Neue Methode: Aus Kanban und ITIL wird Kanbil

15 Minuten können Wunder wirken. Im Fußball hat ein Trainer in etwa so lange Zeit für eine Halbzeitansprache mit Analyse an der Taktiktafel. Oft fruchten die kleinen Veränderungen und das Spiel flutscht in der zweiten Spielhälfte um Längen besser als in der ersten. 15 Minuten vor einer Tafel machen auch in der IT-Abteilung der Börse Stuttgart eine Menge aus, wie CIO Sönke Björn Vetsch berichtet. Der kleine Unterschied: Die Mitarbeiter versammeln sich gruppenweise nicht vor der Taktiktafel, sondern vor dem Kanbil-Board.

Kanbil ist sozusagen die Synthese aus Kanban und IT Infrastructure Library, kurz ITIL. Aufsetzend auf den schon vorhandenen ITIL-Prozessen wurde in Stuttgart die IT-Abteilung seit August 2011 schrittweise an Kanban herangeführt. Jetzt ist die Kanbil-Implementierung abgeschlossen, die Mitarbeiter suchen täglich oder auch nur zweimal in der Woche für 15 Minuten gemeinsam nach Flaschenhälsen und strukturellen Problemen, die Prozesse ins Stocken geraten lassen.

Kanban in der IT sei „eine evolutionäre Vorgehensweise, die aufbauend auf der derzeitigen Situation Verbesserungen in Unternehmen vorantreibt“, heißt es von Seiten der Börse Stuttgart. Zur Prozessoptimierung setzte man nicht auf großangelegte Projekte wie etwa die Implementierung eines Scrum-Frameworks, sondern auf die Macht der kleinen Schritte. Bestehende Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten werden bei der Kanban-Methode nicht geändert, womit keine Investitionen in Reorganisation oder aufwendige Prozessarbeit notwendig sind.

Permanent kleine Verbesserungen

Die beteiligten Personen einigen sich darauf, permanent kleine Verbesserungen der Arbeitsweise vorzunehmen und bestimmte Praktiken in ihre Arbeitsweise zu integrieren. Konkret heißt das:

• Arbeit visualisieren

• Ausführung befindliche Arbeit limitieren

• Arbeitsfluss steuern und messen

• Prozess-Regeln explizit machen

• Verbesserungen mit bewährten Modellen und wissenschaftliche Methoden vorantreiben

Während sich Kanban in der Software-Entwicklung schon als evolutionäre Veränderungs-Methode bewährt hat, ist die Besonderheit am Stuttgarter Kanban-Weg, den Bereich ITIL und dessen Prozess-Mess-Größen miteinzubeziehen. Diese Kombination von Kanban und ITIL nennt die Börse Stuttgart Kanbil. Begonnen habe es vor einem Jahr damit, dass erst einmal die Software-Architekten in einer zweitägigen Schulung an Kanban herangeführt wurden, so Vetsch. Vermittelt hat die Methode der Kanban-Experte Klaus Leopold von LEANability.

Tägliches Treffen vor dem Kanban-Board

Die Software-Architekten habe man sich bewusst als Pilot-Gruppe herausgegriffen: „Als innovative und stets unter Last stehende Gruppe sollte dieser Personenkreis diese Art von neuem Vorgehen im Einklang mit unserem Software-Konstruktions-Prozess praktisch anwenden und testen“, so Vetsch. Es sei erstaunlich gewesen, dass diese Mitarbeiter komplikationslos auf den evolutionären Veränderungszug aufgesprungen sind. „Jeden Morgen wird vor dem Kanban-Board reflektiert, wie der Tag gelaufen ist und weshalb Dinge schief gingen“, so Vetsch. Schnell habe sich eine Art Begeisterung darüber eingestellt, auf diese Weise den Problemen auf den Grund gehen zu können.

Die stärkste Waffe ist die Sprache, im offenen Feedback-Dialog wird transparent auf Verzögerungen, mangelnde Qualität und fehlende Steuerung eingegangen. Das Board führt den Mitarbeitern offensichtliche Behinderungen vor Augen. Der Leitgedanke: Nicht der Einzelne hat seine Arbeit nicht in der erwarteten Qualität liefern können, sondern das System „tradeIT“, die Informatik der Börse Stuttgart.

Die Resultate seien beeindruckend, so Vetsch: Mitarbeiter, die Prozesse nicht nur leben sondern auch kontinuierlich verbessern, zügiger Abbau von Langläufer-Tickets, starke Reduktion der Durchlaufzeiten, sehr hohe Termintreue und grundsätzliche Akzeptanz, der täglichen Veränderung positiv entgegenzutreten. „Die Hälfte aller Tickets können wir jetzt schneller bearbeiten oder sie tauchen erst gar nicht auf“, sagt der CIO.

KPI machen Ursachen nicht sichtbar

„Wir leben in einem Change-Business“, so Vetsch weiter. Die Schwierigkeit in der Vergangenheit lag darin, dass man zwar die Key Performance Indicators (KPIs) messen konnte, aber dadurch nicht erfuhr, was die Ursachen von langen Durchlaufzeiten waren. „Jetzt haben wir die Messpunkte aus ITIL mit Kanban verheiratet“, berichtet Vetsch. Dank der gemeinsamen Fehlersuche lasse sich feststellen, wo genau der Prozess hängt, welche Bottlenecks den Ablauf wie behindern.

Ein weiterer Effekt von Kanbil ist die Sichtbarkeit von Führungsfehlern und Problemen, so Vetsch. So mancher verspürte erst einmal wenig Lust darauf, sich Fehler nachweisen zu lassen. „Es bedarf einiges an kultureller Veränderung, Fehler als Chancen der Verbesserung zu sehen. Nur der offensive Umgang mit Problemen ermöglicht es auch, diese zu beseitigen“, argumentiert Vetsch. Den anhaltenden Prozess der Börse subsummiert der CIO so: weg von einer Fehlerkultur und hin zu einer kontinuierlichen Lernkultur.

Mitarbeiter 2 Tage beim Kanban-Trainer

Die anfänglichen Vorbehalte sind laut Vetsch heute weitgehend überwunden. Mittlerweile werden in den einzelnen IT-Gruppen oft täglich Kanbil-Analysen durchgeführt, einmal wöchentlich finden sie bereichsübergreifend statt und zweimal pro Monat treffen sich auch der CIO und seine IT-Manager vor dem Kanbil-Board. Der Aufwand für die Implementierung war nach Darstellung von Vetsch überschaubar. Seine 12 Unterabteilungen wurden nacheinander vom akkreditierten Kanban-Trainer Klaus Leopold jeweils zwei Tage an die Methode herangeführt und hinterher noch einige Tage bei der praktischen Anwendung unterstützt. Sehr viel mehr habe es als Rüstzeug nicht benötigt.

Der nächste Schritt war dann schon das Erstellen und Abarbeiten einer Mängelliste und das Umsetzen der ständigen gemeinsamen Analyse. Keine neuen Prozesse, keinen neuen Methoden, keine Strukturveränderung, keine Organisationsanpassung – ganz einfach täglich 15 Minuten in den offenen Dialog mit seinen Kollegen treten und den positiven Effekt binnen Tagen als Erfolg verbuchen.

„Bei der Einführung von Kanban ändert sich sehr wenig an der gewohnten Arbeitsweise“, erläutert Klaus Leopold von LEANability auf seiner Homepage. "Die Rollen im Unternehmen beziehungsweise Teams bleiben wie sie sind und es werden auch keine neuen Job-Titel erfunden." Anders als bei manchen Fußballlehrern ist auch klar definiert, wie die Taktiktafel aufgebaut ist: Input, Analyse, Entwicklung, Test, Fertig.

CIO Vetsch ist jedenfalls überzeugt von den Ergebnissen an der Stuttgarter Börse - und davon, dass auch anderswo von der Methode profitiert werden kann. "Es würde oft dem ganzen Unternehmen gut tun - nicht nur der IT-Abteilung“, so Vetsch. "Der Benefit ist enorm.“ Allerdings gebe es eine wichtige Voraussetzung dafür, dass Kanbil oder Kanban auch Erfolge bringt: "Nicht propagieren, sondern leben!“

Was bedeuten Kanban und ITIL?

In kürze - Kanban Kanban ist das japanische Wort für "Tafel". In der Wirtschaft versteht man darunter eine Methode, die den Produktionsablauf nicht zentral steuert, sondern orientiert am tatsächlichen Materialverbrauch. Erstmals eingesetzt wurde Kanban 1947 im Toyota-Konzern, indem das Organisationsprinzip eines Supermarktes für die Autofertigung übernommen wurde. Relevante Daten für Produktion, Lagerung, Einkauf und Transport werden im Kanban-System übersichtlich auf Karten oder Tafeln notiert. In der IT - insbesondere in der Softwareentwicklung - dient die Methode dazu, Parallelarbeit zu reduzieren, Durchlaufzeiten zu beschleunigen und Engpässe sichtbar zu machen. Dies geschieht klassischerweise durch Visualisierung und Messung des Arbeitsflusses, Begrenzung angefangener Arbeit, explizite Prozessregeln und Optimierung auf Basis von Modellen.

In kürze - IT Infrastucture Library (ITIL) ITIL ist die Kurzform von IT Infrastructure Library. Darunter versteht man eine Sammlung von Best Practices für das IT-Service-Management, die international inzwischen Standardcharakter besitzt. Beschrieben werden die für den Betrieb einer IT-Infrastruktur notwendigen Prozesse und Werkzeuge. ITIL-Orientierungspunkt ist der wirtschaftliche Mehrwert für den Kunden. Informationen über die aktuelle Version ITIL v3 und Publikationen dazu finden sich auf der offiziellen Website www.itil-officialsite.com. Ein deutschsprachiges Forum gibt es im Internet unter www.itsmf.de.