Papierloses Büro bleibt Mythos

Nur knapp zwei von drei IT-Administratoren (64 Prozent) sind mit der Druckinfrastruktur in ihrem Unternehmen zufrieden. Das geht aus der "Printerumfrage 11" hervor, die der Münchener Marktforscher Dokulife im Auftrag des Druckerherstellers Brother durchgeführt hat. Dabei hat Dokulife insgesamt rund 6.100 Nutzer, IT-Manager und Einkäufer in Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt.

Für die Unzufriedenheit des übrigen Drittels werden verschiedene Gründe genannt. 17 Prozent erklären lediglich, die Infrastruktur entspreche nicht mehr den Anforderungen. Sieben Prozent geben an, die Kosten seien höher als geplant. Zwölf Prozent sagen, sie hätten zwar eine Strategie entwickelt, aber zu viele Anwender hebelten diese mit ihren Sonderwünschen aus.

Dieser letzte Punkt hat die Autoren der Umfrage näher interessiert. Sie vermuten hier vor allem einen Konflikt zwischen Entscheidern, die die Druckinfrastruktur zentralisieren wollen, und Anwendern, die auf dem eigenen Gerät am Arbeitsplatz bestehen. Projekte zur Zentralisierung würden immer wieder unterlaufen, weil sich Angestellte eigene, niedrigpreisige Geräte einfach unter dem Stichwort "Bürobedarf" bestellen.

Häufigste Maßnahme einer Druckinfrastruktur-Strategie ist das Ersetzen unterschiedlicher Geräte durch ein neues, einheitliches Modell. Das geben 58 Prozent der Befragten an. 54 Prozent ersetzen dabei Arbeitsplatzgeräte durch zentrale Etagendrucker. Interessanterweise erklären aber auch sieben Prozent, sie hätten Etagengeräte durch Arbeitsplatzgeräte ersetzt.

Insgesamt stellen die Studienautoren fest, dass das Thema Drucker/Druckinfrastruktur nach wie vor kaum strategisch angegangen wird. Managed Print Services (MPS) seien "noch nicht flächendeckend" verbreitet, wie Dokulife schreibt.

Die Wünsche an Drucker/Druckinfrastruktur sind denn auch einfach: Geringe Kosten und geringe Störanfälligkeit stehen ganz oben auf der Liste. Außerdem sollen die Geräte leicht zu administrieren und einfach zu warten sein. Das Thema Datenstrom-Verschlüsselung spielt dagegen kaum eine Rolle.

Auf die Frage nach den gewünschten Umwelt-Geräteeigenschaften nennen die Befragten in erster Linie Geräusch- und Emissionsarmut. Es folgen Umweltzertifikate (wie Blauer Engel oder Energy Star) und die Möglichkeit, Kartuschen kostenlos zurückgeben zu können.

Ein weiteres Ergebnis der Studie bezieht sich auf die Vision eines Büros, das sich immer weiter digitalisiert und mit immer weniger Papier auskommt. Glaubt man den Zahlen von Dokulife, wird es vorerst bei einer Vision bleiben.

Bedarf an Bürokommunikationspapier sinkt nicht

Konkret: Nur jeder Fünfte (20 Prozent) erwartet, dass der Bedarf an Bürokommunikationspapier in Zukunft sinkt. Dagegen erklären 42 Prozent, er werde "leicht" steigen. Weitere fünf Prozent rechnen sogar mit einem stark steigenden Bedarf. 31 Prozent glauben, dass der Papierverbrauch sich nicht verändert.

Die Studienautoren wollten außerdem wissen, ob die Teilnehmer auch privat Dokumente ausdrucken. Fazit: Fast jeder Befragte erklärt, selbst erstellte Textdokumente auszudrucken. Außerdem drucken sie E-Mails und Fotos aus.

Auch junge Menschen drucken Texte und Mails aus

Ein Blick auf die verschiedenen Altersgruppen zeigt dabei keinen Unterschied zwischen den Generationen, wenn es um selbst erstellte Textdokumente geht. Bei den E-Mails klicken auch in der Altersgruppe der unter 24-Jährigen noch mehr als 50 Prozent auf den Print-Button, bei den 55- bis 65-Jährigen sind es knapp 80 Prozent.