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Intelligenter und übersichtlicher - so soll sich Microsofts Cloud-Speicher OneDrive künftig seinen Nutzerinnen und Nutzern präsentieren. Das Werkzeug habe sich über die Jahre von einem einfachen Online-Speicher zu einem Hub für das Handling von Dateien in weit verzweigten Firmennetzen entwickelt, sagte Jeff Teper, President für den Bereich Collaborative Apps and Platforms bei Microsoft. Neben dem Ablegen und Zugriff auf Daten in OneDrive biete das Werkzeug mittlerweile zahlreiche weitere Funktionen für das Synchronisieren und Teilen von Dateien wie auch für das gemeinsame Bearbeiten sowie mehr Sicherheit.
Mit Version 3.0 will Microsoft nun weitere Funktionen in OneDrive integrieren. Längst habe sich die Reichweite von Dateien im Zuge der immer weiter ausgreifenden Kollaboration ausgedehnt, erläuterte Teper, von Sharepoint-Bibliotheken über Anhänge in Meeting-Einladungen bis zu verschiedensten Inhalten in Teams-Chats. Damit User hier nicht den Überblick verlieren, will Microsoft OneDrive zum One-Stop-Shop für das Ablegen, Bearbeiten und Weiterleiten von Dateien ausbauen. Das sind die Neuerungen in OneDrive 3.0:
Fluent-Design
Der Oberfläche von OneDrive hat Microsoft ein neues Outfit verpasst. OneDrive orientiert sich künftig an der "Fluent"-Designsprache, die Microsoft bereits in anderen Produkten wie zum Beispiel Windows 11 verwendet. Mit dem neuen Look & Feel soll die User Experience innerhalb von Microsofts Softwarekosmos weiter vereinheitlicht und damit auch vereinfacht werden.
For you
Auch funktional hat sich auf dem Home-Screen des neuen OneDrive-Release einiges getan. Grundsätzlich soll es damit für die User einfacher werden, benötigte Dateien und Informationen zu finden. Dabei helfen soll "For you" - zentral im oberen Bereich des Home-Screens gelegen, erhalten Anwenderinnen und Anwender über den Button KI-gesteuert Vorschläge für Dateien, die sie möglichweise als nächstes benötigen. Der Algorithmus beobachtet und analysiert die Arbeitsweise der jeweiligen Nutzerinnen und Nutzern und versucht daraus zu schließen, welche Dateien und Informationen in den gerade anstehenden Arbeitsschritten benötigt würden.
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Verschiedene Views
Für mehr Ordnung und eine bessere Übersicht sollen verschiedene "Views" auf den Dateibestand sorgen:
Im Meetings View bekommen User sämtliche Dateien angezeigt, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Meeting stehen - egal ob diese Informationen erst im Laufe des virtuellen Treffens mit der beteiligten Gruppe geteilt oder bereits im Zuge der Einladung mit dem Meeting verknüpft wurden. Sollte das Meeting aufgezeichnet worden sein, findet sich an dieser Stelle auch die entsprechende Recording-Datei. Über eine eigene Suchleiste können Nutzer nach bestimmten Meetings suchen und erhalten damit auf einen Blick sämtliche damit verknüpften Dateien präsentiert.
Es ist vermutlich jedem schon einmal in der Arbeitshektik passiert. Man sucht verzweifelt eine Datei, hat aber den Namen vergessen - man weiß nur noch, von wem man besagte Datei bekommen hat. Mit dem People View in OneDrive können sich Anwender anzeigen lassen, welche Dateien von bestimmten Personen innerhalb der eigenen Organisation geteilt wurden. Das Tool sortiert dabei in der Übersicht automatisch die Menschen ganz nach oben in die Liste, mit denen man besonders oft zu tun hat beziehungsweise mit denen man erst vor kurzem zusammengearbeitet hat. Über ein Suchfenster lässt sich nach einzelnen Kollegen suchen. Ein Klick auf die Namen zeigt an, welche Dateien diese zuletzt geteilt haben. Außerdem kann man in einer Aktivitätenspalte sehen, was der oder die Betreffende zuletzt mit einer Datei gemacht hat - angelegt, ergänzt, eingesehen, kommentiert, …
Wenn man gar nicht mehr weiß, woher eine gerade gesuchte Datei stammt, hilft der Shared View weiter. Damit lassen sich alle Dateien anzeigen, die mit einem selbst geteilt wurden - egal ob sie von internen Kollegen oder von externen Co-Workern stammen. In der Übersicht sieht man, wer die Dateien wann geteilt hat und wie sie zuletzt bearbeitet wurden. Außerdem lässt sich die Liste nach verschiedenen Dateitypen filtern. Das sorgt für eine bessere Übersicht.
Neben den verschiedenen Views beinhaltet OneDrive verschiedene Funktionen, die es Anwendern erleichtern sollen, ihre Dateien besser zu sortieren und Ordnung im eigenen Dateiendschungel zu halten:
Farbige Ordner sollen helfen, auf einen Blick zu erkennen, welche Art von Information in einem bestimmten Dateiordner steckt - Präsentationen, Word-Dokumente, Projektpläne oder Firmenfotos. Anwender können aus einer Palette von 16 Farben wählen, welche Farbe ein bestimmter Ordner bekommen soll.
Nutzer können einzelne Dateien als Favoriten kennzeichnen. Das soll das Auffinden dieser Dateien erleichtern. Über Favoritenlisten nicht nur in OneDrive sondern auch in anderen Microsoft-Tools wie Teams, dem Datei-Explorer oder Microsoft-365-Apps sind diese Dateien auf einen Blick einsehbar.
Für einen schnelleren Zugriff auf bestimmte Dateien soll auch Shortcuts sorgen. Dabei handelt es sich um direkte Links auf Dateien. So könnten Anwender Dateisammlungen beispielsweise für einzelne Projekte anlegen und sortieren, unabhängig davon, wo diese Dateien innerhalb der eigenen Organisation liegen.
Insgesamt will Microsoft das Teilen von Dateien vereinfachen - mit Simplified Sharing. Diese Funktion steht Nutzern nicht nur in OneDrive, sondern auch in anderen Microsoft 365 Apps zur Verfügung. Über einen Share-Button öffnet sich ein Fenster, in dem man einzelne Dateien mit Hilfe eines Links mit einzelnen Kollegen oder ganze Teams teilen kann. Diese Links lassen sich direkt per Mail versenden oder als Kopie via Teams-Chat beziehungsweise in einem Dokument mit anderen Kollegen teilen. Der Clou: Es lassen sich Regeln definieren, um beispielsweise zu verhindern, dass vertrauliche Dateien extern geteilt oder wichtige Dateien editiert und verändert werden können.
Microsoft tunt OneDrive mit KI-Copilot
Microsoft hat die gerade beschriebenen Features von OneDrive sukzessive in den vergangenen Monaten eingeführt. Seit Anfang Oktober spricht der Softwarekonzern von einer neuen Generation des Dateiverwalters in der Cloud. Doch mit Release 3.0 ist längst nicht Schluss, es manifestiert sich lediglich eine Art Zwischenstand. Die Microsoft-Verantwortlichen haben bereits etliche weitere Funktionen angekündigt, die in den kommenden Monaten in OneDrive eingebaut werden sollen.
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Microsoft will beispielsweise OneDrive enger mit seinen anderen Apps verzahnen. Anwender sollen das Tool direkt in Microsoft Outlook und Teams verwenden können. Dafür will der Anbieter spezielle Apps für Outlook und Teams herausbringen. Außerdem sollen sich in OneDrive gespeicherte Dateien mit dazu passenden Apps direkt aus dem Online-Speicher heraus öffnen lassen. Nutzer könnten so zum Beispiel PDF- oder CAD-Dateien aufrufen, editieren und direkt wieder in OneDrive abspeichern. Für eine bessere Übersicht über Media-Dateien wie Bilder und Videos erhielten Nutzer ab Mitte kommenden Jahres mit dem neuen Media View eine visuelle Vorschauansicht in OneDrive.
Darüber hinaus will Microsoft den Offline-Zugriff auf Dateien vereinfachen. Anwender könnten künftig direkt in OneDrive die Dateien und Ordner kennzeichnen, auf die sie auch ohne Internetverbindung zugreifen wollen. Das Hin- und Her-Kopieren via Datei-Explorer soll damit entfallen. Im Offline-Mode könnten User in Zukunft Dateien öffnen, bearbeiten, umbenennen, neu in Ordner sortieren oder löschen. Die Änderungen würden automatisch mit OneDrive synchronisiert, wenn wieder eine Internet-Verbindung besteht.
Microsoft hatte zuletzt angekündigt, sein KI-Tool Copilot in sämtliche Anwendungen zu integrieren. Das gilt auch für OneDrive. Für die Anwender soll damit das Handling von Dateien einfacher und komfortabler werden. Sie könnten per Eingabe in natürlicher Sprache nach bestimmten Dateien suchen oder sich Zusammenfassungen bestimmter Inhalte anzeigen lassen. Außerdem könnte der Copilot Nutzer in der Projektorganisation unterstützen, beispielsweise indem das Tool automatisch sämtliche Dateien, die zu einem bestimmte Projekt gehören, in einem Ordner sammelt. Gibt es Änderungen oder Updates an diesen Projektdateien, könnte Copilot alle daran beteiligten Personen darüber informieren.