E-Procurement-Initiativen sind kein Selbstzweck, sondern Mittel zum Zeck, um wichtige Kernziele im Einkauf zu erreichen. Das sind effizientere Prozesse sowie geringere Kosten. 54 Prozent der Befragten einer Studie gaben an, dass sie mit einer E-Procurement-Lösung Vertragskonditionen im Rahmen bestehender Verträge besser einhalten können.
Mehr Transparenz
41 Prozent gehen davon aus, die Kosten für den Bestellprozess zu reduzieren - von der internen Bedarfsanforderung bis zum Auslösen der Bestellung. 38 Prozent teilten mit, dass sie künftig Rahmenverträge mit bevorzugten Lieferanten besser erfüllen und den wahllosen Einkauf bei sehr vielen Anbietern - das sogenannte "Maverick Spending" - beenden. Das sind die Kernergebnisse einer Studie des US-Marktforschers Aberdeen Research.
Darüber hinaus wollen die im Rahmen der Untersuchung befragten Firmen mehr Transparenz in ihre Beschaffungsausgaben bringen sowie Einkaufsaktivitäten zentralisieren. Das gaben 59 beziehungsweise 44 Prozent als ihre Hauptziele an. Ein Drittel geht davon aus, die Zahl der Lieferanten zu verringern, etwa durch Möglichkeiten zur Lieferantenbewertung.
Kosten im Einkauf senken
Bei Unternehmen, die eine E-Procurement-Lösung eingeführt haben, sind die Verbesserungen eindeutig messbar. Die Kosten für den Bestellprozess sanken von bisher durchschnittlich 51 US-Dollar auf 26 US-Dollar.
Auch der Zeitraum von der Bedarfsanforderung aus der Disposition bis zur Bestellung ließ sich von 9,6 Tagen auf 3,4 Tage verkürzen. Die vorgegebenen Einkaufsbudgets konnten zu 60 Prozent eingehalten werden. Zuvor waren es nur 42 Prozent gewesen. Der Anteil des Maverick Spending sank von bisher einem Drittel auf ein Fünftel.
Von den Besten lernen
Von Unternehmen zu Unternehmen werden E-Procurement-Strategien unterschiedlich umgesetzt. Die Marktforscher unterscheiden hier zwischen Klassenbesten - das sind Firmen, die ihre Einkaufsprozesse bereits sehr effizient gestaltet haben -, dem Durchschnitt und den Nachzüglern.
Zum Beispiel benötigen die Klassenbesten von der Bedarfsanforderung bis zum Auslösen der Bestellung rund ein Viertel weniger an Zeit als alle anderen Unternehmen. 88 Prozent der Ausgaben für einzelne Bestellungen liegen unter dem vom Management vorgegebenen Einkaufsbudget, doppelt so viel wie bei allen anderen Firmen. Auch die Ausgaben für das Maverick Spending sind bei den Klassenbesten um rund ein Drittel geringer als bei allen anderen Unternehmen. Die Klassenbesten verstehen es auch, im Vergleich zu den anderen Befragten, ihre Beschaffungsaktivitäten besser zentral zu organisieren.
Kosten runter, Effizienz rauf
Außerdem nutzen sie ihre E-Procurement-Lösungen, um einzelne Prozess-Schritte von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung zu automatisieren sowie die Ausgaben im Einkauf, etwa durch ein effizienteres Lieferanten-Management, zu verringern. Für diesen Prozess benötigen sie in der Regel weniger als einen Tag. Durchschnittsfirmen brauchen dafür zwischen zwei und drei Tage, die Nachzügler sogar sieben bis acht Tage.
Während bei den Klassenstrebern der Bestellprozess im Schnitt nur 23 Dollar kostet, sind es beim Durchschnitt 27 Dollar und bei den Nachzüglern sogar 30 Dollar. Auch die Ausgaben für Einkäufe außerhalb der ausgehandelten Rahmenverträge sind bei den Klassenbesten um rund ein Drittel geringer als bei den anderen Unternehmen.
Um Bestellprozesse zu verkürzen sowie eine hohe Liefergenauigkeit zu erreichen, müssen Hersteller und Lieferanten elektronisch Daten miteinander austauschen können, etwa via XML oder EDI. Von den Klassenstrebern haben mehr als ein Viertel ihre Lieferanten auf diese Weise in den Beschaffungsprozess eingebunden.
Prozesse im Einkauf standardisieren
Unternehmen mit effizienten Einkaufsprozessen haben diese zudem unternehmensweit – soweit rechtlich und softwaretechnisch möglich - standardisiert. Hinzu kommt eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb im Rahmen von Bedarfsanforderungen und Bestellungen. Weitere Aspekte sind eine zentrale Vertragsverwaltung und klar definierte Einkaufsrichtlinien.
Für die Studie "The E-Procurement Benchmark Report" befragten die Marktforscher insgesamt mehr als 400 Unternehmen aus der Konsumindustrie, dem Handel, der Automobilindustrie, Finanzdienstleitungssektor sowie aus dem Bereich IT-Dienstleister.
Mehr als die Hälfte der Befragten kommen aus Nordamerika, knapp ein Viertel aus Europa, die übrigen aus dem Rest der Welt. Die Hälfte der Befragten sind Großunternehmen mit mehr als einer Milliarde Dollar Umsatz pro Jahr, ein Drittel mittelständische Firmen mit einem Umsatz zwischen 50 Millionen Dollar und einer Milliarde Dollar. Die restlichen 17 Prozent sind kleinere Betriebe mit weniger als 50 Millionen Dollar Jahresumsatz.