Wo liegen die Chancen und Herausforderungen, wenn es um die Umstellung auf den doppischen Haushalt, die Erstellung einer Konzernbilanz oder die Einführung von ERP-Software geht? Um diese Frage zu klären, beauftragte der Münchener ERP-Anbieter Agresso die Berater von Pierre Audoin Consultants (PAC) mit dem Schreiben eines Whitepapers. Dabei sollten der Rahmen für die Umstellung auf NKF (Neues Kommunales Finanzmanagement) bei Kommunen beleuchtet und die Möglichkeiten und Grenzen einer Partnerschaft mit ERP-Anbietern und IT-Dienstleistern aufgezeigt werden.
Kommunen in Deutschland haben einen hohen Nachholbedarf an IT-Modernisierung. Sie müssen trotz knapper Kassen innovativ agieren, um bei hohen Kosten die geforderten Leistungen mit immer weniger Personal erbringen zu können. Bei der Auswahl einer neuen ERP-Software sollte eine angemessene und nachhaltige Wirtschaftlichkeit der Lösung und ihrer Implementierung im Vordergrund stehen, um die Kosten längerfristig zu senken.
PAC betrachtet die Probleme aus der Sicht eines Kämmerers und gibt beispielhaft Handlungsempfehlungen für die Durchführung eines NKF-Projekts. Hierbei werden die Vorteile beim Übergang von einer Silohaltung von Daten und Prozessen hin zu einer kommunenweiten Prozessunterstützung durch ERP-Software geschildert. Vor welchen Herausforderungen stehen die Kommunen, und wie kann der Einsatz von ERP-Systemen bei den anstehenden Themen helfen?
Dabei stehen nicht nur die Kosten der ERP-Software selbst im Vordergrund. Vielmehr geht es um die gesamten Ausgaben, von der Beschaffung der Software über die Einführung in die bestehende IT-Landschaft bis hin zur Wartung und der Anpassung an neue organisatorische Anforderungen. Bei den Folgekosten während des Einsatzes der Software entstehen oft vermeidbare Belastungen. Je einfacher die Anwender ihre ERP-Software selbst anpassen können, desto weniger externer Aufwand ist nötig. Auch die Reaktionsgeschwindigkeit bei der Durchführung von Anpassungen ist entscheidend.
Wichtig: Skalierbarkeit, Performance und Release-Fähigkeit
Darüber hinaus sollten die Verantwortlichen in Kommunen bei der Software-Auswahl darauf achten, dass ihnen die gewählte Lösung langfristigen Investitionsschutz gewährleistet. Schlagworte sind hier: Skalierbarkeit, Performance und Release-Fähigkeit. Kommunen müssen sich zunehmend komplexeren Organisationsformen und Umstrukturierungsprozessen stellen, wodurch die Fähigkeit der Zusammenarbeit zu einem entscheidenden Thema wird. Die behördenübergreifende Teamarbeit erfordert aber auch eine Verknüpfung der Anwendungen.
Das Whitepaper "Herausforderungen für Kommunen bei angespannter Haushaltssituation und Lösungsansätze durch den Einsatz von ERP-Systemen" steht ab sofort zum Download bereit.
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