Mit Unified Workspace Management in die Zukunft

IDC hat im Juni 2016 eine primäre Marktbefragung durchgeführt, um Einblicke in die Umsetzungspläne, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren von deutschen Unternehmen bei der Modernisierung von IT-Arbeitsplätzen zu erhalten. Anhand eines strukturierten Fragebogens wurden 281 Organisationen aus den wesentlichen Branchen in Deutschland mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt. An der Befragung nahmen IT-Verantwortliche sowie Wissensarbeiter aus den Fachbereichen teil.

Die IDC Studie "Advanced Workplace Strategies in Deutschland 2016" wurde am 8. Juli ausgesuchten Vertretern der IT-Fachpresse in München vorgestellt. Neben Mark Alexander Schulte, Projektleiter und Studienautor, teilten Dominic Schmidt-Rieche (VMware AirWatch) und Oliver Bendig (Matrix42) ihre Sicht auf den Markt mit den anwesenden Journalisten, Axel Ernst vom Universitätsspital Basel vertrat die Anwenderperspektive. Moderiert wurde die Diskussionsrunde von Lynn Thorenz, Leiterin des Bereichs Research und Consulting bei IDC.

Die Anforderungen an den Arbeitsplatz haben sich in den letzten Jahren dramatisch gewandelt. Organisationen müssen jetzt ihre IT-Arbeitsplätze für die Zukunft rüsten. Höhere Mitarbeiterproduktivität, verbesserte Prozesse, Kosteneinsparungen sowie eine größere Attraktivität gegenüber neuen Mitarbeitern sind dabei das Credo. Die Auseinandersetzung mit zukunftsweisenden Workplace-Strategien gehört also dringend auf jede IT-Agenda.

Doch das ist nur die halbe Miete, vielmehr geht es jetzt um die aktive Umsetzung. Dass genau das in der Vergangenheit vielerorts offenbar nicht passiert ist, zeigt der existierende Investitionsstau. Die Investitionen in die Arbeitsplatzmodernisierung wurden in den letzten Jahren nicht selten aufgrund vermeintlich wichtigerer Themen mit höherer Dringlichkeit immer wieder zurückgestellt. Ein Fehler, der für Unternehmen nicht nur zu Nachteilen im Wettbewerb, sondern auch am Arbeitsmarkt führen kann.

Mitarbeiter fordern modernere Workspaces

Der Anspruch der Mitarbeiter an die Unternehmens-IT erfordert von den Unternehmen ein neues Denken. "Gerade die sogenannten Digital Natives erwarten ein Höchstmaß an Transparenz und Verfügbarkeit", bestätigt Mark Alexander Schulte, Senior Consultant und Projektleiter bei IDC. "Die stark durch einen ‚always on‘-Lifestyle geprägte Generation Y nutzt privat zum Teil leistungsstärkere Technologie als an ihrem Arbeitsplatz. So zählen 46 Prozent der von uns befragten Young Professionals die Workplace-Modernisierung zu den drei wichtigsten Aufgaben der Unternehmens-IT in den kommenden zwei Jahren. Unternehmenslenker und IT-Chefs sollten das als Weckruf verstehen." Grundsätzlich, und das unterstreichen die Studienergebnisse, fordern aber durchaus die Mitarbeiter aller Altersklassen einen moderneren Arbeitsplatz - wenn auch in unterschiedlicher Ausprägung.

Nur jede zweite Anwendung ist geräteunabhängig verfügbar

"Arbeiten ist heute ein Zustand, kein Ort", sagt Oliver Bendig – und hat damit den modernen Arbeitsalltag von Knowledge Workern treffend zusammengefasst. Egal ob im Home-Office, auf Reisen oder bei Kundenterminen – die Verfügbarkeit von geräteunabhängigen Apps und Dokumenten ist für die Produktivität der Anwender entscheidend.
Umso paradoxer, dass Wissensarbeiter aktuell nur auf 52 Prozent der für sie relevanten Anwendungen geräteunabhängig zugreifen können. Nachbessern auf Unternehmensseite ist hier dringend angeraten. Eine große Hürde dabei ist offenbar die Mobilisierung der in den Unternehmen gewachsenen, eigenentwickelten Applikationen. Organisationen müssen hier gegensteuern. Dass viele Organisationen bei der mobilen Verfügbarkeit von Legacy-Anwendungen und der Einbindung von mobilen Apps ins Backend auf externe Partner zurückgreifen, ist die Konsequenz aus der hohen Komplexität vieler historisch gewachsener IT-Landschaften – und wird die Anbieter in diesem Segment freuen.

Damit die Bemühungen auch von Erfolg gekrönt sind, sei zunächst eine umfassende Bestandsaufnahme der existierenden Systeme sowie eine klare Zieldefinition Pflicht, bevor Unternehmen mobilisieren, sagt Dominic Schmidt-Rieche. Das allein könne schon zur Herausforderung werden, sei doch in manchen Unternehmen die IT-Landschaft längst zu einer Black Box geworden, so der Experte weiter. Es muss also die Brücke zwischen dem geschlagen werden, was vorhanden ist zu dem, wo die Mobility-Reise hingehen soll.

"Die Usability sollte bei allen Bemühungen und Überlegungen im Vordergrund stehen", bestätigt der im Universitätsspital Basel für Mobile Services verantwortliche Axel Ernst. Aus seinen weiteren Ausführungen wird eindrucksvoll klar, dass auch ein Krankenhaus eine Workplace Strategie haben und in letzter Konsequent wie ein modernes Unternehmen geführt werden muss. So sind etwa die Sanitäter bereits im Rettungswagen mit Tablets für die Patientenaufnahme ausgestattet, so dass der Notaufnahme bereits bei Ankunft die wichtigsten Parameter des Patienten vorliegen. Auch werden bereits Patienten auf freiwilliger Basis zwecks Überwachung von bestimmten medizinischen Daten mit Wearables – in diesem Fall Smartwatches – ausgestattet, um mittels Predictive Analytics schwerwiegende Ereignisse wie beispielsweise einen Herzinfarkt zu vermeiden.

DaaS hält auch im Mittelstand Einzug

Die Virtualisierung von Desktops und Apps ist ein gängiger Weg, eine durchgängige User Experience über alle Endgeräte zu ermöglichen. Die befragten Firmen zeigen sich virtuellen Arbeitsplätzen gegenüber aufgeschlossen, mehr als die Hälfte der Unternehmen hat bereits virtuelle Arbeitsplätze im Einsatz oder ist in der Planung. Vor allem im Mittelstand, der sich bisher eher zurückhielt, sehen wir zunehmend Desktop-as-a-Service-Lösungen. "Die mit der Cloud einhergehenden Herausforderungen dürfen dabei nicht ignoriert werden", warnt Oliver Bendig. "Die sichere Bereitstellung und ein ordnungsgemäßes Lizenzmanagement müssen auch für Cloud- und SaaS-Anwendungen gewährleistet werden." Dass die Private Cloud nach wie vor das bevorzugte Modell sei, wenn es um sensible Daten geht - das können, wie im Fall des Universitätsspitals medizinische Daten, aber natürlich auch Personaldaten sein – überrascht wenig. Neben der Verfügbarkeit muss das Thema Sicherheit die größte Priorität genießen, darin sind sich alle in der Runde einig.

Unified Workspace Management einfacher gestalten

Über die vergangenen Jahre hat sich in Unternehmen eine fragmentierte Management-Struktur für traditionelle, virtualisierte und mobile Devices entwickelt. IT-Abteilungen sehnen sich nach weniger Komplexität und einfacherer Handhabe. Genau das erwarten sie von einem ganzheitlichen IT-Arbeitsplatzmanagement, das sich über alle Devices erstreckt.

Jeweils 45 Prozent der befragten IT-Entscheider wollen durch ein Unified Workspace Management den Anwender-Support sowie Zugriffsrechte vereinfachen. Auf Platz zwei der Wunschliste stehen niedrigere Kosten, die beispielsweise durch eine Tool-Konsolidierung erreicht werden können (41 Prozent). Doch nur auf die Kosten zu schauen, greift zu kurz, das liegt klar auf der Hand: Future Workplaces kosten ohne Frage zunächst einmal Geld. Aber auch mit der Investition ist es erst einmal nicht getan. Ohne, dass die Arbeitsabläufe und Prozesse auf den Prüfstand gestellt werden, wird auch die beste Strategie nicht den gewünschten Erfolg bringen.

Die Erwartungen an das Unified Workspace Management sind also groß. Anbieter werden genau belegen müssen, ob ihre Lösungen tatsächlich die erhofften Kosteneinsparungen und Vereinfachungen mit sich bringen.

Fazit

Die Art und Weise, wie wir heute arbeiten, durchläuft einen fundamentalen Wandel. Die Studie hat verdeutlicht, dass immer mehr Mitarbeiter ihren beruflichen Aufgaben außerhalb des Büros nachgehen. Zudem stellen technologieaffine Young Professionals neue Anforderungen an die Unternehmens-IT und mobile und stationäre Technologien – auch getrieben durch Windows 10 - verschmelzen zusehends.

Noch nie waren die Veränderungen im IT-Arbeitsplatzumfeld so tiefgreifend und zugleich vielversprechend wie heute. Wir werden in Zukunft noch mehr Vielfältigkeit in den Unternehmen sehen, also beispielsweise neue Geräte, neue Apps und neue Datentöpfe, die unter anderem durch das Internet of Things gespeist werden. Auf die Frage, wo wir in drei Jahren stehen, waren sich die beiden Anbieter in der Runde weitestgehend darüber einig, dass die Zukunft noch vielfältiger, personalisierter und kontextbasierter sein wird.

Allerdings wird auch die beste Technologie nichts bringen, wenn die Bedürfnisse der Nutzer nicht hinreichend berücksichtigt und vor allen die organisatorischen Weichen nicht entsprechend gestellt werden, das bestätigt auch Axel Ernst aus seiner Praxis. Flexible Arbeitskonzepte brauchen einen kulturellen Wandel und ein Management, das diesen vorlebt – das funktioniert nur von oben nach unten - vor allem, wenn man neue Inseln und Silos im Unternehmen vermeiden will.

Nicht überraschend, aber im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung alarmierend ist: Viele der für die Studie befragten Teilnehmer haben geäußert, dass die organisatorischen Weichen für diesen Wandel in ihrem Unternehmen noch nicht gestellt sind. "Stillstand bedeutet in dieser Phase einen Schritt zurück", warnt Oliver Bendig. Diesen Handlungsdruck spüren offenbar noch nicht alle Firmen. Dennoch: Organisationen, die jetzt nicht handeln, werden zwangsläufig das Nachsehen haben. Denn nur, wenn IT, Personalabteilung und Geschäftsführung die gleiche Vision haben, können Unternehmen das nächste Etappenziel auf ihrer Reise durch die digitale Transformation erreichen.