An einer klaren Strategie zum Umgang mit Informationen fehlt es demnach offenbar vielen Organisationen. Sie nutzen verschiedene Werkzeuge zum Daten-Management und speichern Datenbestände oft planlos - ein Unterschied zwischen wichtigen und weniger wichtigen Informationen wird dabei meist nicht gemacht.
Grundsätzlich empfehlen die Analysten Firmen eine zentralisierte Storage-Lösung. Das sei viel sicherer und ermögliche auch ein schnelleres Arbeiten als verstreut an mehreren Orten und womöglich in mehrfacher Ausfertigung aufbewahrte Daten. Das organische Wachstum von Storage-Systemen hat den Analysten zufolge oft zu chaotischen Zuständen geführt. Während bei den Anwendungen schon lange auf Rationalisierung und Integration gesetzt werde, fehlten solche Bestrebungen beim Daten-Management bisher weitgehend.
Bei der Verwaltung und Archivierung von E-Mails beispielsweise mahnen die Berater Veränderungen an. Schließlich habe sich die elektronische Post vom simplen Werkzeug für den Austausch von Dokumenten zwischen Mitarbeitern zu einem der wichtigsten Kommunikationsmedien innerhalb von Organisationen entwickelt.
Quocirca hat festgestellt, dass viele Mitarbeiter ihre E-Mail-Postfächer auch als Back-Up-System für Daten nutzen: Sie schicken wichtige Dokumente an sich selbst, um diese unabhängig von ihrem Arbeitsplatz verfügbar zu haben. Das kann auf Dauer für Firmen zum Problem werden, wenn immer mehr Daten doppelt und dreifach an verschiedenen Orten im IT-System gelagert werden. In der Untersuchung wird Organisationen daher vorgeschlagen, Datei-Server und E-Mails als eine gemeinsame Datenquelle zu betrachten und zu verwalten.
Wichtige Strukturen
Daten müssen zudem in einer hierarchischen Struktur aufbewahrt werden. Die Informationen mit der größten Bedeutung für ein Unternehmen gehören demnach auf die oberste Stufe. Sie müssen auf einem Laufwerk untergebracht sein, das sicheren und schnellen Zugang gewährleistet. Mit zunehmendem Alter und abnehmender Bedeutung können die Daten dann auf langsamere Laufwerke verfrachtet werden. Quorcirca geht dabei davon aus, dass ältere Informationen grundsätzlich geringere Bedeutung für ein Unternehmen haben. Sollte dies anders sein, müsse dies natürlich beim Aufbau des Storage-Systems berücksichtigt werden.
Vor besonderen Herausforderungen beim Daten-Management stehen nach Ansicht von Quocirca Betriebe aus der IT-, Medien- oder Telekommunikations-Branche. Für sie ist der richtige Umgang mit den ständig wachsenden Informationsbergen entscheidend, um im Wettbewerb zu bestehen. Auch hier liegt der Schlüssel darin, vorhandene Informationen richtig zu klassifizieren und sie in verschiedene Kategorien einzuteilen. Dies diene einerseits dem schnelleren Zugriff der Kunden etwa auf Videos, Musikdateien oder Fotos, helfe einem Unternehmen aber auch, die von den Nutzern hinterlegten Inhalte besser auszuwerten in Hinblick auf die Wünsche der Kunden und die Entwicklung neuer, darauf zugeschnittener Angebote.
Die Untersuchung hat das britische Beratungshaus Quocirca unter dem Titel "New Generation Information Management" veröffentlicht. Es handelt sich um vier Forschungsberichte, die sich um verschiedene Aspekte dieses Themas drehen. In Auftrag gegeben hat die Studien Commvault. Der Software-Hersteller mit Hauptsitz in New Jersey (USA) bietet Lösungen zum Daten-Management an.