Profi-Tipp

PDF in Excel umwandeln – so geht's

12.11.2021 von Arne Arnold
Tabellen in PDF-Dokumenten lassen sich mit bloßem Kopieren nicht in eine Excel-Tabelle übertragen. Doch es gibt Wege, wie man PDF-Inhalte in Excel umwandeln kann.
PDF-Dokumente lassen sich in Excel konvertieren.
Foto: monticello / Shutterstock.com (Collage)

Das Übertragen von Tabellen im PDF-Format nach Excel hat seine Tücken. Ein simples Markieren und Kopieren funktioniert häufig nicht und schmeißt Zeilen und Spalten durcheinander. Es gibt jedoch drei Möglichkeiten, wie man PDF-Inhalte in Excel umwandeln beziehungsweise konvertieren kann: über eine Funktion in Excel selbst, über diverse Website-Tools oder durch Anwendung eines geeigneten PDF-Readers, der das Kopieren möglich macht.

PDF direkt in Excel umwandeln

1. In Excel wählen Sie das Register "Daten" und wählen dann "Daten abrufen -› Aus Datei -› Aus PDF".

2. Wählen Sie Ihre PDF-Datei aus.

3. Es erscheint ein Fenster mit Seitenangaben, auf denen sich die Tabellen des PDF-Dokuments befinden. Wählen Sie die Seite aus, auf der die gewünschte Tabelle steht. Sie wird zur Kontrolle rechts im aktuellen Fenster angezeigt.

4. Ein Klick auf "Laden" holt die Tabelle korrekt formatiert in das Excel-Dokument. Dafür wird ein neues Tabellenblatt angelegt.

Über "Daten –› Daten abrufen –› Aus Datei –› Aus PDF" importieren Sie Tabellen aus PDF-Dokumenten so, dass sie korrekt auf Spalten und Zeilen verteilt werden.

Hinweis:Die importierten Daten bleiben in Excel mit ihrer Quelle, also dem PDF-Dokument, verbunden. In den meisten Fällen wird man das bei einem PDF-Dokument nicht so haben wollen. Darum empfehlen wir, die importierte Tabelle zu markieren und etwa mit Strg-C zu kopieren. Über „Einfügen –› Werte einfügen“ lösen Sie die kopierten Daten von der Quelle. Sie können mit der Kopie die zuvor importierten Daten beim Einfügen überschreiben oder Sie löschen die importieren Daten nach dem Einfügen an anderer Stelle.

PDF über Webtools umwandeln

Wenn Sie ein komplettes PDF in Excel konvertieren wollen, gibt es dafür eine Reihe kostenloser Webtools, die die Umwandlung für Sie übernehmen. Viele bieten sogar das Konvertieren mit OCR, also der optischen Zeichenerkennung in Bildern an, falls das PDF gescannt wurde. Sehr überzeugende Arbeit leisten hier die Web Converter Freepdfconvert, Smallpdf oder Online2Pdf.com.

Die Vorgehensweise ist denkbar einfach: Sie laden das PDF per Auswahl oder Drag & Drop hoch, lassen es konvertieren und erhalten dann meist automatisch oder per Maustaste den Download des XLSX-Dokuments.

Tabellen mit PDF-Reader kopieren

Wenn Sie einen guten PDF-Reader nutzen, etwa den Foxit-Reader, öffnen Sie damit das PDF-Dokument, markieren die gewünschte Tabelle, kopieren sie und fügen sie in Excel ein. Sie wird in aller Regel korrekt auf Zeilen und Spalten verteilt.