Eine Billion Dollar werden Firmen weltweit im Jahr 2012 für die Beschaffung externer IT-Dienstleistungen ausgeben. Das schätzen die Marktforscher von Gartner. Schon in den vergangenen fünf Jahren lagen die Aufwendungen für Dienstleistungen höher als die für Hard- und Software zusammen. Auch die Ausgaben für eigenes Personal, Ausstattung und Betriebseinrichtungen sind geringer als die Beträge, die an Dienstleister fließen.
Allerdings legen die Verantwortlichen auf die Beschaffung von Services deutlich weniger Augenmerk und gehen das Thema weniger planvoll an als andere IT-Bereiche, wie Frances Karamouzis von Gartner in dem Papier "IT Services: One of the Highest Opportunities for Savings Given It's One of the Largest Sources of IT Spending" schreibt.
Die Marktbeobachterin attestiert den IT-Chefs beim strategischen Umgang mit externen Diensten wenig Reife und durchdachte Herangehensweise. Umfragen bei eigenen Kunden hätten Gartner gezeigt, dass es in wenigen Firmen formalisierte Vorgehensweisen für die externe Beschaffung gebe. Die wären nach Ansicht der Marktbeobachter aber dringend nötig, denn die strategische Beschaffung von IT-Diensten könne großes Potenzial für Kosteneinreduzierungen bieten.
Mit der zunehmenden Auslagerung machen Unternehmen ihren Erfolg immer stärker von Personal abhängig, das ihnen nicht direkt unterstellt ist, betont Karamouzis. Strategisches Sourcing und solides Anbieter-Management sei daher dringend nötig. Wichtigstes Ziel einer solchen Strategie sei es, die eingekauften Leistungen mit den Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen.
Der Einkauf von IT-Leistungen ist mittlerweile eher Regel als Ausnahme. Trotzdem fehlt es laut Gartner-Umfragen an Kompetenz auf diesem Gebiet. Daraus schließen die Marktforscher, dass die Firmen hier bisher viele Einsparmöglichkeiten vertun.
Sourcing aus mehr als drei Ländern
Von dem Geld, das IT-Chefs an Dienstleister überweisen lassen, fließt der größte Teil in die Arbeitsstunden von deren Angestellten. Personalfragen werden nach Ansicht von Gartner in den nächsten Jahren denn auch die größte Quelle von Problemen sein, die das Geschäft von Firmen beeinträchtigen, die IT-Dienste einkaufen. Beispielhaft nennen die Marktbeobachter Fragen wie etwa nach der weltweiten Verteilung, der Gewinnung oder Weiterentwicklung von Arbeitskräften.
Mehr als die Hälfte der 1.000 umsatzstärksten US-Firmen werden nach Gartner-Einschätzung binnen der kommenden fünf Jahre mit Arbeitskräften von verschiedenen Dienstleistern zusammenarbeiten, die über die ganze Welt verteilt sind. Die meisten Unternehmen werden ihre Arbeitskräfte auf drei oder mehr Ländern verteilt haben.
Fünf Maßnahmen
Frances Karamouzis schlägt fünf Punkte vor, auf die der CIO achten sollte.
1. Realistische Selbsteinschätzung: Fehlende Kompetenzen und Ineffizienzen müssen offen angesprochen werden, Kommunikations-Probleme entdeckt werden.
2. Outsourcing nicht nur aus Spargründen: Nur mit Blick auf den Preis einer Dienstleistung einen Anbieter zu wählen, kann ein Unternehmen weit zurückwerfen, warnt Karamouzis. Notwendig ist eine genaue Marktanalyse.
Outsourcing-Projekte ständig überwachen
3. Kosten fortlaufend überwachen: Der CIO darf es nicht dabei belassen, vor der Entscheidung über eine Auslagerung einmal die Kostenvorteile zu berechnen. Er muss die Kosten fortlaufend überwachen.
4. Die Umsetzung: Der Schlüssel für den Erfolg von Outsourcing-Vorhaben liegt nicht darin, einmal den geeigneten Anbieter auszuwählen und günstige Vertragsklauseln auszuhandeln. Der IT-Chef muss auf die Umsetzung der eingekauften Dienste achten.
5. Alternative Beschaffungsmodelle: Bei den derzeit üblichen Beschaffungsmodellen werden die eingekauften Leistungen oft stark an die jeweiligen Bedürfnisse des Einkäufers zugeschnitten. Die Entwicklung geht aber im Zuge der IT-Industrialisierung mehr und mehr in Richtung standardisierter Leistungen. Der IT-Chef sollte genau prüfen, bei welchen Diensten ein Standard-Leistungen für sein Unternehmen geeignet sind und welche genau angepasst sein sollten. Er sollte dabei auch über Modelle wie SaaS und Infrastruktur-Utilities nachdenken.