Demnach haben Unternehmen, die Hackett als "World Class" bezeichnet, durchschnittlich um 25 Prozent geringere Personalkosten als Durchschnittsfirmen. Der Grund liegt in Fehlern, die während des Outsourcing-Prozesses häufig gemacht werden.
So rationalisieren Unternehmen ihre Arbeitsabläufe beispielsweise nicht bereits im Vorfeld des Business Process Outsourcing (BPO). Sie halten zudem an Mitarbeitern fest, deren Arbeitsbereich ausgelagert wurde.
Im Gegensatz dazu nutzen herausragende Firmen BPO als effizienten Bestandteil des Sourcing-Mixes ihrer Geschäftsprozesse. Sie reduzieren die Kosten für Transaktionsprozesse und stellen unternehmensintern strategische Aktivitäten in den Mittelpunkt.
Erfolgreiches Outsourcing mit weniger Mitarbeitern in der Personalabteilung
Diese Unternehmen beschäftigen 16 Prozent weniger Mitarbeiter in ihren Personalabteilungen als die Vergleichsfirmen (11,88 gegenüber 14,11 Mitarbeitern im Personalwesen pro 1.000 Angestellte).
Gleichzeitig arbeiten die besten aller Personalabteilungen effizienter und mit einem höheren Qualitätsstandard. Sie haben beispielsweise ihre Arbeitsabläufe so rationalisiert, dass sie offene Stellen schneller besetzen, die Zahl der Kündigungen von Mitarbeitern senken und insgesamt die Unternehmensziele stärker unterstützen können.
Dabei sind sie in der Neubesetzung von Stellen um ein Drittel schneller als der Durchschnitt. Die Arbeitszufriedenheit scheint in Unternehmen mit hervorragenden Personalabteilungen ebenfalls größer zu sein. Die Kündigungsrate seitens der Arbeitnehmer ist um bis zu zwei Drittel geringer als in der Vergleichsgruppe.
Die niedrigere Fluktuationsrate hat gleich mehrere Vorteile: Sie senkt die direkten Kosten für die Verwaltung und verringert den personellen Aufwand, der mit der Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter verbunden ist.
Normal ist das nicht
Die kleine Gruppe überdurchschnittlicher Personalabteilungen setzt Outsourcing zudem in allen Bereichen mit geringer Wertschöpfung stärker ein als ihre Vergleichsgruppe. Sie plant fast die Hälfte der insgesamt zur Verfügung stehenden Mittel für Transaktionsprozesse für das Outsourcing ein.
Damit gibt sie für die Auslagerung von Geschäftsprozessen 26 Prozent mehr Geld aus als die Vergleichsfirmen. Hackett hat ausgerechnet, dass sie dennoch 19 Prozent weniger pro Mitarbeiter ausgeben.
Die scheinbar widersprüchlichen Ergebnisse bewertet der Hackett Senior Business Advisor Patty Miller:
"Durchschnittliche Unternehmen betreiben das Outsourcing häufig aus den falschen Beweggründen heraus. Sie glauben, Kosten reduzieren und Arbeitsprozesse in Gang bringen zu können, die nicht funktionieren.
Das ist fast immer ein Fehler. Zudem haben sie oftmals ihre Arbeitsabläufe nicht standardisiert und vereinfacht, so dass die daraus resultierende Komplexität zu erhöhten Ausgaben beim Outsourcing führt. Und schließlich halten sie oft an Arbeitskräften fest, deren Aufgabengebiete ausgelagert wurden, anstatt von der Möglichkeit Gebrauch zu machen, ihren Mitarbeiterstab neu zu ordnen.“
Nach Ansicht von Stephen Joyce, HR Practice Leader bei Hackett, haben die besten Personalabteilungen einen sehr differenzierten Ansatz beim Thema Outsourcing: "Sie haben verstanden, dass effektives Business Process Sourcing darauf gerichtet sein muss, Dienstleistungsmodelle mit Geschäftsprozessen und -verantwortlichkeiten abzustimmen.
Sie bewerten vorsichtig jeden einzelnen Arbeitsprozess und fällen Entscheidungen bezüglich Outsourcing oder anderen Optionen, indem sie Faktoren wie etwa relative Kosten, Strategic Value und Non-Perfomance Risk berücksichtigen. In Transaktionsbereichen mit niedriger Wertschöpfung implementieren sie Best Practices, rationalisieren Arbeitsabläufe und machen Gebrauch von Self-Service-Technologien, um diese Bereiche wo immer möglich zu verkleinern oder ganz abzuschaffen.
Anschließend lagern sie in ausgesuchten Bereichen aus und stellen sicher, dass die Dienstleister für ihre Leistungen zur Verantwortung gezogen werden können. Schließlich konzentrieren sie die internen Ressourcen auf Bereiche mit hoher Wertschöpfung, wie zum Beispiel das Total Rewards Planning, die strategische Personalplanung und die Personalentwicklung, die es ihnen erlauben, einen größeren Beitrag zum Strategic Value ihres Unternehmens zu leisten."
Die Analyse erschien in der Forschungsreihe Book of Numbers, in der die Hackett Group die Best Practices von als World-Class eingestuften Unternehmen untersucht. Die Zuordnung erfolgt auf Basis von Benchmarks unter rund 2.200 weltweit führenden Firmen.