Die Anforderungen der Unternehmen an ihre IT insgesamt und insbesondere auch an die Hardware-Systeme (Server, Clients, Storage, Printer) sind in den letzten fünf Jahren deutlich gestiegen. Einerseits sollen die Betriebskosten möglichst niedrig sein, andererseits führt die weiter steigende Abhängigkeit der Geschäftsprozesse von der IT-Unterstützung zu steigenden Anforderungen im Hinblick auf Verfügbarkeit und Performance.
Viele Unternehmen versuchen noch immer, die Anschaffungskosten respektive Abschreibungen für ihre IT-Infrastruktur so niedrig wie irgend möglich zu halten und den Betrieb ausschließlich kostenoptimiert zu gestalten. Dass dieser Ansatz nicht alle Parameter berücksichtigt, ist zwar bekannt, in Ermangelung geeigneter Metriken zur Wirtschaftlichkeitsoptimierung der IT-Infrastruktur in den Unternehmen bleibt aber der TCO-Ansatz weiter im Einsatz. Es gibt durchaus eine Reihe von Methoden, um die Wirtschaftlichkeit der IT-Infrastruktur zu berechnen und damit letztlich auch zu optimieren, jedoch sind diese Methoden relativ aufwändig und in den Unternehmen oft noch nicht etabliert.
Zwei markante Kostenblöcke
Bei der Berechnung der Betriebskosten werden insbesondere zwei Kostenblöcke betrachtet: Anschaffungskosten (Hardware und systemnahe Software) bzw. deren Abschreibung pro Jahr,Wartungskosten (intern und extern).
Nach wie vor gehen viele Unternehmen davon aus, dass die Wartungskosten nicht entscheidend reduziert werden können. Entsprechend rücken die Anschaffungskosten und deren Abschreibung in den Vordergrund. In der Regel werden anwendernahe IT-Infrastruktur-Komponenten innerhalb von drei Jahren steuerlich abgeschrieben. Entsprechend reduzieren sich rechnerisch die Betriebskosten ab dem vierten Jahr um diesen Betrag.
Eine wichtige Überlegung, die von den meisten Anwendern jedoch nicht ausreichend betrachtet wird, ist der Zusammenhang zwischen Hardware-Anschaffungskosten und den Wartungskosten. Sowohl im Server- als auch im Storage-Umfeld werden die Kosten für die Hardware- und hardwarenahe Software-Wartung als Prozentsatz der Hardware-Anschaffungskosten berechnet. Gleichzeitig ist ein stetiger Preisverfall im Hardware-Bereich – insbesondere im Storage-Umfeld – zu beobachten. Entsprechend kann es allein aufgrund der hohen Wartungskosten sinnvoll sein, Systeme nach relativ kurzer Laufzeit durch neue abzulösen.
Bei Printern gilt es zusätzlich den Bedarf an Verbrauchsmaterialien zu berücksichtigen. Hier sind in den Unternehmen häufig extrem heterogen gewachsene Landschaften vorzufinden, mit kleinen bis großen Depots an Tinte, Laserkartuschen, Trommeln und natürlich Papier über das gesamte Unternehmen verteilt. Eine Homogenisierung, verbunden mit zentral organisiertem Bestell- und Lagerwesen, kann hier zu signifikanten Kostenreduktionen führen, die einen Printer Hardwarewechsel in kurzer Zeit wirtschaftlich werden lassen.
"Der Bedarf einer optimalen Unterstützung der Geschäftsprozesse und der Verfügbarkeit von IT-Ressourcen steht dem Wunsch gegenüber, die Kosten für die IT-Hardware so gering wie möglich zu halten und damit verbunden, diese Hardware so lange wie irgend möglich zu nutzen“, stellt Wolfgang Schwab, Senior Advisor der Experton Group fest. „Vielen Unternehmen ist zwar bewusst, dass beide Ziele nicht direkt vereinbar sind, es gelingt aber nur wenigen IT-Entscheidern die notwendigen Mittel für eine regelmäßige Erneuerung der Hardware-Infrastruktur zu beschaffen. Dass mit veralteter Hardware große Einsparpotentiale, wie z.B. Serverkonsolidierung, nicht realisierbar sind, oder dass eine große Anzahl von unterschiedlichen Client-Betriebssystemen und Client-Modellen zu massiv erhöhten Wartungsaufwendungen führen, bleibt ebenfalls leider oft unbeachtet.“ Unternehmen und Behörden, welche die hohen Einmal-Investitionen scheuen, sollten in diesem Zusammenhang auch die Alternative des Leasings prüfen.
Auf Grund vielfältiger Anfragen aus der Kundenbasis der Experton Group wurde aktuell eine Analyse erstellt, da die optimale Nutzungsdauer von IT-Hardware-Komponenten derzeit durchaus kontrovers diskutiert wird. Die Basis dieser Ausarbeitung sind zahlreiche Expertengespräche mit Anwendern sowie umfangreiche Projekte im Business Value Umfeld.
Durchschnittswerte für Nutzungszyklen
Wie lange IT-Hardware-Komponenten sinnvollerweise genutzt werden können, hängt neben der betrachteten Komponente auch von der Dynamik der Branche sowie von der Bedeutung innovativer Technologien für das jeweilige Unternehmen ab. Die im Folgenden dargestellten Nutzungszyklen sind als Durchschnittswerte zu betrachten. Im Einzelfall können auch kürzere Nutzungszyklen sinnvoll sein, selten jedoch längere.
Für kürzere Nutzungszyklen sprechen stark erhöhte Anforderungen an die IT-Hardware-Infrastruktur, die einen Upgrade (Speicher, Prozessorleistung, usw.) zwingend erforderlich machen. Zumindest auf Client-Seite sind derartige Upgrades in der Regel nicht sinnvoll zu leisten, da ein Techniker jeden einzelnen Desktop oder Notebook aufsuchen und bearbeiten muss. Als aktuelles Beispiel kann dazu der bevorstehende Betriebssystemwechsel auf Client-Seite von Windows XP oder Windows 2000 auf Microsoft Vista dienen. Es ist schon jetzt absehbar, dass Systeme, die älter als 12 bis 24 Monate sind, kaum die deutlich höheren Systemanforderungen erfüllen können. Selbst im Server-Umfeld sind Upgrades nur in Ausnahmefällen wirtschaftlich sinnvoll.
Für längere Nutzungszyklen sprechen sehr stabile Anforderungen an die IT-Hardware-Infrastruktur, die weder neue Funktionalitäten erfordern noch einen Upgrade der Betriebssystem- und Applikationssoftware rechtfertigen. Diese Fälle sind aber im noch immer sehr dynamischen IT-Markt eher selten.
Zusammenfassend lassen sich die optimalen Nutzungszyklen für die wichtigsten IT-Hardware-Komponenten wie folgt angeben:
Desktop-PCs: 36 – 42 Monate
Notebook-PCs für Außendienstmitarbeiter: 25 – 31 Monate
Notebook-PCs als Desktop-Ersatz: 35 – 41 Monate
Intel-basierte Server konstantes Umfeld: 39 – 45 Monate
Intel-basierte Server dynamisches Umfeld: 34 – 40 Monate
Unix-Server konstantes Umfeld: 49 – 55 Monate
Unix-Server dynamisches Umfeld: 37 – 43 Monate
Storage-Subsysteme: 36 - 42 Monate
Andreas Voss, MBmedien GmbH.
Quelle: Experton Group, Ismaning, www.experton-group.de