Jeder kennt die Sprechblasen von Vertriebs- und Marketingleuten aus der IT-Industrie. Wer nur die Lösung XYZ einsetze, schaffe durchgängige Abläufe und ebne so den Weg zum papierlosen Büro. So schnell und vor allem so einfach wird daraus leider nichts. Das sagt zumindest die Computing Technology Industry Association (Comptia).
Der weltweite IT-Branchenverband hat in einer Studie unter 400 IT- und Geschäftsverantwortlichen nämlich herausgefunden, dass Firmen zum Teil deutlich mehr Papier verbrauchen als früher und damit auch höhere Druckkosten haben.
Druckaufkommen nimmt zu
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38 Prozent der Befragten teilten mit, dass sie aktuell mehr Unterlagen auf Papier ausdrucken als noch vor zwei Jahren. Acht Prozent gaben an, dass sich innerhalb dieses Zeitraums die Papierberge im Büro signifikant erhöht hätten. Besonders papierintensiv sind die Prozesse in Behörden, im Bildungswesen und im Gesundheitswesen.
Die meisten Befragten gehen zugleich davon aus, dass ihr Papierausstoß in den nächsten zwei Jahren noch weiter steigen wird. Konkrete Zahlen für den Papierverbrauch liefert eine Untersuchung, die der Marktforscher Ipsos im Auftrag von Lexmark durchgeführt hatte. Sie ermittelte in deutschen Firmen einen durchschnittlichen Papierverbrauch von 36 Seiten pro Tag und Mitarbeiter.
27 Prozent der Unternehmen konnten beim Papierverbauch keine Zunahme feststellen. Nur etwas mehr als ein Viertel der befragten Firmen sagten, dass sie heute weniger oder signifikant weniger drucken als vor zwei Jahren.
Hohe Kosten durch mehr Papierausdrucke
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Die Ergebnisse überraschen selbst die Studienautoren, denn immerhin räumen 80 Prozent der Umfrageteilnehmer der Schaffung eines papierlosen Büros eine hohe Priorität ein. Interessanterweise hat in Betrieben, die für die nächsten Jahre ein steigendes Druckaufkommen vorhersagen, das papierlose Büro eine besonders hohe Priorität. Im Gegenzug fand die Untersuchung heraus, dass 45 Prozent wichtige Geschäftsdokumente immer noch als Original-Papier in Aktenordnern ablegen.
Besonderes Interesse an einer Verringerung der Papierberge zeigen vor allem große und mittelgroße Unternehmen. In diesen belasten die Kosten für das Drucken und das Dokumentenmanagement die IT-Budgets besonders. Doch eine so genannte Document Retention Policy sucht man in vielen Firmen vergeblich. Nur etwas mehr als die Hälfte der befragten Betriebe hat formelle Richtlinien für die Mitarbeiter eingeführt, sparsam mit Papier umzugehen und die Menge der Ausdrucke zu verringern.
Digitalisierung und Tablet-PCs dämmen Papierflut ein
80 Prozent der Umfrageteilnehmer wollen die Papierflut künftig durch die Digitalisierung von Dokumenten und Akten eindämmen und damit zugleich effiziente Prozesse beim Dokumentenmanagement und bei der Informationsverwaltung aufbauen.
Zudem gehen viele Unternehmen davon aus, dass der Einsatz neuer Technologien wie Tablet-PCs dazu beitragen wird, künftig mit weniger Papierausdrucken auszukommen. Dadurch könnten diese nicht nur ihre Kosten senken, sondern auch aktiven Umweltschutz betreiben.