"Die Standardisierung von Outsourcing-Prozessen", heißt es in der gerade veröffentlichten DIN SPEC 1041, "erscheint für den Standort Deutschland von besonderer Relevanz, um das volkswirtschaftliche Wertschöpfungspotenzial zu aktivieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken".
Technologie-orientierte Dienstleistungen spielten hier als das "Rückgrat einer zunehmend wissensbasierten Wertschöpfung und Gesellschaft" eine zentrale Rolle. Ziel der neuen Norm ist es, einen Bedarf für Standardisierung in diesem Bereich zu ermitteln und in Form einer verbindlichen Richtlinie zu konkretisieren.
Die Norm soll Unternehmen bei der standardisierten Beschreibung von Outsourcing-Prozessen, bei der Entwicklung standardisierter Verfahren zur Überprüfung einer Outsourcing-Entscheidung sowie bei der Evaluation in Bezug auf die Wirtschaftlichkeit, die Qualität und die Zielerreichung während des gesamten Lebenszyklus unterstützen.
Mit der Richtlinie 1041 wendet sich das Norm-Institut vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen, denen das DIN dabei helfen möchte, eigene Outsourcing-Vorhaben nach einem standardisierten Vorgehen abzuwickeln.
Die beschriebenen Modelle gehen von einer generischen Beschreibung der Aufgaben und Erwartungen aus, sind also nicht an spezifische Formen von Outsourcing wie Geschäftsprozesse (BPO) oder Informationstechnologie (IPO) gebunden. Sie basieren auf einem Szenario, nach dem ein Unternehmen bisher intern erbrachte Prozesse und Dienstleistungen künftig an einen externen Dienstleister übergeben möchte.
Norm beschreibt Outsourcing im idealisierten Ablauf
In einem "idealisierten Ablauf" definiert das DIN dafür vier Grob-Phasen: Prozessanalyse & Redesign, Entwurf der Organisation der Outsourcing-Beziehung, Auswahl des Service-Providers sowie Service-Migration und Regelbetrieb. Zur Unterteilung dieser Grobphasen schlägt das Institut insgesamt 27 Detailphasen vor, die jeweils nach dem gleichen Muster strukturiert sind:
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Wesentliche zu beantwortende Fragen in der Detailphase
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Umschreibung der Aktivitäten in der Detailphase
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Aufzählung von obligatorischen Spezifikationsdokumenten
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Best Practises bezüglich Anforderungen, Kriterien und Hinweise zu den Aktivitäten und Spezifikationsdokumenten in der Detailphase.
Die DIN-Norm 1041 orientiert sich am so genannten PAS-Verfahren (Publicly Available Specification), ist also eine öffentlich verfügbare und durch verschiedene Fachgremien über einen längeren Zeitraum erarbeitete Spezifikation.
Professor Markus Nüttgens von der Universität Hamburg war mit Unternehmen wie IBM, Alamo Learning Systems, Bell Management Consultants der Comdirect Bank oder PriceWaterhouse Coopers an der Erstellung der Norm beteiligt. "Aus der Praxis ist bekannt, dass die Mehrzahl der Outsourcing-Projekte keinen ausreichenden Reifegrad haben und daher auch die in sie gesetzten Erwartungen nicht erfüllen", kommentiert Nüttgens.
Dies sei auch der Grund dafür, dass viele dieser Vorhaben scheiterten. Zwar existierten zahlreiche Standards und Rahmenwerke zum IT-Management. "Leitlinien für die höchst kritische Anbahnungs- und Transitionsphase sucht man jedoch vergeblich."
Reifegrad von Outsourcing-Projekten erhöhen
Diese Lücke soll die DIN SPEC 1041 schließen: "Wir geben Leitlinien für Unternehmen, die outsourcen wollen, um den Reifegrad solcher Projekte zu erhöhen und den Erfolg zu sichern". Ziel sei es, von einer handwerklichen ad hoc-Vorgehensweise zu einem standardisierten Verfahren überzuleiten, das sowohl den Outsourcing-Geber als auch -Nehmer in einer Wertschöpfungspartnerschaft verbinde.
"Insbesondere KMUs profitieren davon, da sie sich keinen eigenen Beraterstab leisten können." Für die Beratung stehe sein Kompetenzzentrum "IT-Governance, Risk & Compliance" an der Universität Hamburg zur Verfügung, so der Hochschul-Professor. "Wir halten als Ansprechpartner ein umfangreiches Dienstleistungsangebot dafür bereit."
Die DIN SPEC 1041 ist kostenlos beim Beuth-Verlag erhältlich.