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Es liegt vor allem an unzureichender interner Transparenz, aber auch an mangelndem Wissen über die korrekte Lizenzierung: Ein "großer Teil der Unternehmen in ganz Europa" hat seine Software falsch lizenziert. Das, so hat das Münchner Unternehmen Insight in einer Studie festgestellt, ist aber nicht immer zum Schaden der Hersteller. Manche Unternehmen hätten nicht nur zu wenige oder keine Lizenzen für Programme, sondern oft genug auch zu viele. Das aber reißt unnötige Löcher in die Kassen der Unternehmens-IT.
Für seine Studie hat Insight bei seinen Kunden in Europa herumgefragt, wie sie mit ihren Lizenzen halten. In Deutschland beschäftigen sich immerhin drei von vier Firmen mit dem Thema Lizenzverwaltung. Das ist ein guter zweiter Platz hinter den Benelux-Staaten, wo der Anteil bei satten 95 Prozent liegt. Zum Vergleich: Die Schweiz mit 25 und Österreich mit 20 Prozent liegen deutlich darunter. Am Ende rangieren Russland und Italien mit einem kümmerlichen Prozentpunkt und Spanien, wo sich weniger als ein Prozent der Unternehmen mit diesem Thema überhaupt befasst.
Im europäischen Vergleich hat Insight ein deutliches Nord-Süd-Gefälle ausgemacht: Während in den skandinavischen Ländern nur jeweils 20 Prozent über- oder unterlizenziert sind, setzen in Frankreich und Spanien 90 Prozent der Unternehmen zu viel, aber nur zehn Prozent zu wenig Software-Lizenzen ein. In dieser Logik zählt auch Deutschland zu Südeuropa: Hier liegt der ermittelte Wert der Überlizenzen ebenfalls bei 90 Prozent.
Genau so hoch ist kurioserweise auch der Wert bei der Unterlizenzierung: Neun von zehn deutschen Unternehmen sparen unberechtigerweise Lizenzkosten ein, die sie auf der anderen Seite offenbar zu viel bezahlen. Hier gibt es das beschriebene Nord-Süd-Gefälle übrigens nicht: Großbritannien, Österreich und Russland haben denselben Wert, Italien liegt nur zehn Prozent drunter.
Während es für die Unterlizenzierung eigentlich nur einen Grund gibt, Unachtsamkeit, gibt es für den Wunsch nach einem organisierten Software Asset Management (SAM) zwei Argumente: Kosteneffizienz und Compliance. Je nach Rechtslage werden diese Gründe in den verschiedenen Ländern aber unterschiedlich gewichtet.
Immerhin mehr als drei Viertel aller Unternehmen in Skandinavien, Deutschland, Österreich, Schweiz und Russland bemühen sich eigenen Angaben zufolge, sich an Lizenzempfehlungen der Hersteller zu halten. In den Benelux-Staaten tun das noch 35, in Italien ganze zehn und in Spanien weniger als ein Prozent der Betriebe. Gleicht man diese Zahlen mit den Angaben zu Über- oder Unterlizenzierung ab, stellt man schnell fest - zumindest, wenn man Anbieter von Beschaffungslösungen ist - dass es meist ineffizient ist, sich um das Lizenzmanagement selber zu kümmern.
Schaut man sich die Angaben der Unternehmen zu ihrer Arbeit mit Lizenzen an, wird allerdings durchaus verständlich, warum es ohne fremde Hilfe nicht zu gehen scheint. So schreibt Insight in seinem Report, dass "die Anzahl der benötigten und vorhandenen Software-Lizenzen in vielen Unternehmen unbekannt" ist. Es gebe keinen zentralen Ansprechpartner für Software-Käufe und auch keine Datenbank mit einer übersichtlichen Zusammenstellung der eingesetzten Programme. Die Folge davon: "Lizenzen werden oft unüberlegt nachgekauft - oder eine ausreichende Nachlizenzierung vergessen".
Unnötige Lizenzen kosten Geld und Wartungsaufwand
So finden IT-Verantwortliche bei der Inventur gerne lizenzierte Programme, die von niemandem im Unternehmen tatsächlich genutzt werden. Solche Software-Leichen werden dann oft trotzdem und teuer gewartet und in Update-Zyklen erneuert - bei einem sorgfältigen Asset Management wäre das nicht passiert. Auch im umgekehrten Fall könnte es teuer werden: Verfügt ein Unternehmen nicht über die nötige Zahl von Lizenzen, ist es dem Hersteller gegenüber schadensersatzpflichtig. Insight weist darauf hin, dass "gemäß Urheberrecht ein Nutzer in der Lage sein muss, die korrekte Lizenzierung nachzuweisen". Verantwortlich dafür sein "immer" die Geschäftsführung.
Egal, ob mit Dienstleister oder in eigener Verantwortung: Das Software Asset Management (SAM) ist gerade in größeren Unternehmen mit oft unüberschaubaren Anwendungslandschaften eine kritische Aufgabe. SAM hilft, den Überblick zu behalten, um weder zu viel, noch zu wenig für Lizenzen, Wartung und Betrieb ausgeben zu müssen.