On-Premise, Cloud oder hybrid? Diese Frage wird für Unternehmen immer zentraler, wenn es um den Einsatz von IT-Lösungen für ein modernes Human-Resources-Management geht. Wie also wird sich künftig die Nutzung von HR-Cloud-Lösungen entwickeln? Welche Vor- und Nachteile sehen Unternehmen dabei? Und welche Herausforderungen kommen auf IT-Abteilungen zu?
Antworten auf diese Fragen liefert die erste Untersuchung zum Thema HR und Cloud im deutschsprachigen Raum, die vom Beratungsunternehmen Promerit HR + IT Consulting AG in Auftrag gegeben wurde. Die Erhebung und Auswertung erfolgte durch das IT-Marktforschungsunternehmen International Data Corporation (IDC).
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Interesse an HR-Cloud-Services wächst
Schon heute werden die meisten Personalprozesse in Unternehmen durch Software unterstützt. Durch den Wandel hin zu moderneren und zukunftsorientierten Aufgaben wie Nachfolge-Management, Potenzial-Management oder Performance-Management stellt sich jedoch die Frage, in welcher Form diese Prozesse künftig abgebildet werden sollten - on-Premise, durch Cloud-Services oder als hybride Lösung. Über 190 Entscheider aus dem DACH-Raum gaben Auskunft über die künftige Nutzung von HR-Cloud-Lösungen.
Berücksichtigt wurden dabei ausschließlich Großunternehmen mit mehr als 2500 Mitarbeitern. Die Auswertung zeigt: Bereits 27 Prozent der befragten Unternehmen nutzen HR-Lösungen aus der Cloud, mit dem Thema beschäftigt sich aktuell über ein Drittel. HR-Cloud-Services werden im deutschsprachigen Raum also generell immer wichtiger. Auf IT-Abteilungen kommen somit neue Aufgaben und Herausforderungen zu.
Aktualisierung der HR-IT-Strategie
Um den Herausforderungen künftiger HR-Prozesse erfolgreich zu begegnen, ist eine zeitgemäße IT-Strategie in Sachen Personal-Management unverzichtbar. Derzeit haben jedoch zehn Prozent der befragten Unternehmen keine HR-IT-Strategie implementiert oder arbeiten mit einem Konzept, das älter als zwei Jahre ist (32 Prozent). Dabei zeigen die Ergebnisse: Je aktueller die IT-Strategie in puncto HR ist, desto eher werden Cloud-Lösungen eingesetzt.
Insgesamt 35 Prozent der Firmen, die in den letzten zwei Jahren ihre HR-Konzeption neu entwickelt oder aktualisiert haben, nutzen bereits Cloud-Services. 25 Prozent, die derzeit eine Marschroute entwickeln, planen den Einsatz in den nächsten zwei Jahren. Dagegen entscheiden sich 42 Prozent der Unternehmen ohne HR-IT-Strategie gegen Angebote aus der Cloud.
Axel Singler, studienverantwortlicher Partner bei der Promerit HR + IT Consulting AG, sieht bei der Einführung beziehungsweise Aktualisierung einer HR-Strategie folgende Herausforderungen für die IT-Abteilung: "Die IT muss einerseits den Kundenbedarf der HR decken, andererseits Abhängigkeiten zu den Systemen anderer Fachbereiche erkennen. Dabei ist es wichtig, das Thema aktiv zu treiben, da HR nicht für diese Integration zuständig ist."
Die Analyse zeigt: Je weiter Unternehmen beim Einsatz von HR-Cloud-Lösungen sind, desto offener stehen sie dem Thema gegenüber. So nennen Firmen, die sich gegen HR-Cloud-Services aussprechen, Sicherheitsbedenken (87 Prozent) und den Datenstandort außerhalb Deutschland (74 Prozent) als Hauptgründe. Betriebe, die hingegen Cloud-Dienste nutzen, führen diese Hemmnisse nur zu 55 Prozent beziehungsweise 63 Prozent an. "Sicherheitsbedenken bei der Einführung von HR-Cloud-Services sind oft ein Zeichen von Unkenntnis. Rational betrachtet sind diese Zweifel aber oft unbegründet", erklärt Singler.
Die Zukunft ist hybrid
Gegenwärtig planen 16 Prozent der befragten Unternehmen den Einsatz von HR-Lösungen aus der Cloud in den nächsten zwei Jahren, 19 Prozent beschäftigen sich immerhin mit dem Thema. Vor diesem Hintergrund ist es interessant, wie sich der Einsatz von Cloud-Services für Personalprozesse in den kommenden zwei Jahren entwickeln wird:
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Die Ergebnisse zeigen deutlich, dass der Cloud-Einsatz in allen HR-Prozessbereichen zunehmen wird. Während zukunftsorientierte HR-Aufgaben in die Cloud wandern, verbleiben traditionellere Administrationsprozesse eher in den etablierten On-Premise-Lösungen. "Besonders Talent-Management-Themen wie die strategische Nachfolgeplanung oder Prozesse, in die Mitarbeiter stark eingebunden sind und wo es auf Nutzerfreundlichkeit ankommt, wandern in die Cloud", resümiert Singler.
Laut Studie geht über die Hälfte der Unternehmen (53 Prozent) davon aus, dass in den kommenden fünf Jahren die IT-Software im Bereich HR entweder hybrid, das heißt als Mix aus herkömmlicher On-Premise-Software und Cloud-Services bezogen wird oder HR-Tools hauptsächlich als Cloud-Angebote existieren. Auch Singler ist vom Siegeszug der Cloud-Technik überzeugt: "In fünf Jahren wird fast jedes Unternehmen in irgendeinem Bereich Cloud-Lösungen nutzen." Singer glaubt darüber hinaus nicht, dass es in Zukunft bezüglich der ausgelagerten Daten noch irgendwelche Tabuzonen, wie beispielsweise die Stammdatenhaltung in der Cloud, geben wird.
Denn erst konsistente Stammdaten ermöglichen aussagekräftige HR-Analysen und dienen damit einer nachhaltigen Positionierung im Unternehmen. Geht es um die Faktoren für eine erfolgreiche Implementierung von HR-Cloud-Services, bewerten die Unternehmen die konsistente Stammdatendefinition zwischen allen vorhandenen HR-IT-Systemen mit einem Wert von 1,8 (1 = sehr wichtig, 5 = unwichtig):
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Eine der Herausforderungen der IT liegt ganz klar im Bereich der konsistenten Stammdaten: "In der Praxis sehen wir, dass das Thema Stammdaten von vielen HR-Verantwortlichen unterschätzt wird. Gewiss: Das Thema versprüht auf den ersten Blick wenig Charme, hat aber bei genauerem Hinsehen eine enorme Hebelkraft." Nicht von ungefähr, so Singer, habe sich ein Softwareanbieter am Markt dieses Themas angenommen und trenne nicht mehr Prozess- und Stammdaten, sondern verfolge eine One-Solution-Strategie. Singer weiter: "Damit gehören Integrationsszenarien innerhalb der HR-Anwendungen der Vergangenheit an. Ein neuer, revolutionärer Ansatz, der immer mehr Anhänger findet, betrachtet man den Markterfolg."
HR und IT müssen sich abstimmen
Ob bei der notwendigen Stammdatenkonsolidierung oder bei der Anpassung der Software an die Personalprozesse: HR- und IT-Abteilungen müssen sich künftig enger abstimmen. Die aktuelle Befragung zeigt: Oft gehen die Einschätzungen der IT- und HR-Verantwortlichen auseinander.
Unterschiede ergeben sich beispielsweise bei der Integration von HR-Cloud-Lösungen: Während 44 Prozent der befragten Personaler von einem einfachen Integrationsprozess überzeugt sind und dies als Antriebsfaktor für die Einführung sehen, teilen nur 32 Prozent der IT-Experten diese Ansicht. Uneinigkeit herrscht auch darüber, wer sich zukünftig um Anpassungen, Releases, Support oder das User- Management der HR-Cloud-Services kümmern wird: Während sich die IT-Abteilung hier selbst weiterhin stark in der Pflicht sieht, spricht sich interessanterweise der HR-Bereich hier eine immer wichtigere Rolle zu.
Im Durchschnitt lagen die Angaben 20 Prozentpunkte auseinander. "Durch langwierige und teure On-Premise-Projekte in der Vergangenheit, bei denen eventuell nicht immer das gewünschte Ergebnis von IT geliefert wurde, sieht HR nun die Chance, mit HR-Tools aus der Cloud eine Art Tool-Hoheit zu erlangen. So wird die HR zum Treiber, die IT zum Getriebenen. Eine gemeinsame Definition der Ziele und deren Umsetzung im Zuge der HR-IT-Strategie ist deshalb immens wichtig", so Singler.
Und weiter: "Durch den Einsatz von HR-Cloud-Lösungen muss sich die IT umstrukturieren, weil der Support nun häufiger beim Provider liegt oder durch HR getragen wird. Auch nehmen die Basis- und Infrastrukturthemen ab, und es ist weniger IT-Unterstützung bei der Implementierung gefragt. Hier gilt es, die freien Kapazitäten sinnvoll einzusetzen."
Ohne Mobility und Usability geht künftig nichts mehr
Längst sind flexible Arbeitszeitmodelle, Home Office oder das Arbeiten von unterwegs im Arbeitsalltag angekommen. Hier ist es die Aufgabe der IT, mittels HR-Cloud-Diensten den mobilen Zugriff zu gewährleisten und Mitarbeiter im Home Office, in den Filialen oder den Niederlassungen einzubinden. Dies zeigt sich auch an den fünf wichtigsten Antriebsfaktoren für Unternehmen beim Einsatz von HR-Cloud-Services:
Mobiler Zugriff (57 Prozent),
geringe Kosten beziehungsweise Aufwand für die IT (51 Prozent),
einfache Einbindung von Mitarbeitern in Filialen, Niederlassungen und Home Office (48 Prozent),
niedrige Gesamtkosten TCO (46 Prozent) und
gleicher, aktueller Release-Stand für alle User (44 Prozent).
Fazit
Um die künftigen Herausforderungen zu meistern, müssen HR- und IT-Manager viel enger als bisher zusammenarbeiten, und es muss die Erkenntnis wachsen, dass der erfolgreiche Einsatz von HR-Cloud-Lösungen nur gemeinsam erreicht werden kann. Hier ist vor allem ein neues Rollenverständnis der IT-Abteilung erforderlich: Die IT-Abteilung muss die Anforderungen der HR-Kollegen und die Nutzer von HR-Services verstehen. Erst dann kann der optimale Mix aus On-Premise und Cloud gefunden werden, um sowohl die Sicherheit der HR-Daten zu gewährleisten als auch den maximalen Nutzen für die HR-Abteilung und die Mitarbeiter zu ermöglichen.
"Unternehmen sollten jetzt ihre HR-IT-Strategie aktualisieren, Chancen von Cloud-Lösungen identifizieren und für sich den optimalen Mix aus Cloud- und On-Premise-Lösungen bestimmen. HR und IT werden dabei enger als bislang zusammenarbeiten müssen, um Stammdaten sauber zu definieren, Sicherheitsfragen zu klären und Personalprozesse anzupassen", prophezeit Singler."