Nutzlose Policies

Papierloses Büro klappt noch nicht so richtig

22.12.2014 von Christiane Pütter
Keine Unterschrift ohne Papier, kein Meeting ohne Zettel. Das digitale Büro hat sich laut der Studie "Paper Wars 2014" noch nicht durchgesetzt.

"Denn was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen", verkündet Johann Wolfgang von Goethe im "Faust". Das Dichterwort scheint noch heute zu gelten. Offenbar ist den Menschen ein Zettel in der Hand lieber als die Daten auf dem Smartphone. Das legt jedenfalls eine Studie der Non-Profit-Organisation AIIM (Association for Information and Image Management) mit mehr als 400 Teilnehmern nahe. Deren martialischer Titel: "Paper Wars 2014 - an update from the battlefield".

AIIM über das (noch nicht) papierlose Büro -
Papier im Büro
Unternehmenspraxis ist das papierlose Büro noch nicht. Das stellt AIIM in der Studie "Paper Wars 2014" fest, an der 444 Menschen teilgenommen haben.
Bei jedem Fünften steigt die Papiermenge
Die Papierflut ebbt nur langsam ab. 44 Prozent der Befragten beobachten, dass sie weniger mit Papieren und Kopien hantieren. Bei 21 Prozent wird es sogar mehr.
Policys Fehlanzeige
Policys rund um die Reduktion von Papier gehören nicht zum Unternehmensalltag. Umweltschutzrichtlinien werden nur in rund jeder vierten Firma aktiv umgesetzt.
Kein Meeting ohne Papier
Meetings ohne Zettel in der Hand scheinen für mehr als jeden Zweiten undenkbar. Auch die Unterschrift auf Papier ist noch erforderlich.
Mehr oder weniger Papier
In einer weiteren Frage ging es speziell um den Papierbedarf in Geschäftsprozessen. Immerhin fast jeder Zweite gibt an, dieser sinke.
Prozesse rund um's Papier
Insbesondere große Unternehmen bemühen sich darum, Papier in den Geschäftsprozessen zu vermeiden.
Warum Papier unersetzlich ist
Dass nach wie vor so viel Papier kursiert, führen die meisten Befragten auf die Untätigkeit der Firmenleitung zurück. Bei dieser Frage kommt aber auch wieder die Unterschrift auf Papier ins Spiel, ebenso die Vorliebe der Belegschaft für Haptisches.
Treiber für das Scannen
Welche Vorteile bringt Scannen - auch darum geht es in der Studie. Leichteres Suchen und Teilen von Dokumenten wird als wichtigster Vorteil genannt.
Scannen meist ad hoc
Wenn Mitarbeiter Unterlagen scannen, dann meist ad hoc.

Demnach erklären fast sieben von zehn Befragten (68 Prozent), die Benutzung von Papier sei eigentlich nicht mehr akzeptabel. Immerhin bestehen bereits Richtlinien dazu: 35 Prozent der Studienteilnehmer berichten von "Drive Paper Out Policies", 45 Prozent von Umweltschutzrichtlinien. Diese 45 Prozent allerdings werden schon wieder relativiert, denn fast jeder Zweite schickt hinterher, diese Richtlinien würden nicht ernstgenommen.

Faktisch erklären 44 Prozent der Teilnehmer, die Menge an Papier und Fotokopien sinke bei ihnen. 21 Prozent beobachten dagegen, dass sie immer mehr Papier verbrauchen.

Einer der Gründe für die Unersetzbarkeit von Papier sind Unterschriften. Diese werden immer noch von Hand auf dem haptischen Dokument gebraucht. Ein weiterer Grund: Viele Mitarbeiter gehen ungern ohne Zettel ins Meeting.

Insgesamt sind es eher große Unternehmen, die sich um papierlose Prozesse bemühen. Kleine Firmen zeigen sich deutlich zurückhaltender. Insbesondere Verträge, Vereinbarungen und Rechnungen werden immer noch ausgedruckt.

Scannen ohne Plan

Die Studienleiter wollten wissen, wo die Unternehmen Vorteile gescannter Dokumente sehen. Knapp sechzig Prozent schätzen die leichtere Suche und das leichtere Teilen von Schriftstücken. Gut 45 Prozent nennen außerdem mehr Produktivität in den Prozessen, rund 40 Prozent sind froh, nicht mehr so viel Ablagefläche zu brauchen.

Am unteren Ende der Skala betonen nur zehn Prozent den Umweltschutzgedanken. Dass Scannen die Daten-Qualität verbessert, geben ebenfalls nur zehn Prozent an.

Eine ausdifferenzierte Strategie für die digitale Dokumenten-Verarbeitung ist denn auch selten. Fast jeder zweite Befragte (45 Prozent) sagt, in seiner Firma werde nur ad hoc gescannt.