E-Invoicing, also die vollständig auf digitalem Weg übermittelte Rechnung, soll sich im Geschäftsalltag als Standard etablieren. Der Versand elektronischer Rechnungen hat – sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich – seit dem Jahr 2005 kontinuierlich zugenommen.
E-Invoicing mit geringem Marktanteil
Gemessen am gesamten Rechnungsvolumen in Europa erreicht die elektronische Rechnung jedoch nur einen dürftigen Marktanteil von fünf Prozent. Die restlichen 95 Prozent sind Papierrechnungen. Zu diesem Ergebnis kommen die Analysten von Deutsche Bank Research in ihrer Publikation „e-invoicing. Crown or catalyst of an efficient billing process”, die Ergebnisse verschiedener Marktstudien zusammenfasst.
Lag der Anteil der elektronischen Rechnungsabwicklung 2005 in beiden Bereichen noch unter 200 Millionen-Grenze, konnte er 2008 erstmals die Milliardengrenze überschritten. Derzeit nutzen rund 20 Prozent aller Unternehmen innerhalb der EU einen E-Invoicing, verglichen mit 17 Prozent im Vorjahr. Am häufigsten verwenden Firmen aus Estland digitale Rechnungen, gefolgt von Unternehmen aus Norwegen, Italien und den Niederlanden. Deutschland kommt erst an sechster Stelle.
Dieses Jahr sollen, so die Analysten von DB Research unter Berufung auf eine Erhebung des Billing-Dienstleisters Billentis, europaweit rund 1,4 Milliarden elektronische Rechnungen versendet werden. 900 Millionen B2B-Rechnungen und 500 Millionen B2C-Rechnungen.
Transaktionskosten sind gering
Ein wesentlicher Vorzug der Rechnungsstellung und Archivierung auf elektronischem Weg gegenüber papierbasierten Prozessen sind die geringen Transaktionskosten für Rechnungsversand sowie -empfang.
Bei einer Papierrechnung kosten den Rechnungsaussteller allein der Druck, die Kuvertierung sowie der Versand im Schnitt 3,90 Euro. Diese Kosten entfallen beim elektronischen Verfahren komplett. Auch beim Rechnungsempfang fallen keine Kosten an.
Beim E-Invoicing sind auch Zahlungserinnerungen um 10 Cent billiger – 40 statt 50 Cent – als beim papierbasierten Verfahren und auch die Archivierung kostet nur 80 Cent statt 2,20 Euro. Letzteres gilt für den Rechnungsversender ebenso wie für den -empfänger.
E-Billing: Handel und Energieversorger sind führend
Die Nutzung einer vollständig elektronischen Rechnungslegung ist dabei stark branchenabhängig. In Europa zählen Großhandels- und Handelsfirmen zu den „early adopters“. Knapp 25 Prozent empfangen elektronische Rechnungen und rund 13 Prozent versenden auch welche. Auch viele Energieversorger und Fertigungsbetriebe empfangen und senden elektronische Rechnungen.
Das hängt zum einen mit deren hoher Anzahl an Transaktionen und Fakturen zusammen. Zum anderen haben diese Firmen ihre IT-Landschaft bereits sehr weit ausgebaut. Sie setzen Lösungen ein, die den elektronischen Rechnungsprozess sowie die Archivierung der digitalen Dokumente unterstützen.
Integration schafft Prozessautomatisierung
Viele große Firmen mit E-Invoicing-Prozessen „überreden“ ihre Zulieferer, ebenfalls auf eine elektronische Rechnungslegung umzustellen. Zum einen haben Großkonzerne stark standardisierte Rechnungsabläufe, zum anderen gewinnen sie so mehr Kontrolle über ihre Zulieferer.
Um einen hohen Grad an Prozessautomatisierung zu gewährleisten, muss bei einer per EDI, E-Mail oder FTP versendeten elektronischen Rechnung die notwendige technische Integration in die Unternehmensabläufe sowie in die zentrale ERP-Anwendung gewährleistet sein.