Der Wunsch ist mehr als fromm, dass IT etwas zum Unternehmenserfolg beitragen möge. Mit Business Process Management (BPM) steht der IT-Abteilung aber eine Sammlung von Werkzeugen zur Verfügung, um Geschäftsprozesse mit IuK-Technologien zu unterstützen.
Kleine und mittlere Unternehmen, so der Branchenverband Bitkom, scheuten aber häufig den Aufwand für BPM-Technologie. Damit auch diese Firmengrößen Zugang zum Prozess-Management bekommen können, hat der Verband nun einen Leitfaden zu BPM und Service-orientierten Architekturen (SOA) vorgelegt.
"Die Bitkom-Publikation erläutert die Grundlagen des BPM sowie die unterschiedlichen technischen Werkzeuge und Methoden, mit deren Hilfe Unternehmensziele wie Kostenreduktion oder erhöhte Kundenorientierung erreicht werden können", wirbt Bitkom-Präsident August-Wilhelm Scheer für die Broschüre, die es kostenlos als Web-Ausgabe gibt.
Der Leitfaden wendet sich an BPM-Anwender insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Er hilft der Bitkom zufolge Verantwortlichen in den Unternehmen bei der Anpassung der Organisationen und unterstützt sie bei der individuellen Auswahl von Werkzeugen und Technologien.
Wertschöpfung findet firmenübergreifend statt
Nach Bitkom-Einschätzung werden KMUs verstärkt Business Process Management einsetzen, weil sie "immer häufiger und enger mit anderen Unternehmen zusammen (arbeiten)". Zudem finde ihre Wertschöpfung zunehmend firmenübergreifend statt.
Mit aktuellen BPM-Systemen könnten Geschäftsprozesse entworfen, simuliert, geändert und über Monitoring-Funktionen ausgewertet sowie mit SOA-Software verknüpft werden. Umfragen hätten ergeben, dass diese innovativen Lösungen dabei sind, sich einen Markt zu erobern: Ungefähr jedes achte Unternehmen setze hoch integrierte BPM-Werkzeuge bereits ein - Tendenz steigend, heißt es bei der Bitkom. Im Jahr 2011 soll das weltweite Marktvolumen für BPM-Werkzeuge und Integrationsdienstleistungen nach Schätzungen auf über vier Milliarden Dollar steigen.
Für die Autoren der Studie, Plamen Kiradjiev und Friedrich Vollmar von IBM sowie Maik Schacht von BASF IT Services, bieten sich mit BPM und SOA Werkzeuge an, "die den prozessorientierten Wandel kostengünstig und zeitnah unterstützen können". Um das Jahr 2000 herum habe es eine Phase kontinuierlicher Veränderungen in der Prozesslandschaft gegeben, in der die IT eher zu einem "den Wandel behindernden" Faktor degenerierte. Nun führten die aktuellen Konzepte "die geschäftliche Notwendigkeit flexibler Entwicklungsfähigkeit mit den technischen Möglichkeiten der IT wieder zusammen", heißt es in dem Leitfaden.
Ein Geschäftsprozess, so die Definition der Autoren, beschreibe die "Ausführungslogik, also die logische, zur Erreichung des Geschäftszwecks erforderliche Abfolge von Aufgaben". Anders als in der Vergangenheit, als Abfolge und Durchführung von Aufgaben unlösbar miteinander verbunden gewesen seien, fordere das BPM-Konzept die Entkopplung der Abfolge- von der Durchführungslogik.
Durch die Auflösung der Verbindung entstünde "eine zusätzliche Flexibilität in der Reihung oder Orchestrierung von Aufgaben, womit eine Erweiterung oder Veränderung des Geschäftszweckes wesentlich vereinfacht wird".
BPM steht für neue Vorgehensweise
Die IT schaffe damit eine Plattform, "auf der Management und Fachabteilungen selbstständig und autonom Prozesse und sogenannte Business Services komponieren und verwalten" könnten. BPM stehe für eine neue Vorgehensweise für die künftige Unterstützung von Geschäftsprozessen bis in die Fachabteilungen hinein.
Um das Thema für KMUs handhabbar zu machen, starten die Autoren mit einer Definition der Begriffe "Fachliches BPM" und "Technisches BPM". Danach wird’s praktisch: Die Autoren erläutern drei Ansätze für die Einführung von BPM: der fachbereichsgetriebene Top-Down-Ansatz, das von der IT-Abteilung getragene Buttom-Up-Modell oder eine "Meet-the-Middle" genannte Mischform.
Die Wahl des richtigen Vorgehens hängt unter anderem vom Reifegrad des Unternehmens ab: Welches Niveau hat das Management der Geschäftsprozesse bereits erreicht, welche Werkzeuge sind schon vorhanden und wie soll der konkret erzielbare Mehrwert aussehen?
Wer diese Fragen für sich beantwortet hat, kann mit BPM starten. Das sei allerdings keine Projektarbeit, geben die Autoren zu bedenken: "Es ist eine wiederkehrende Management-Aufgabe, welche die sukzessive Optimierung und Anpassung der Prozesslandschaft an die sich ändernden Bedarfe des Unternehmens beinhaltet." Diese Aufgabe manifestiere sich in vier Phasen, die jeder Prozess durchlaufe: Modellieren/Simulieren, Implementieren, Ausführen, Überwachen/Monitoring.
Für jede dieser Phasen gibt der Bitkom-Leitfaden praktische Erläuterungen. Damit die Zielgruppe des Leitfadens, kleine und mittlere Unternehmen, auf den bereits gemachten Erfahrungen aufsetzen und eigene Fehler vermeiden kann, hilft die Broschüre schließlich mit einem Ausflug zu Best Practices und Lessons learned.
Keine Hektik durch BPM aufkommen lassen
"In der IT-Industrie", schließen die Autoren, "ist BPM ein heißes, innovatives Thema". Viele Innovationen aus der IT-Industrie stünden vor der Tür, seien aber noch nicht verfügbar oder befänden sich "noch in einer sehr frühen Phase". Dennoch werde das "Rad der BPM-Innovationen nicht stillstehen".
Die Experten des Bitkom-Arbeitskreises SOA-Technologies empfehlen denn auch, das Thema BPM "jetzt und ohne Hektik anzugehen". In Bereichen, die starken Veränderungen unterworfen seien, sollten jetzt erste Schritte geplant und durchgeführt werden, um "Erfahrungen aufzubauen und den richtigen Einstieg in BPM in umfassenderem Maße präzise vorzubereiten".