Klassische Projektmanagement-Applikationen unterstützen die Projektverantwortlichen in der Regel mit Funktionen zur Planung, Verwaltung und Steuerung von Projekten, Aufgaben und Ressourcen. Weitere Funktionen dienen der Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten und dem Controlling. Typische Elemente sind unter anderem Projektziele und Anforderungsdokumentation, Projektpläne, Aufgabenlisten mit Aktivitäten- und Terminplanung, Fortschrittskontrolle, Kalender, Kontrollmechanismen für die Feststellung von Abweichungen sowie Reporting, Risiko- und Qualitätsmanagement.
Diese dokumentenzentrierte Sicht stößt jedoch zunehmend an Grenzen. In den vergangenen Jahren sind die Anforderungen an Geschwindigkeit, Mobilität und Usability deutlich gestiegen - ein anhaltender und globaler Trend. Doch allein mit der Organisation von Dokumenten wird man der zunehmenden Komplexität nicht gerecht, zumal immer häufiger mit standort- und unternehmensübergreifenden Projektteams und -partnern gearbeitet wird. Räumliche Distanzen und zeitliche Verschiebungen müssen in einer Projektmanagementsoftware daher durch entsprechende Komponenten und Funktionalitäten aufgehoben werden.
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Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement (PM), das vorwiegend auf einer prozessorientierten Sicht mit den Phasen Initiierung, Planung, Ausführung, Steuerung und Abschluss basiert, benötigt das moderne PM ein ergänzendes Bündel kollaborativer Funktionen. Herkömmliche Projektverfahren weisen häufig bestimmte Schwachstellen auf, die zu Zeitfressern werden, zum Beispiel:
• Ergebnisse und letzten Abstimmungsstand aus Korrespondenz suchen und zusammenstellen,
• finale Protokollfassung zum letzten Statusmeeting suchen,
• Kontaktdaten pflegen,
• Einladungen für Meetings manuell verschicken,
• personalisierte Aufgabenliste zusammenstellen, basierend auf dem letztem Statusmeeting,
• Projektdokumente gemeinsam mit dem Team erstellen und überarbeiten (gleichzeitiges Arbeiten wird in der Regel nicht unterstützt).
In der Regel werden diese nichtproduktiven Aufwände zum Leidwesen der Projektleiter mit zunehmender Teamstärke immer größer und steigen dabei nicht linear, sondern exponentiell an.
Ineffektive Dokumentenablage
Fehlende Leitfäden und Vorgaben zur Durchführung eines Projekts führen häufig dazu, dass eine unübersichtliche und ineffektive Dokumentenablage entsteht. Dateien unterschiedlichster Kategorien und Typen werden meist unstrukturiert auf Serverpfaden hinterlegt, oft mehrfach und ohne Restriktionen bezüglich der Benennung oder gar Versionsverwaltung. Ein weiterer Nachteil dieser Art der Dateiverwaltung ist die Rechteverwaltung. Die Freigabe von Netzlaufwerken bietet nur unzureichende Sicherheit und ermöglicht keine Rechtevergabe für einzelne Unterordner oder Dateien.
Außenstehende bekommen so entweder zu viele Rechte oder, im Extremfall, gar keinen Zugang. Darüber hinaus lassen sich keine Workflows implementieren, die jedoch für einen reibungslosen Projektablauf unverzichtbar sind. Das Wiederauffinden der unstrukturierten Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien ist ohne den Einsatz von Metadaten und ohne Volltextindizierung schwierig bis unmöglich, wenn der Suchalgorithmus letztlich auf den Namensbaum der Dateiablege reduziert ist.
Unternehmensübergreifendes Projektmanagement
Größere Projekte zeichnen sich durch steigende Komplexität, verteilte Leistungsorte und die Beteiligung mehrerer Projektpartner aus. Damit ein Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann, ist das für die Gesamtleistung verantwortliche Unternehmen vom reibungslosen Zusammenspiel mit den Projektpartnern und Subunternehmen abhängig. Qualitäts-, Termin- und Budgettreue sind dabei wesentliche Faktoren. Während sich mit den klassischen Instrumenten der Projektsteuerung und des Controllings zwar Projekte steuern und Kennzahlen überwachen lassen, sind jedoch auch weitere, "weiche" Faktoren für ein erfolgreiches Projekt unverzichtbar.
Dazu zählen etwa eine stringente Wissensvermittlung, sodass alle Beteiligten über die für sie wichtigen Informationen im Bilde sind, das Übernehmen von Verantwortung und vorausschauendes Agieren, eine proaktive Einstellung, die über Firmengrenzen hinweg reicht, und nicht zuletzt eine gute Arbeitsatmosphäre. Ein kollaborativer Projektmanagementansatz kann dazu beitragen, diese Faktoren umzusetzen, indem unter anderem folgende Merkmale des Projekts unterstützt werden:
Gemeinsame Qualitätsverantwortung - auch bei verteilten Strukturen,
erhöhte Transparenz im Hinblick auf Aufgaben, Projektziele und Status für alle Beteiligten,
pragmatischer Know-how-Transfer,
Selbstorganisation als Voraussetzung für Effizienz und agiles Vorgehen.
Speziell für ein unternehmensübergreifendes Projektmanagement ist die effiziente Integration der Partnerorganisationen eine Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung.
In der Praxis gibt es jedoch etliche Hürden: So kommt eine Offenlegung sämtlicher Projektinformationen schon aus vertraglichen Gründen meist nicht infrage. Zudem gibt es keine effizientere Erfolgsbremse, als allen alles zur Verfügung zu stellen - mit der Bitte, die jeweils relevanten Details selbst herauszufiltern. Art und Detaillierungsgrad der Informationen müssen daher für jede Rolle beziehungsweise jeden Partner definiert und zur Verfügung gestellt werden. Eine Möglichkeit, wie Unternehmen ein kollaboratives Projektmanagement umsetzen, das auch die oben genannten Faktoren erfüllt, ist der Einsatz der webbasierten Plattform Microsoft Sharepoint.
Sharepoint als kollaboratives Projektmanagementwerkzeug
Als Plattform für Kollaboration, Web Content Management und Dokumentenmanagement unterstützt Sharepoint im Unternehmen die Zusammenarbeit auf Unternehmens-, Abteilungs-, Team- und Projektebene. Dafür werden eine Vielzahl von Standardkomponenten und -vorlagen mitgeliefert, mit denen sich verschiedene Szenarien abbilden lassen. Bei der Weiterentwicklung von Sharepoint hat Microsoft immer wieder allgemeine Trends einfließen lassen, wie etwa soziales Netzwerken, benutzerabhängige Suche oder responsives Webdesign. Zudem wurde mit der Einführung von Sharepoint im Jahr 2003 die Integration der klassischen Microsoft Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel oder Project stetig ausgebaut.
Darüber hinaus besteht mit Sharepoint Workspace die Möglichkeit, bestimmte Inhalte offline zu bearbeiten und später wieder mit den Inhalten auf dem Server zu synchronisieren. Für den Fall, dass sich bestimmte Anforderungen nicht mit den Standard-Features beziehungsweise mit den von Dritten angebotenen Erweiterungen abbilden lassen, gestattet die offene Architektur von Sharepoint eine fast nach Belieben individuell maßgeschneiderte Lösung.
Nutzung von Sharepoint für das kollaborative Projektmanagement
Mit Sharepoint 2013 wird inzwischen. auch eine Vorlage für Projekt-Websites bereitgestellt. Eine solche Website enthält die typischerweise im Rahmen von Projekten benötigten Features wie zzum Beispiel eine Dokumentenbibliothek, eine Aufgaben- und Notizenliste sowie einen Projektkalender.
Eine solche Standardvorlage stellt jedoch im Allgemeinen lediglich eine Ausgangsbasis dar, die entsprechender Anpassungen bedarf. Ziel sollte es dabei immer sein, eine unternehmensweit möglichst einheitliche Umgebung zu schaffen.
Gemeinsames Arbeiten an Projektdokumenten
Um typische Projektdokumente wie beispielsweise Anforderungen, Richtlinien oder Protokolle zu verwalten, stellt Sharepoint Dokumentenbibliotheken zur Verfügung. Einer Bibliothek können unterschiedliche Dokumentenvorlagen zugeordnet werden, zum Beispiel Vorlagen für eine Projektvision, für Anforderungen oder Meeting-Protokolle, sodass beim Anlegen eines neuen Dokuments aus der Webanwendung heraus gleich die richtige Vorlage verwendet wird.
Die gesamte Änderungshistorie an einem Dokument wird optional gespeichert. Zudem ist es möglich, bestimmte Dokumentenversionen zu kennzeichnen. Seit Office 2010 ist es sogar möglich, gleichzeitig an verschiedenen Stellen eines Dokuments zu arbeiten, wodurch man sich nachfolgend aufwendiges Wiederzusammenführen spart. Um unternehmens- beziehungsweise projektspezifische Prozesse zur Freigabe eines Dokuments umzusetzen, können Workflows genutzt werden. Die Zugriffsberechtigungen lassen sich, wie auch bei anderen Inhalten, individuell vorgeben, um etwa bestimmte Inhalte zu schützen.
Planung von Projektaufgaben und Ressourcen
Sharepoint bietet eine Reihe weiterer klassischer Kollaborationsfeatures zum Austausch wichtiger Projektinformationen. Dazu zählen unter anderem Kontaktlisten, Wikis, Diskussionsforen, Kalender, News oder Blogs. Sollen daneben bestimmte weitere Informationen wie zum Beispiel Projektrisiken strukturiert erfasst werden, so lässt sich dies über benutzerdefinierte Listen bewerkstelligen. Dabei ist es generell möglich, Inhalte anhand von unternehmensweit einheitlichen Stichwörtern zu klassifizieren, sodass auch projektübergreifend relevante Informationen gefunden werden können.
Mit den Social-Networking-Features können zudem bestimmte Inhalte von Benutzern als interessant markiert beziehungsweise bewertet werden, sodass sich gerade in größeren, verteilt arbeitenden Unternehmen Synergien ergeben. Im speziellen Projektkontext besteht die Möglichkeit, sich als Benutzer über jegliche beziehungsweise bestimmte Änderungen an vorgegebenen Inhalten automatisch benachrichtigen zu lassen. Die Suche unter Sharepoint bietet außerdem die Möglichkeit, auch projektübergreifend relevante Informationen zu finden, beispielsweise anhand bestimmter vorgegebener Stichwörter oder Themen.
Arbeiten in komplexen Projekten
Bei komplexeren Projekten ist es generell denkbar, für Teilprojekte eigene Web-Arbeitsbereiche für die Kollaboration bereitzustellen - mit ähnlichen Features einer Projekt-Website.
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Generell empfiehlt es sich auch hierfür, unternehmensweit entsprechende Vorlagen zu definieren. Manchmal ist es auch notwendig, eigene Arbeitsbereiche für Meetings zu schaffen, zum Beispiel für Freigabe-Meetings zur Erreichung bestimmter Projektmeilensteine. Hier bietet es sich an, eigene sogenannte Meeting-Websites einzurichten, auf denen die relevanten freizugebenen Dokumente vorgehalten werden.
Den Überblick im Projekt behalten
Der Projektleiter benötigt jederzeit eine aktuelle Übersicht über den Status des Projekts. Bei entsprechend strukturierten und gepflegten Projektdaten lassen sich bereits mit Bordmitteln einfache Übersichten erstellen wie Timelines der ausstehenden Projektmeilensteine, Übersichten der budgetierten vs. Ist-Kosten, Zusammenfassung der aktuellen Projektrisiken oder aktuell anstehende offene Aufgaben.
Für den Projektmitarbeiter ist dagegen vielleicht eher eine Übersicht mit den ihm aktuell zugewiesenen Aufgaben wichtig. Für alle Mitarbeiter interessant sind hingegen Informationen wie Neuigkeiten im Projekt oder eine kalendarische Übersicht von Projektaktivitäten wie etwa Meetings. Die jeweils benötigten Informationen lassen sich zusammenfassend über sogenannte Webparts zielgruppenspezifisch darstellen. Um schließlich je nach verwendetem Endgerät vielleicht nur einen bestimmten Ausschnitt an Informationen darzustellen, können neuerdings auch spezielle Device-Kanäle eingesetzt werden. Auch hier bietet es sich jedoch wieder an, unternehmensweit einheitliche Lösungen zu schaffen, die projektübergreifend genutzt werden können.
Fazit
Für Unternehmen, die ein modernes Projektmanagement umsetzen möchten, bietet sich der Einsatz von Sharepoint aus mehreren Gründen an: Die umfassende Integration der Office-Infrastruktur, eine granulare Rechte- und Rollenverteilung sowie eine hohe Flexibilität bei der Anpassung an den individuellen Bedarf und die unternehmenseigenen Prozesse ermöglichen ein strukturiertes Wissensmanagement und effiziente Kollaboration. So lassen sich auch ohne teure und spezialisierte PM-Systeme Projekte umfassend und erfolgreich managen.