Migros automatisiert Rechnungsbearbeitung

Gestartet hat der Migros Genossenschaftsbund (MGB) mit drei Industriebetrieben: Bischofszell Nahrungsmittel AG, Micarna SA und Chocolat Frey. Das hier anfallende Rechnungsaufkommen zu bearbeiten, bedeutet rund 700 Rechnungen täglich zu prüfen, zu analysieren und zu buchen.

Alle bei den Unternehmen der Migros eingehenden Rechnungen werden dabei dezentral pro Standort gescannt und revisionssicher im angeschlossenen Archiv gespeichert. Die archivierten Dokumente sind mit der Buchung verknüpft, jederzeit reproduzierbar und können bei Bedarf ausgedruckt, gefaxt oder per E-Mail verschickt werden. Ein Verlust von Dokumenten ist damit ausgeschlossen.

Die Datenextraktion und -analyse übernimmt eine eigens in die Lösung integrierte Dokumentenanalyse-Software. Komplettiert wird die Gesamtlösung von einem Genehmigungs-Workflow, mit dem Kontierungen und Genehmigungen für Rechnungen auf der Basis der E-Mail- und Web-Infrastruktur von Migros durchgeführt werden können.

Migros plant, das System nach der Einführung der ersten drei Industriebetriebe auf weitere Betriebe auszurollen. Durch das für SAP konzipierte System reduziert sich nicht nur die eigentliche Erfassungs- und Durchlaufzeit einer Rechnung, sondern auch die Einarbeitungszeit für die Administratoren und Rechnungsprüfer, da kein zusätzliches IT-System installiert werden muss und der Sachbearbeiter während des gesamten Prozesses in seiner gewohnten SAP-Umgebung arbeiten kann.