Je mehr Kooperation, umso höher die Anforderungen an das Management der Zusammenarbeit. Quelloffene Lösungen bieten sich aus Sicht der Forscher an, weil sie ohne großen Arbeits- und Mittelaufwand an individuelle Arbeitsumgebungen angepasst werden können.
Grundsätzlich biete Groupware in drei Bereichen Unterstützung: Kommunikation, Kooperation und Koordination, so die Autoren der Studie. Für den Einsatz von Open Source-Produkten sprächen unter anderem folgende Pluspunkte:
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Wirtschaftlichkeit: In aller Regel - aber nicht immer! - ist quelloffene Software frei verfügbar, so dass die Beschaffungskosten und die Ausgaben für Updates wegfallen. Darüberhinaus können Entwicklungsarbeiten gespart werden, weil über den Quellcode auch Know-how zugänglich ist.
Außerdem werden Open-Source-Lösungen je nach Verbreitungsgrad von einem erheblichen Kreis an Nutzern weiterentwickelt, wovon der einzelne CIO profitieren kann.
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Unabhängigkeit: Der Nutzer geht dem Hersteller gegenüber keine Verpflichtungen ein, womit zum Beispiel auch der Umstieg auf andere Produkte erleichtert wird.
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Sicherheit: Durch den offengelegten Quellcode lassen sich Security-Lücken und Software-Fehler identifizieren, bevor sie gefährlich werden.
Die Autoren der Studie sehen aber auch das große "Aber". So führen sie an, dass bei quelloffener Software grundsätzlich keine Garantien und Gewährleistungsansprüche geltend gemacht werden können. Genauso fehlt meist ein Support.
Integration - Für und Wider
Außerdem unterscheiden sich viele OS-Programme deutlich von den üblichen Standard-Lösungen, so dass die Mitarbeiter für den Umgang damit aufwändig geschult werden müssen.
Was die Anpassbarkeit quelloffener Software betrifft, ist die Haltung der IAO zwiegespalten. Einerseits gilt es als Vorteil, dass sich die Programme wegen des offenen Codes leicht den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens anpassen oder in Standard-Software integrieren lassen. Andererseits ist die Integrität der Komponenten im Einzelfall eben genau zu prüfen - mitunter gibt es negative Überraschungen, weil sich die Integration als kompliziert erweist.
Bezüglich der technischen Anforderungen an die IT-Landschaft gehen die Autoren der Studie davon aus, dass in den meisten Fällen ein WAMP- oder Lamp-System bereitgestellt werden muss (Windows beziehungsweise Linux plus Apache-Server plus MySQL-Datenbank plus PHP als Skript-Sprache).
Kommunikation: Muss es Echtzeit sein oder nicht?
Die IAO hat 17 Kollaborationsplattformen miteinander verglichen und kommt zu dem Schluss, dass alle ihre Stärken und Schwächen haben und die Wahl von den jeweiligen Anforderungen des CIO abhängt. Das mag im ersten Moment wenig hilfreich klingen. Dankenswerterweise nennen die Forscher einige Kriterien, die bei der Entscheidung eine Rolle spielen sollten:
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Funktionalitäten zur Kommunikationsunterstützung: Der CIO sollte sich fragen, was ihm wichtiger ist - Echtzeit-Kommunikation über Chats und Messenger-Dienste oder asynchrone Kommunikation per E-Mail und Befragungswerkzeuge?
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Funktionalitäten zum Projekt-Management: Dabei geht es um Fragen wie Ressourcen-Einsatzplanung, Terminplanung und Aufgabenverwaltung. Ist es mit der Lösung möglich, Hierarchien zwischen Projekt-Teilen zu bilden, also Gesamt-Projekt, Teil-Projekt, Arbeitspaket und Aufgabe? Können Dateien an Projekt-Teile angehängt werden?
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Funktionalitäten zum Informations- und Daten-Management: Dabei geht es um Möglichkeiten der Dokumentensammlung und -freigabe, Suchfunktionen oder Auswertungs- und Darstellungsfunktionen.
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Administrative Funktionalitäten: Dieser Punkt bezieht sich auf den Umgang mit der Plattform selbst. Wie werden die Zugriffsrechte geregelt, wie die Erfassung der Aufenthaltsdauer von Mitgliedern auf der Plattform und andere Fragen.
Die Frauhofer Gesellschaft hat die Studie unter dem Titel "Webbasierte Open Source-Kollaborationsplattformen" herausgegeben.