die Autoren der Studie. Sie setzen demnach stärker auf Offenheit und eine Best-of-breed-Strategie, während die großen Player auf eine proprietäre Integration mit der eigenen Produktsuite abzielen.
Wie sehr der Markt für Messaging Groupware reift, zeigt sich auch an der Entwicklung der Open-Source-Software. Aus Open-Source-Projekten sind mittlerweile einige kommerzielle Angebote entstanden.