Microsoft Teams - Deep-Dive-Einblick

Der erste Schritt in Microsoft Teams ist das Anlegen eines Teams, dem anschließend vom Besitzer des Teams weitere Mitglieder hinzugefügt werden können. Zentraler Punkt eines Teams ist der Chat. In den Teams von Microsoft Teams wird dieser 'Unterhaltung' genannt. Der Chat bleibt, anders als bei Skype for Business, auch nach Schließen der Anwendung erhalten.

Eingeteilt in sogenannte Kanäle kann das Team in verschiedene Themen geordnet werden. Jedem Kanal können Registerkarten hinzugefügt werden. Hier beginnt dann auch die Integration der Microsoft 365 Dienste: Eine Excel-Tabelle kann ebenso als Registerkarte dem Team hinzugefügt werden, wie ein Plan aus Planner, ein OneNote-Notizbuch, ein Video aus Stream oder eine SharePoint-Site. Dem Team kann somit der Inhalt dargestellt werden, den es benötigt - an einem Ort.

Das Highlight an Teams: Es öffnet auch die Tore nach außen. Über sogenannte Konnektoren können auch externe Dienste als Reiter eingebunden werden, wie zum Beispiel Dropbox, Trello oder Youtube.

Lesetipp: Clevere Tipps für Dropbox,Google Drive & Co.

Mächtige Chat-Funktion

Der einfache Chat wird in Teams soweit ausgebaut, dass er tatsächlich Dreh- und Angelpunkt für die Kommunikation darstellt. So soll es in dem Chat nicht nur um einfaches Austauschen von Textzeilen gehen, sondern der Chat integriert zum Beispiel auch Audio- und Videobesprechungen. Diese werden dann automatisch dem Chat hinzugefügt.

Schaut ein weiteres Team-Mitglied in den Kanal, so kann die Person die laufende Besprechung sehen und ihr beitreten. Nach Beendigung der Besprechung wird auf Wunsch im Chat eine komplette Aufzeichnung inklusive Anwesenheitsliste zur Verfügung gestellt. Technisch landet die Aufzeichnung dabei als mp4-Datei inder dahinterliegenden SharePoint Site.

Microsoft 365 erstellt zu einer Aufzeichnung automatisch ein Transkript der Besprechung. Die gesprochenen Inhalte kann Teams auch den Sprechern im Protokoll zuweisen.

Dem Chat können auch noch Dienste und Connectoren angefügt werden. So ist es möglich, dass zum Beispiel der Twitter-Connector mit eingebunden wird. Die neuesten Tweets einer Person oder Firma landen dann direkt im gewünschten Chatverlauf. Der Verbinder zu Google Analytics gibt Ihnen jeden Tag oder jede Woche automatisch die Besucherauswertung Ihrer Firmenwebsite in den Chatverlauf.

Spannend ist auch die Möglichkeit, Bots in einen Chat zu integrieren. So können Sie in Ihrem Chat zum Beispiel ein Reiseziel eingeben und der Bot antwortet automatisch mit passenden Informationen zur Reise und dem Zielort. Sie können den Bot auch direkt beauftragen, einen Flug zu buchen.

Auch verspielte Funktionen, wie zum Beispiel animierte GIFs stellt Microsoft für den Chat zur Verfügung. Hier genügt es, im Suchfeld einen Begriff einzugeben und das System liefert entsprechende GIFs.

Gruppenchat vs. Teams

Kommunikation und Dateiaustausch kann in einem Gruppenchat erfolgen, aber auch in den Kanälen eines Teams. Wann welche Funktion verwendet wird ist zu Beginn oftmals gar nicht so klar: Immerhin sind viele Funktionen identisch. Als Faustregel gilt: Geschäftliches gehört in Teams und Kanäle! Nur dort können Mitgliedschaften gesteuert werden und dem Team steht ein Dateispeicherort zur Verfügung. Gruppenchats bieten das nicht: Es gibt weder Besitzer eines Gruppenchats, noch einen zentralen Dateiablageort.

Kanaltypen: Standard, Privat, Freigegeben

Möchten Sie die Inhalte eines Teams verschiedenen Themen zuordnen, so eignen sich dafür Kanäle. Zu Beginn von Teams gab es nur eine Art von Kanälen. Microsoft hat die Funktion aber weiterentwickelt und Sie haben mittlerweile die Wahl zwischen drei Kanaltypen:

1. Der Standard-Kanal wird von allen Team-Mitgliedern gesehen.

2. Daneben gibt es die Möglichkeit einen privaten Kanal anzulegen. Hier wählen Sie eine Untermenge der Team-Mitglieder aus. Nur diese haben dann darauf Zugriff. (Beispiel: Budgetplanung, die nicht jedes Teammitglied sehen soll).

3. Als dritte Möglichkeit gibt es freigegebene Kanäle. Hier können Sie, unabhängig von den Team-Mitgliedern, Personen benennen die auf diesen Kanal Zugriff haben. (Beispiel: Zusammenarbeit mit Personen außerhalb des Teams).

Teams als Nachfolger von Skype for Business

Auf der Ignite 2017 hat Microsoft verlauten lassen, dass Teams Skype for Business ersetzen wird. Das gilt aber aktuell nur für die Cloud. On Premise ist die neue Version Skype for Business Server 2019 im Oktober 2018 erschienen. Rechnet man eine Supportzeit von fünf Jahren dazu, ist ein lokaler Betrieb bis 2024 sichergestellt.

Die Marschrichtung von Microsoft ist aber definiert - große Weiterentwicklungen und Verbesserungen am Skype-for-Business-Client dürfen nicht mehr erwartet werden. Im Hintergrund nutzt Microsoft die Skype for Business Technik sehr wohl auch für Microsoft Teams. So wird das Skype Backend weiterentwickelt und künftig SIP durch HTTP ersetzt. Für die Cloud steht Teams als alleiniger Kommunikations-Client den Nutzern zur Verfügung

Deep Dive: So funktioniert Teams

Obwohl der Button zum Anlegen eines Teams unscheinbar daherkommt, löst das Einrichten eines neuen Teams im Hintergrund eine Lawine aus. Zuerst wird eine Microsoft-365-Gruppe im Azure Active Directory angelegt. Sie bildet das Grundgerüst für ein Team und stellt die Verbindung zwischen Exchange, SharePoint usw. her.

Zum Video: Microsoft Teams - Deep-Dive-Einblick

Microsoft-365-Gruppen nutzen in Azure Active Directory (Azure AD) gespeicherte Identitäten. Damit sind alle Authentifizierungs- und Autorisierungsfunktionen in Azure AD wie Unterstützung für Multi-Factor-Authentifizierung (MFA) direkt zur Verwendung durch Teams verfügbar.

Standardmäßig wird für ein in Teams erstelltes Team jeweils eine Microsoft-365-Gruppe mit der zugehörigen SharePoint-Online-Website erstellt - einschließlich einer Dokumentbibliothek und eines Exchange Online-Gruppenpostfachs, das von Teams zum Speichern von Informationen wie zum Beispiel Besprechungseinladungen verwendet wird.

Die Abhängigkeit vom Microsoft-365-Gruppenobjekt bedeutet, dass beim Erstellen eines neuen Teams auch eine neue private Microsoft-365-Gruppe erstellt wird. Die gleichen Azure-AD-Richtlinieneinstellungen, die zum Steuern der Gruppenerstellung verwendet werden, bestimmen, wer neue Teams erstellen kann.

Die Besprechungsfunktionen werden auf der Grundlage der cloudbasierten Infrastruktur, die auch von Skype und Skype for Business genutzt wird, abgebildet. Dazu gehören Azure-basierte Cloud-Dienste für Medienverarbeitung und Signalisierung, der Videocodec H.264, die Audiocodecs SILK und Opus, Netzwerkresilienz, Telemetrie und Qualitätsdiagnose.

Bestandteile eines Teams

Zu einer Gruppe gehören:

• das Outlook-Postfach,

• der Kalender,

• eine SharePoint Site,

• ein Plan in Planner,

• ein OneNote-Notizbuch.

Microsoft Teams bildet aber nicht nur eine Gruppe ab, sondern ergänzt die Gruppen-Funktion noch um zwei Besonderheiten: das Teams Wiki sowie den Teams Chat ("Beiträge"). Diese beiden Funktionen erhält man nur für ein Team. Legt man nur eine Gruppe an, so ist diese nicht in Teams sichtbar und verfügt auch nicht über das Teams Wiki und den Teams Chat.

Besonderheit: Das Teams Wiki

Das Teams Wiki wird zwar in SharePoint gespeichert, aber nicht als altbekanntes SharePoint Wiki, sondern als mht-Datei (Multipurpose Internet Mail Extension). Damit können Sie in SharePoint nichts anfangen. Das Wiki ist somit nur aus Teams heraus zugänglich. Ab Q4 2022 wird das Teams Wiki nicht mehr automatisch zu einem neuen Team-Kanal hinzugefügt - kann aber manuell noch eingerichtet werden.

Eine Gruppe zu einem Team machen

Ein Team kann mithilfe vorhandener Microsoft-365-Gruppen erstellt werden, sodass vorhandene Gruppenmitgliedschaften und Inhalte, die in SharePoint Online und Exchange Online gespeichert sind, nach Teams portiert werden können. Der Besitzer einer Gruppe kann die Gruppe als Team aktivieren.
In diesem Fall werden die Eigenschaften der Gruppe aktualisiert. Gruppenmitglieder erhalten automatisch Zugriff auf das Team, wenn eine Gruppe teamfähig ist, und können nach Belieben mit dem Chatten und Teilen beginnen. Die Gruppe bleibt unter diesen Umständen weiterhin in Outlook sichtbar.

Berechtigungen in Microsoft Teams

In Microsoft Teams werden grundsätzlich drei Rollen unterschieden:

• Besitzer

• Mitglied

• Gast (hierbei handelt es sich um eine externe Person).

Alle Mitglieder haben gleichen Zugang zu den Informationen, die dem Team zur Verfügung stehen. Es kann nicht vorkommen, dass eine Untergruppe der Mitglieder einer Gruppe auf das zugehörige Team zugreifen darf und andere Mitglieder nicht. Eine Ausnahme davon stellt die Dateiablage dar, da dafür in SharePoint eigene Berechtigungen vergeben werden könnten (siehe dazu nächster Punkt).
Es gibt keine eigenen "Lesen"-Rechte. Wer im Team ist, darf auch editieren und schreiben.

Der Besitzer der Gruppe kann neue Mitglieder hinzufügen, Team-Einstellungen bearbeiten sowie das Team umbenennen oder löschen. Er kann auch weitere Mitglieder ebenfalls zu Besitzern machen. In einem Team kann es bis zu 100 Besitzer geben. Außerdem ist der Besitzer auch zugleich Websitesammlungsadministrator der dazugehörigen Websitesammlung in SharePoint.

Mitglieder können grundsätzlich Kanäle hinzufügen, Kanäle umbenennen und Register, Connectoren und Bots hinzufügen. Allerdings ist dies nur für Mitglieder möglich, denen von der Administration das entsprechnde Recht zugeordnet wurde.

Gästen bleiben einige Funktionen verweigert. Dazu zählt, ein neues Team anzulegen, weiteren Teams beizutreten, das Organigramm von anderen Personen einzusehen oder Bots, Apps und Connectoren einem Team hinzuzufügen.

Ob Gäste in Ihrem Microsoft-365-Tenant erlaubt sind, können Sie unternehmensweit festlegen. Standardmäßig ist diese Funktion abgeschaltet. Einmal aktiviert, können die Besitzer einer Gruppe Gäste zu einem Team hinzufügen.

SharePoint und Teams

Über das Datei-Register eines jeden Kanals steht ein Datenspeicher zur Verfügung, der mehr bietet, als man im ersten Moment sieht. Das liegt daran, dass die Teams-Oberfläche sehr einfach gestaltet ist. Der Dateispeicher ist in Wahrheit ein Ordner in einer SharePoint Site in einer Dokumentbibliothek. Somit stehen Ihnen alle Funktionen aus SharePoint zur Verfügung. Dazu gehört neben der Möglichkeit die Dateien zu synchronisieren, auch das einrichten von Spalten für Metadaten sowie eine Versionierung. SharePoint hält auch einen Papierkorb für gelöschte Dateien bereit, der aus Teams leider nicht zu erreichen ist.

Die Verknüpfung von Teams und SharePoint sieht auf den ersten Blick gut aus, birgt aber auch einige Probleme. SharePoint hat zum Beispiel ein völlig eigenes Berechtigungskonzept. Die Berechtigungen werden zwar aus Teams übernommen, aber das hindert natürlich den Besitzer des Teams nicht daran, diese Berechtigungen in SharePoint abzuändern. Aus diesem Grund kann es zu Abweichungen zwischen beiden Berechtigungsmodellen kommen.

Gezielt eingesetzt kann die eigene Berechtigungssteuerung in SharePoint allerdings auch ein großer Mehrwert sein. In Teams ist es ansonsten nicht möglich einzelne Kanäle oder andere Inhalte separat zu berechtigen.

Eine Dokumentbibliothek, egal ob diese in der Site Collection des Teams liegt oder nicht, kann in Teams als Registerkarte eingebunden werden. Allerdings handelt es sich dabei nur um eine Verlinkung. Es wird dadurch keine Verknüpfung bezüglich der Berechtigung hergestellt. Eine weitere Schwierigkeit ist die Standard-Dokumentbibliothek die Teams in SharePoint anlegt. Für jeden Kanal gibt es einen Ordner. Dateien, die dem Chat angefügt sind, liegen ebenfalls dort. Mittlerweile ist der Ordner mit dem jeweiligen Kanal verknüpft. Änder sich der Name des Kanals, ändert sich auch der Name des Ordner. Das war vor 2022 nicht so.

Planner

Planner ist ein tolles Werkzeug, um Aufgaben im Team zu organisieren. Auf einem visuellen Board können in Buckets Aufgabenkarten den Team-Mitgliedern zugeweisen werden. Eine Herausforderung gibt es bei der Nutzung von Dateianhängen an die Aufgabenkarten: Das Problem bezieht sich auf die Art, wie Planner Dateianhänge speichert: Dateianhänge werden in SharePoint abgelegt. Wird ein Dateianhang als Anhang bei einer Planner-Aufgabe entfernt, bleibt er in SharePoint erhalten. Somit wird ein einmalig hinzugefügter Dateianhang für immer in SharePoint bleiben.

Manuelles Löschen ist wiederum schwieriger als gedacht: Da es keine harte Verdrahtung gibt (wie oben bei "SharePoint und Teams" beschrieben), kann man in SharePoint nicht erkennen, welche Dateien tatsächlich mit Aufgaben verknüpft sind und welche Dateien verwaist sind. Löschen können Sie alle problemlos und ohne Fehlermeldung. In Planner fehlt Ihnen dann der Anhang oder es wird ein Fehler ausgegeben, sobald man darauf zugreifen möchte.

Wichtige Grenzen

Innerhalb eines Tenants darf es derzeit maximal 500.000 Gruppen geben. Das klingt nach viel, bedenken Sie aber, dass mittlerweile bei "fast jeder Aktion" eine Gruppe in Microsoft 365 angelegt wird. Bei der Erstellung einer SharePoint Site, beim Anlegen eines Plans in Planner, beim Einrichten eines Kanals in Stream, beim Eröffnen einer Gruppe in Yammer und natürlich beim Gründen eines Teams. Hierzu einige wichtige Begrenzungszahlen:

• Ein Nutzer kann maximal 250 Teams anlegen. Für den globalen Administrator gilt diese Grenze nicht.

• Ein Team kann maximal 200 Kanäle umfassen. Dazu zählen auch die bereits gelöschten Kanäle, Da diese zuerst in eine Art "Papierkorb" verschoben werden! Erst nach 30 Tagen sind gelöschte Kanäle tatsächlich entfernt.

• Es kann insgesamt 25.000 Mitglieder in einem Team geben.

• Es können 100 Besitzer in einem Team geführt werden.

• Eine in Teams geführte Besprechung kann derzeit maximal 1.000 Teilnehmer aufnehmen.
  (Quelle: Grenzwerte und Spezifikationen für Microsoft Teams | Microsoft Learn)

Wo liegen meine Daten?

Teams teilt die Daten, welche in einem Team anfallen, auf verschiedene Dienste auf:

• Gruppenunterhaltungen (welche in Outlook angezeigt werden) sowie der Gruppenkalender landen in Exchange.

• Auch die Meetings, die erstellt werden, landen in Exchange.

• Der Chat in einem Team wird auf dem Skype-for-Business-Server gespeichert. Hierfür gibt es derzeit keine Abfrage- oder Zugriffsmöglichkeiten für den Administrator.

• Meeting-Aufzeichnungen landen in der zum Team gehörenden SharePoint Site, wenn es sich um ein Kanal-Meeting handelt. Bei einer Besprechung, die nicht an einen Kanal geknüpft ist (z.B. wenn Sie die Besprechung über Outlook organisieren) wird die Aufzeichnung in das OneDrive for Business des Benutzers gespeichert, der die Aufzeichnung beginnt.

• Dokumente, das OneNote-Notizbuch und das SharePoint Wiki landen in der Websitesammlung in SharePoint.

• Auch Dateianhänge in den Beiträgen sowie Anhänge an Aufgaben aus Planner landen in SharePoint.

Lesetipp: OneDrive for Business - Microsoft-365-Cloud-Speicher - das müssen Sie wissen

Daraus ergibt sich auch, dass SharePoint unbedingt aktiviert sein muss in Ihrem Tenant, ansonsten verlieren Sie alle Dateiablage- und -freigabe-Funktionen.

Chattet man privat (außerhalb eines Teams) mit einer Person und hängt diesem Chat eine Datei an, so wird die Datei in OneDrive for Business abgespeichert und dem Chatpartner freigegeben.

Teams in Outlook

Teams sind in Outlook nicht sichtbar. Das war zu Beginn von Teams anders. Nach wie vor sind zwar das Outlook-Postfach und der Kalender in Teams technisch vorhanden, aber nicht mehr über Outlook zugänglich. Hintergrund war, dass es bisher sehr verwirrend für Nutzer war, zweimal "Unterhaltungen" in einem Team vorzufinden. In Microsoft Teams gibt es Unterhaltungen ("Beiträge"), welche den Chat darstellen. In Outlook gibt es dann ebenfalls das Team, Outlook stellt auch Unterhaltungen dar, meint aber damit das Gruppenpostfach. Dies hat aber überhaupt nichts mit dem Chat zu tun.

Für Admins: Teams im Unternehmen einführen

Microsoft Teams steht in den Plänen Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, E3, E4 und E5 zur Verfügung. Eine Gratis-Version von Teams bietet Microsoft ebenfalls an. Da der Hauptkonkurrent Slack ebenfalls eine gratis Version anbietet, scheint Microsoft nachgezogen zu haben.

Microsoft Teams bereitstellen

Microsoft Teams muss zuerst für die Organisation aktiviert werden. Alle Einstellungen, die hier aufgeführt sind, wandern derzeit an einen neuen Ort: das "Microsoft Teams & Skype for Business Admin Center". Dies wird in diesen Wochen an alle Tenants ausgerollt. Die Beschreibung bezieht sich noch auf die derzeitig gültige Variante:

1. Die erste Aktivierung erfolgt über die "Einstellung der Organisation", diese finden Sie im Admincenter unter: Einstellungen => Einstellungen der Organisation => Microsoft Teams.

2. In den erweiterten Verwaltungsoptionen klicken Sie dann an, wer Teams im Unternehmen nutzen darf.
Dürfen auch Gäste, also externe Benutzer außerhalb Ihres Unternehmens in ein Team eingeladen werden? Dann aktivieren Sie die Option "Gastzugriff in Teams ermöglichen"

3. Die weiteren Einstellungen, wie die Nutzung von Drittanbieter-Apps finden Sie im "Teams Admin Center". Im Abschnitt Teams-Apps können Sie einstellen, ob in Teams externe Apps zulassen sind, ob neue Apps automatisch zur Verfügung stehen sollen und ob das Querladen von Apps erlaubt ist.

Das Querladen von Apps dient dazu, Apps in Teams zu integrieren, die Sie selbst entwickelt haben oder die von einem Drittanbieter stammen, welche aber nicht im Store zu finden sind.
Sie haben auch die Möglichkeit für jede App separat zu regeln, ob sie Ihren Nutzern zur Verfügung stehen soll oder nicht.

Bei den Optionen finden Sie zusätzlich die Möglichkeit, als Cloud-Speicherplatz neben OneDrive noch Drittanbieterdienste den Nutzern zu erlauben. Zur Verfügung stehen dort Box, Dropbox, Google Drive und ShareFile.

Auch die Einstellungen für Anrufe und Besprechungen können über die grafische Admin-Oberfläche gesteuert werden. Regeln können Sie dort, ob Sie erlauben möchten, dass private Besprechungen geplant werden dürfen, ob Sofortbesprechungen erlaubt sind oder ob Sie Video-Meetings und Bildschirmübertragungen ermöglichen möchten. Im Bereich Nachrichten haben Sie die Möglichkeit zum Beispiel die "lustigen GIF Bilder" abzuschalten.

Lesetipp: 9 Tipps für das Management von Remote Teams

Konnektivität, IP-Adressen und Ports von Teams

Für Microsoft Teams müssen einige FQDN- und IP-Adressendpunkte erreichbar sein. Die aktuelle Übersicht finden Sie unter https://aka.ms/teams-ips-ports. Außerdem lohnt es sich, einen Blick auf den Bandbreitenkalkulator von Microsoft zu richten, da Microsoft Teams ordentlich Traffic produzieren kann: http://aka.ms/bwcalc

Zugriff auf das Team

Der Zugriff auf Microsoft Teams muss nicht immer über den Browser erfolgen, wie bei anderen Microsoft 365 Apps. Es gibt auch eine lokal installierbare Anwendung. Die Anwendung ist zwar lokal, die Inhalte allerdings nur bedingt. Sie können Microsoft Teams über den Microsoft Store herunterladen oder aber als MSI-Datei ausrollen.

Erstaunlicherweise funktioniert auch dann der Offline-Zugriff auf die Dateien in Teams nicht, wenn die Dokumentbibliothek über den OneDrive-Sync-Client lokal auf dem PC liegt. Teams scheint diese Information nicht zu bekommen und versucht immer, die Dateien online abzurufen. Mittlerweile gibt es allerdings eine offline-Verfügbarkeit der Chat-Nachrichten und der angehefteten Kanäle in Teams. So sind diese Informationen auch ohne Internetzugang abrufbar.

Auch auf anderen Plattformen wie Andorid oder iOS stehen entsprechende Apps zur Verfügung, um den Zugang zu Microsoft Teams zu gewährleisten.

Governance-Richtlinien

Machen Sie sich vor Aktivierung von Microsoft Teams Gedanken, ob wirklich jeder Nutzer in Ihrem Microsoft 365 Tenant Teams erstellen können soll. Sollten sie das nicht wünschen, müssen Sie die Ersteller vorab einschränken. Dies funktioniert wie bei den Microsoft-365-Gruppen.

Der zweite überlegenswerte Ansatz ist, ob Sie Naming-Richtlinien vorab definieren. Dies könnte eine Blacklist sein mit Begriffen, die nicht als Team-Namen verwendet werden dürfen (beispielsweise "Geschäftsführung", "Vorstand", "Betriebsrat" etc.). Wie Sie die Naming-Richtlinie mithilfe der PowerShell einrichten, sehen Sie in diesem Support-Artikel.

Um überflüssige Gruppen von Zeit zu Zeit zu bereinigen, können Sie Ablaufregeln einführen. Der Besitzer des Teams beziehungsweise der Gruppe wird dann 30 Tage vor Ablauf darauf hingewiesen, die Gruppe zu erneuern. Ansonsten erfolgt die Löschung.

Teams administrieren

Sicherheit

Microsoft Teams verfügt über integrierte Compliance und unterstützt die Standards ISO27018/01, SOC 1 and 2, HIPAA sowie die EU-Modellklauseln. Ihre Daten sind verschlüsselt, egal ob es sich um den Chat, Notizen oder Dateien handelt. Außerdem ist Microsoft Teams Tier-C compliant.

Teams unterstützt die Mulit-Factor-Authentifikation sowie den Informationsschutz mit Archiv, eDiscovery, Legal Hold, Compliance-Inhaltssuche, Auditing und Reporting

Sichern

Derzeit gibt es von Microsoft keine separate Möglichkeit, Teams zu sichern. Teams-Inhalte, die in SharePoint gespeichert sind, können selbstverständlich mit den gängigen Methoden von SharePoint geschützt werden (Versionsverwaltung, Aufbewahrungsrichtlinien usw.). Eine weitere Möglichkeit besteht darin, mit Flow Kopien von Dateien an einem anderen Ort erzeugen zu lassen (zum Beispiel in einem Record-Center).

Archivieren

Teams können archiviert werden. Dabei ist zu beachten, dass ein archiviertes Team nicht mehr verändert werden kann. Die einzige Ausnahme sind Dateien in einem Team. Diese können weiterhin vom Besitzer geändert werden.

Wollen Sie ein Team "wegsperren", um es auch vor dem Zugriff der Besitzer zu schützen?
Dazu kann als Workaround ein neuer Gruppenbesitzer hinzugefügt werden. Idealerweise sollte dies ein spezielles Compliance-Administrationskonto anstelle eines Tenant-Administrators sein.

Anschließend entfernen Sie alle Besitzer und Mitglieder aus dem Team und stellen sicher, dass die Gruppe "privat" ist. Damit können keine neuen Mitglieder der Gruppe ohne Ihr zutun beitreten. Die Inhalte und Dokumente des Teams bleiben somit auch unsichtbar für Delve oder andere Suchvorgänge.

Im letzten Schritt blockieren Sie E-Mails an die Mailadressen des Teams, indem Sie die primäre SMTP-Adresse der Gruppe ändern und die RequireSenderAuthenticationEnabled-Eigenschaft mithilfe der PowerShell auf $True setzen. Es werden dann auch keine Nachrichten von außen mehr angenommen.

Protokollfunktionen von Microsoft Teams

Teams erstellt beim Betrieb einige Log-Dateien. Als erstes erfolgt die Protokollierung der Installation (diese ist unter %appdata%\Local\Microsoft\Teams\SquirrelSetup.log zu finden). Das Log für den laufenden Betrieb steht unter %appdata%\Roaming\Microsoft\Teams\logs.txt zur Verfügung.

Zusätzlich erstellt Teams Medienprotokolle. Diese enthalten Diagnosedaten zu Audio, Video und Bildschirmfreigabe. Sie sind unter %appdata%\Roaming\Microsoft\Teams\media-stack*.etl zu finden. Auch das Outlook-Meeting-Add-In erstellt ein eigenes Log: C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Teams\meeting-addin\teams-meeting-addin.log

Wenn Sie Teams öffnen, können Sie mit der Tastenkombination STRG + ALT + SHIFT + 1 eine Diagnose-Log-Datei namens MSTeams Diagnostics Log..<Datum>.txt in Ihren Download-Ordner speichern lassen. Am Mac nutzen Sie dafür die Tastenkombination Option + Command + Shift + 1.

Dieses Protokoll zeigt Ihnen Anmeldungen, Verbindungsanfragen an Dienste sowie Anrufe und Unterhaltungen.

Administration über PowerShell

Derzeit bietet die PowerShell zur Administration von Microsoft Teams diese CMdlets an:

• Add-TeamUser

• Connect-MicrosoftTeams

• Disconnect-MicrosoftTeams

• Get-Team

• Get-TeamChannel

• Get-TeamFunSettings

• Get-TeamGuestSettings

• Get-TeamHelp

• Get-TeamMemberSettings

• Get-TeamMessagingSettings

• Get-TeamUser

• New-Team

• New-TeamChannel

• Remove-Team

• Remove-TeamChannel

• Remove-TeamUser

• Set-Team

• Set-TeamChannel

• Set-TeamFunSettings

• Set-TeamGuestSettings

• Set-TeamMemberSettings

• Set-TeamMessagingSettings

• Set-TeamPicture

Microsoft Teams - Häufige Fragen und Probleme

Was passiert nach Abschaltung von Apps?

In der Administrationsoberfläche können Sie die Apps auch nachträglich noch deaktivieren. War eine App in einem Team in einer Registerkarte in Verwendung, wird diese Registerkarte ausgeblendet.
Sollte die App zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktiviert werden, steht auch die Registerkarte wieder zur Verfügung. Gesperrte Apps mit Connectoren können keine Nachrichten mehr senden. Wurde ein Connector in einen Chat eingebunden, so kann dieser keine weiteren Nachrichten mehr in den Chat posten.

Was passiert beim Deaktivieren eines Bots?

Wenn ein Benutzer eine bestehende Konversation mit einem Bot hatte, dann bleibt der gesamte Inhalt dieser Konversation intakt. Der Benutzer kann aber nicht weiter mit dem Bot interagieren.

Können Teams zusammengeführt werden?

Nein, das ist bisher nicht möglich. Eine Zusammenführung zweier Teams ist nur mit manueller Arbeit möglich, wobei dieser Weg durchaus Schmerzen verursacht: Ein Chatverlauf sowie die Aufgaben in Planner können zum Beispiel nur per "Copy-and-Paste" übernommen werden.

Was geschieht, wenn der Besitzer eines Teams entfernt wird?

Das Team funktioniert nach wie vor. Alle Daten bleiben erhalten und alle vorhandenen Benutzer können das Team weiterhin verwenden. Wenn der entfernte Benutzer der einzige Besitzer des Teams war, kann der globale Administrator wieder die Kontrolle über das Team übernehmen. Dazu fügen Sie im Microsoft-365-Admin-Center sich selbst oder eine andere Person als Teambesitzer hinzu. Das Team erkennt diese Änderung. Connectors, die der entfernte Benutzer zum Team hinzugefügt hat, funktionieren nicht mehr. Geplante Besprechungen funktionieren weiterhin, da sie im Gruppenkalender enthalten sind.

Bekannte Probleme von Microsoft Teams

Regelmäßig kommt es vor, dass das Outlook-Add-In für Teams um neue Besprechungen anzulegen, nicht vorhanden ist. Auch nach einer Neuinstallation von Teams will es nicht erscheinen. Microsoft hat dazu eine ausführliche Fehlerbehandlung veröffentlicht. Problem ist, dass die Schaltfläche im Menüband durch ein COM-Add-In in Outlook dargestellt wird und dies nur mit Administrationsrechten installiert werden kann.
Microsoft empfiehlt Outlook als normaler Benutzer auszuführen, anschließend die Teams-App herunterzuladen, zu installieren (als Administrator) und sich einzuloggen. Danach muss noch sichergestellt werden, dass das Add-In in Outlook nicht deaktiviert ist.

Für Unsicherheit sorgt bei den Nutzern sicherlich die Problematik, wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt. Microsoft Teams stellt diesen Nutzer dann weiterhin als "Unbekannten Nutzer" dar. Außerdem wird sogar in der Unterhaltung-Registerkarte angezeigt: "Unbekannter Benutzer wurde hinzugefügt". Leider bietet Microsoft hierzu noch keine Problemlösung an.

Ebenfalls keine Problemlösung gibt es für den Fall, dass ein Kanal gelöscht wurde und anschließend ein neuer Kanal erstellt werden soll mit einem bereits verwendeten Namen. Das ist nicht möglich, solange sich der Kanal noch "im Papierkorb" befindet. Erst nach 30 Tagen wird der Kanal tatsächlich entfernt.

Weitere bekannte Probleme finden Sie auf https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/known-issues

Ausblick

Wie wird Microsoft Teams im Gegensatz zu Yammer positioniert? Yammer wird nicht aufgegeben, sondern bleibt weiterhin Bestandteil von Microsoft 365. Microsoft hat dabei ein Schaubild von einem inneren und äußeren Zirkel kreiert, das besagt, dass Yammer vornehmlich für größere Personenanzahlen und die Kommunikation mit Externen da ist. Dass es über weite Teile sehr große Überschneidungen gibt, ist wohl auch Microsoft bekannt. Nur deshalb wird auch immer wieder von neuem die Diskussion "Wann nutze ich was" losgetreten. Yammer wird durch "Viva Engage" als App in Teams integriert. So stehen die Yammer Communities innerhalb von Teams zur Verfügung.

Und immer wieder gibt es neue Ideen und Darstellungen von Microsoft, die aber das Grundproblem nicht lösen: zu viele überlappende Angebote.

Best Practice: Grundsätzlich sind Teams Ihre "Arbeitsgruppen" - also eine Ansammlung an Personen deren Namen Sie kennen. Bei Yammer existieren keine Teams, sondern Communites. Hier steht ein Thema im Vordergrund - und zu diesem Thema können sich Personen in einer Community zusammenschließen, die sich vorher noch nicht gekannt haben.
Dieser Logik folgend, macht es Sinn, für ein anstehendes Projekt ein Team einrzuichten und gezielte Personen in das Team einzuladen.
Wenn dagegen an einem Thema, z.B. 'Modern Work' gearbeitet werden soll - ohne zu wissen, wer sich im meinem Unternehmen bereits damit befasst hat, ist eine Community in Yammer anzulegen sinnvoll.

Konversations-Zirkel

Microsoft stellt sich die künftige Konversation über die folgenden drei Plattformen vor:

• "Inner Loop": Teams

• "Outer Loop": Yammer

• "Email": Outlook

Im Zentrum dieser drei Bereiche steht dann SharePoint für Dateien, Sites und Inhalte. Die Microsoft-365-Gruppe bildet die Klammer um all diese Dienste.

Ob diese Idee nun auch bei jedem Nutzer so gut ankommt, ist fraglich. Vor allem, da zum Beispiel Teams mittlerweile auch einen Gastzugang besitzt mit dem sehr wohl auch mit externen Personen zusammengearbeitet werden kann. Yammer aber auch prima intern zum Einsatz kommt. Die Grenzen verwischen stark und sind lange nicht so klar und eindeutig, wie Microsoft sie darstellt. Skype for Business spielt dort schon gar keine Rolle mehr.

Alternativen zu Microsoft Teams

Microsoft hat mit Teams nicht unbedingt das Rad neu erfunden. Vergleichbare Produkte gibt es bereits am Markt. Hauptsächlich getrieben wurde die Entwicklung von Microsoft Teams wohl vom Hauptkonkurrenten Slack. Aber auch Facebook stellt mit seinem Workplace ein ähnliches Produkt bereit. Im Bereich der Videotelefonie ist wohl Zoom der bekannteste Konkurrent. Daneben gibt es noch unbekannte Alternativen wie Mattermost oder HipChat.

Fazit

Teams bildet mehr oder weniger das ab, was wir uns vor einigen Jahren von SharePoint gewünscht haben: Eine Oberfläche die wir für eine bestimmte Gruppe individuell anpassen und zusammenstellen können. In Teams wird das nicht durch SharePoint-Apps und Webparts, sondern durch Kanäle und Reiter dargestellt.

Teams kommt dabei aber deutlich eingeschränkter daher als SharePoint: Keine individuellen Anpassungen, kein kompliziertes Rechtemanagement. In Teams gibt es nur Besitzer, Mitglieder und Gäste. Dadurch schafft es Teams zu einer App zu werden, deren Nutzen bereits nach kurzer Einführung erschließbar ist. Außerdem bietet Teams noch eine App an, welche sich lokal installieren lässt und für den Nutzer in die Taskleiste legen lässt. Der Einstieg ist somit tatsächlich mit einer deutlich niedrigeren Schwelle versehen als bei SharePoint.

Teams wird von Microsoft schwer gepusht und wird wohl auch weiterhin die App sein, welche am stärksten weiterentwickelt wird. Dabei verdrängt Teams neben Skype for Business auch ein Stück weit Outlook von seinem Platz. Denn in Teams kann ich mit Personen chatten und kommunizieren, Video- und Audio-Besprechungen halten, Termine einsehen, Aufgaben planen und abarbeiten. (bw)