In diesem Jahr werden etwa sechs Milliarden Rechnungen von Unternehmen in Deutschland mit der Post verschickt. Mit elektronischen Rechnungen könnten sie ihre Kosten bis zu 90 Prozent reduzieren, wie die Wirtschaftsinformatiker der Uni Hannover schätzen. In einem dreijährigen Forschungsprojekt gehen die Wissenschaftler den Ursachen für die zögerliche Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung auf den Grund.
Noch dominiert das Papier
Erste Untersuchungen bei Produktions- und Handelsunternehmen zeigen, dass bislang noch rund 90 Prozent der Rechnungen in Papierform ausgestellt werden. Nur knapp jede zehnte wird mittels Electronic Data Interchange (EDI) ausgetauscht und nur eine von hundert per Fax oder E-Mail übermittelt.
Für ein Drittel der Befragten ist mangelndes Interesse auf Seiten der Versender der Hinderungsgrund Nummer Eins für eine rasche Umstellung auf den elektronischen Austausch. Fast ein Viertel sieht generell noch keinen Bedarf vom Papier loszukommen. Ursache dafür ist laut Einschätzung der Wissenschaftler ein weitreichender Kenntnismangel bei den potenziellen Nutzern.
Die Analyse zeigt, dass diese Unkenntnis der User oft mit der komplexen Steuer- und Signaturgesetzgebung hierzulande zusammenhängt. Möglichkeiten und Anforderungen des E-Invoicing sind meistens gar nicht oder nur unzureichend bekannt. Trotzdem können sich bereits jetzt fast drei Viertel der befragten Unternehmen vorstellen, Verfahren zur elektronischen Rechnungsstellung einzuführen.
Für den Durchblick bei den komplexen rechtlichen Vorschriften und technischen Anforderungen können externe Dienstleister sorgen. Rund ein Viertel der befragten Firmen kann sich deshalb auch den Einsatz eines Full-Service-Dienstleisters vorstellen.
Wer umsteigen sollte und wer outsourcen sollte
Laut Studie sollten Unternehmen, die monatlich rund 1.000 Rechnungen bekommen oder 3.000 Rechnungen versenden, unbedingt über eine Umstellung auf die elektronische Variante nachdenken. Firmen, die bereits ERP-Systeme im Einsatz haben, dürften keine größeren Schwierigkeiten haben. Denn bei ihnen liegen Kunden- und Lieferantendaten bereits elektronisch vor und können übernommen werden, wenn die Systeme von Geschäftspartnern mit den eigenen Systemen integriert sind.
Unternehmen mit mehr als 30.000 ausgehenden beziehungsweise mehr als 10.000 eingehenden Rechnungen sollten die Abwicklung im eigenen Betrieb lassen. Firmen mit weniger Rechnungen sollten dagegen eine Auslagerung an einen externen Dienstleister in Betracht ziehen.
Für das dreijährige Forschungsprojekt "Elektronische Rechnungen" befragte das Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Hannover bisher 50 Entscheider und Experten aus Produktions- und Handelsunternehmen.
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