Zielsetzung
Die Unterstützung der gesamten Kommunikations- und Transaktionsprozesse eines Unternehmens mit seinen Mitarbeitern durch ein Mitarbeiterportal ist der Grundgedanke der recht jungen Disziplin des B2E - Business-to-Employee.
Ziel ist es, die Mitarbeiter online zu führen und zu motivieren. Erreicht wird dies, indem die Beschäftigten wie Kunden behandelt und ihnen verschiedene Services geboten werden. Dabei bieten Portallösungen einige Vorteile: Untersuchungen haben gezeigt, dass Firmen, die ihren Beschäftigten elektronische Portale bereitstellen, Kosten sparen, da Prozesse effizienter gestaltet werden, und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht werden kann.
Doch die Möglichkeiten von Mitarbeiterportalen zur Beschleunigung der Geschäftsprozesse werde bisher nur von den wenigsten Unternehmen ausgeschöpft.
Ziel der Studie ist es daher, den aktuellen Entwicklungsstand in deutschen Wirtschaftsunternehmen zu untersuchen sowie zukünftige Potenziale und Ansatzpunkte für Mitarbeiterportallösungen aufzuzeigen.
Fortschreitende Globalisierung und immer neue Möglichkeiten im E-Business bedeuten einen stetig wachsenden Konkurrenzdruck für viele Unternehmen. Unternehmensinternes Wissen wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Da wichtige Informationen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter aber häufig dezentral abgelegt werden, liegen die Informationen auf zahlreichen Seiten verstreut. Für eine effektive Nutzung der Wissensbestände, muss der Zugriff auf diese Daten für jeden Mitarbeiter individuell optimiert werden. Dies geschieht mit Hilfe eines Mitarbeiterportals.
Das Mitarbeiterportal rückt den Mitarbeiter in den Fokus des Interesses. Die bereitgestellten Informationen sind auf ihn personalisiert. Außerdem soll er von jedem Ort und zu jeder Zeit schnell auf wichtige Informationen zugreifen können, ob per Handy, Personal Digital Assistant (PDA) oder Notebook.
Entwicklungsstände bei Mitarbeiterportalen
Der Reifegrad von B2E-Portallösungen in deutschen Unternehmen kann in vier Entwicklungsstufen eingeteilt werden:
Stufe 1:
Die Intranet-Lösung stellt in erster Linie Informationen über das Unternehmen - Produkte, Organisation, einzelne Abteilungen und Service - bereit, die den Mitarbeitern zum Abruf zur Verfügung stehen.
Stufe 2:
Zur Informationsgewinnung stehen zusätzlich Suchmaschinen zur Verfügung. Und die Anwender können auch auf externe Daten und Verzeichnisse zugreifen. Es werden allerdings Zugriffsrechte vergeben, so dass die Mitarbeiter über einen personalisierten Zugang nur bestimmte Informationen aus dem Netzwerk abrufen können oder beispielsweise eine Adressänderung direkt persönlich am PC vornehmen können (Employee Self Service).
Stufe 3:
Neben rollenspezifischer Zugriffsrechte der Mitarbeiter ist das Merkmal Interaktivität hervorzuheben, so dass aufgabenbezogen Know-how-Träger und Interessensgruppen vereinfacht und strukturiert zusammenfinden. Dadurch entsteht eine "Grenzöffnung" innerhalb und außerhalb des Unternehmens. So können beispielsweise Mitarbeiter standortübergreifend ein gemeinsames Produkt entwickeln (collaboration) oder als Mitglied einer Funktionsgruppe (z.B. Sekretariat, Vertrieb, Forschung & Entwicklung etc.) Wissens- und Erfahrungsaustausch im Rahmen einer virtuellen Community betreiben.
Stufe 4:
Das Mitarbeiterportal wird durch den Zugriff auf die Datenbanken und Systeme externer Partner erweitert. Rollenspezifische Transaktionen wie beispielsweise Einkauf über fest angeschlossene Marktplätze (B2B) werden somit integraler Bestandteil des Arbeitsplatzes. Komplette Wertschöpfungsketten werden in dieser Entwicklungsstufe firmenübergreifend vernetzt.
Wie die Umfrage zeigte, befinden sich viele Unternehmen bei der Entwicklung und Implementierung von Mitarbeiterportalen noch ganz am Anfang. Dabei ist das Mitarbeiterportal eine wirkungsvolle Einrichtung, von der sowohl die Mitarbeiter als auch das Unternehmen gleichermaßen profitieren.
Vorteile durch Mitarbeiterportale
Dass sich Investitionen in eine funktionierende, individuell auf das Unternehmen angepasste B2E-Lösung auszahlen, wird deutlich, wenn man die vielen Vorteile betrachtet:
Zum einen werden wichtige Informationen gezielt verteilt und so Streuverluste vermieden, denn jeder Mitarbeiter erhält nur die tatsächlich von ihm benötigten Informationen. Die Effektivität der Arbeit wird erhöht, da sich jeder Mitarbeiter auf seinen Arbeitsbereich konzentriert. Darüber hinaus speichert das Portal auch die individuellen Einstellungen des Anwenders. Da dies an einer zentralen Stelle geschieht, kann der Mitarbeiter von beliebigen Arbeitsplätzen darauf zugreifen, wodurch sich Mobilität und Flexibilität der Anwender erhöhen. Durch den abteilungsübergreifenden Informationsaustausch wird zudem die Kommunikation der Mitarbeiter gefördert und die gemeinschaftliche Arbeit unterstützt.
Deutliche Einsparpotenziale bei den Transaktionskosten, die in der Verwaltung anfallen, sind ein weiterer Vorteil von Mitarbeiterportalen. Des weiteren können durch die gemeinsame Nutzung eines elektronischen Marktplatzes im Rahmen des B2E-Portals Synergieeffekte beispielsweise beim Einkauf genutzt und Kosten gespart werden.
Nicht zuletzt stellen Mitarbeiterportale eine geeignete Plattform dar, um jahrzehntelang aufgebautes, wertvolles Wissen systematisch zu speichern und bereitzustellen, damit es auch anderen Mitarbeitern zur Verfügung steht.
Alles in allem verbessert ein Mitarbeiterportal die Informations- und Geschäftsprozesse im Unternehmen und leistet so einen bedeutenden Beitrag zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit.
Fazit
Die Möglichkeiten von Mitarbeiterportalen zur Beschleunigung von Geschäftsprozessen werden bisher von den wenigsten Unternehmen voll ausgeschöpft. Insbesondere im Bereich der Personalarbeit steckt die Technologie noch in den Kinderschuhen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie, an der sich führende deutsche Wirtschaftsunternehmen beteiligten. Weitere Erkenntnis aus den 83 Rückmeldungen ist, dass web-Technologie derzeit mehr für Kommunikation als für Transaktion genutzt wird und zum Beispiel zeitaufwändige administrative Prozesse bisher nur ansatzweise in IT-Systeme integriert und automatisiert wurden. Oft liegt eine Vielzahl fragmentierter Ansätze (Ideenfarmen) oder Initiativen vor. Der Weg zur kostensparenden, qualitäts- und produktivitätssteigernden Portallösung wurde bisher nur von einigen wenigen Unternehmen - vorwiegend aus der Hightech-Branche in aller Konsequenz realisiert. Als schwerwiegendste Hürden die gegen einen konsequenten Auf- beziehungsweise Ausbau der Portallösung sprechen, werden fehlendes Budget, Ängste und Akzeptanzprobleme bei den Mitarbeitern und insbesondere bei größeren Unternehmen die fehlende Verantwortlichkeit genannt. Gerade weil bei einem Mitarbeiterportal die Datenhoheit meist bei den einzelnen Bereichen verbleibt und somit eine politische Neutralität im Unternehmen gewahrt werden kann, stellt sich nur die Frage: Wer bündelt die Kräfte?
Cap Gemini Ernst & Young bietet die vollständige Studie auch zum Download an.