Porsche digitalisiert die Unternehmenskultur

Nachrichten-, Wissens- und Kollaborationsportal - all das soll"Carrera Online" sein. Über die neue Intranet-Plattform von Porsche können die Mitarbeiter des Stuttgarter Sportwagenherstellers nicht nur Informationen abrufen, sondern sich in Social-Web-Manier miteinander vernetzen und selbst aktiv werden - etwa in Form von Kommentaren oder Blog-Beiträgen.

Außerdem ist das neue Werkzeug ausersehen, die standortübergreifende Zusammenarbeit zu vereinfachen. Letztlich werden die Mitarbeiter damit zu Gestaltern der internen Kommunikation, zu Impulsgebern für frische Ideen und Innovationen, so der Porsche-Plan. Damit vollzieht das Unternehmen quasi einen Kulturwandel hin zu mehr Transparenz und Dialog.

Technisch basiert die digitale Arbeitsumgebung auf der Social-Business-Software Jive. Was aber hat organisatorisch zum Gelingen des Projekts beigetragen?

1. Orientierung an klaren Zielen

Die Web-Technik verändert sich rasant. Deshalb war das bisherige Intranet von Porsche an seine Grenzen gestoßen. Porsche muss und will hier neue Wege gehen. Dafür wurde ein klares Ziel definiert: Das neue Intranet soll das zentrale Informations-, Interaktions- und Arbeitsportal für alle Mitarbeiter sein. Zu diesem Zweck muss es folgende Anforderungen erfüllen:

• Information: Ein tagesaktuell gepflegtes Nachrichtenportal klärt über die wichtigen Themen im Unternehmen auf.

• Orientierung: Die Plattform bietet eine systematische Übersicht zu Organisation, Prozessen und Strukturen.

• Unterstützung: Es werden Hilfsmittel für den Arbeitsalltag bereitgestellt.

• Identifikation: Offene Kommunikation stärkt die Bindung an das Unternehmen.

• Vernetzung: Alle Mitarbeiter können sich über Hierarchiegrenzen hinweg vernetzen, sich also zwischen Fachbereichen und Standorten austauschen.

Eine besondere Herausforderung war es, die sehr heterogene Zielgruppe im Unternehmen gleichermaßen zu erreichen. Da nicht jeder Kollege über einen eigenen PC-Arbeitsplatz verfügt, wurden an allen Standorten Intranet-Terminals installiert, insgesamt rund 70 Stück.

2. Spezialisierte Partner

Für die Umsetzung holte sich Porsche kompetente Partner ins Boot: Das Screen-Design übernahm die Agentur Faktor 3, für Technik und Implementierung war die Porsche-Tochter Mieschke Hofmann und Partner (MHP) zuständig.

3. Zukunftssichere Technologie

Schnell wurde klar, dass sich die neue Intranet-Plattform nicht mit den bisher genutzten Techniken verwirklichen ließ. Zu gering waren die Möglichkeiten für Interaktion und multimediale Anwendungen. Also galt es, eine alternative Software zu suchen, die sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft von Porsche einfügen würde. Gefragt war eine Verbindung der digitalen Möglichkeiten zur Vernetzung und Zusammenarbeit mit redaktioneller Kompetenz und inhaltlicher Tiefe. Hinzu kamen drei übergeordnete Anforderungen:

• hohe Systemstabilität,

• umfassende Sicherheit und

• ausgeprägte Zukunftsfähigkeit.

Nach sorgfältiger Marktanalyse entschied sich das Team für die Social-Business-Software Jive. Die Software ist klar auf Social Media ausgerichtet und bietet bereits im Standard umfangreiche Funktionen im benötigten Stil. Andere Anwendungen lassen sich relativ problemlos andocken. Darüber hinaus war Jive bereits in einem anderen Projekt im Einsatz, so dass Entwicklungen parallelisiert werden konnten.

4. Systematisches Vorgehen

Zu Beginn wurde ein integriertes Gesamtkonzept entwickelt, das alles Bisherige in Frage stellte. Es berücksichtigte die Unternehmensziele und umfasste eine mittelfris-tige Strategie für die Intranet-Kommunikation. Auf dieser Basis wurden verbindliche Meilensteine vereinbart. Drei Aspekte waren dabei besonders wichtig:

• Hohe Qualität der Plattform: Neben Zuverlässigkeit und Wartbarkeit zählte vor allem auch hohe Flexibilität dazu.

• Nutzerfreundlichkeit: Das Portal sollte leicht zu bedienen sein - und zwar nicht nur für die Generation Y.

• Termintreue: Der Go-Live-Termin musste auf jeden Fall eingehalten werden.

5. Umsetzungsklippen umschifft

Der Zeitplan war von Anfang an ambitioniert. Von der Entscheidung für ein neues Intranet im Mai 2012 bis zu dessen Start im Dezember 2012 blieb gerade einmal ein Zeitraum von einem guten halben Jahr - einschließlich der Testphase. Also teilte das Team das Projekt in überschaubare Umfänge auf. Deren Details wurden in Workshops mit allen Projektbeteiligten diskutiert sowie vorab festgelegt. Anforderungen, die im Lauf der Umsetzung hinzukamen, dokumentierte MHP als "Change Requests".

Dank dieses Vorgehens war es möglich, die Meilensteine konzentriert abzuarbeiten. Nichtsdestoweniger stieß das Team immer wieder auf Herausforderungen. Zum Beispiel, als "Carrera Online" direkt nach der Inbetriebnahme von allen 15.000 Anwendern genutzt werden sollte. Schrittweises Hochskalieren war nicht vorgesehen.

6. Kritische Prüfung zur Halbzeit

Als die Projektlaufzeit zur Hälfte abgelaufen war, stellte das Team fest, dass das Vorhaben weiter fortgeschritten war als geplant. So ergab sich die Möglichkeit, den Go-live-Termin vorzuziehen - oder zusätzliche Anforderungen zu erfüllen. Man entschied sich für Letzeres, um zum Start maximale Qualität und möglichst viele Inhalte zu bieten. Zusätzlich zur Einmalprüfung haben Faktor 3 und MHP den aktuellen Status kontinuierlich über ein Reporting-System dokumentiert, so dass das Team bei drohendem Verzug rasch eingreifen konnte.

7. Agiles Vorgehen

Im Rahmen des Projekt-Managements war vor allem Flexibilität im Team gefragt. Nur so ließen sich kurzfristig auftretende Change Requests berücksichtigen und schnell umsetzen. Diese Anforderung wurde mit Hilfe einer agilen Vorgehensweise erreicht: Kleine Teams arbeiteten in Form von Sprints. So konnten sie in kurzer Zeit zusätzliche Wünsche erfüllen sowie neue Anforderungen verwirklichen.

Ergänzend zu der agilen Vorgehensweise kamen klassische Planungsmethoden zum Einsatz. So wurde beispielsweise im Rahmen eines Jour fixe wöchentlich der Projektfortschritt besprochen.

8. Kommunikation im Dreieck

Wesentlicher Erfolgsfaktor war eine reibungslose Kommunikation im Dreieck, also zwischen Porsche, Faktor 3 und MHP. Dabei kamen von Porsche umfassende Vorgaben, und Faktor 3 lieferte Designvorschläge an MHP. Die Prozessberatung entwickelte daraus Umsetzungsmöglichkeiten und spiegelte sie zurück. Faktor 3 legte Porsche schließlich konkrete Vorschläge zur Entscheidung vor; meist ließen sich Fragen innerhalb von 24 Stunden klären.

9. Einführung - Schritt für Schritt

Ein neues Intranet bietet viele Chancen, bedeutet zunächst aber eine große Umstellung für die Mitarbeiter. Deshalb entschied sich das Team für eine Einführung in drei Etappen - immer begleitet von umfassender Kommunikation in allen Medien der internen Kommunikation. Mit dem Go-Live im Dezember 2012 wurde zunächst das tagesaktuelle Nachrichtenportal freigeschaltet - samt ersten Serviceangeboten. Ebenso gehörten dazu schon Elemente sozialer Interaktion, zum Beispiel die "Lesenswert"-Funktion oder soziale Gruppen. Letztere sind bewusst limitiert und einfach gehalten, um den Weg zur Partizipationskultur schrittweise vorzubereiten.

Bis Ende 2013 soll der weitere Ausbau zur Wissensplattform folgen. Knapp 10.000 Seiten werden ins neue Intranet migriert. Beteiligung ist für die Belegschaft auf vielerlei Art möglich: vom Texte Kommentieren bis zu Self-Services und Activity Streams.

Den Schritt zum Social-Enterprise-Network will Porsche 2014 gehen. Dank diverser Collaboration-Features, etwa Wikis, Diskussionsforen und Blogs, kommt das Unternehmen seinem Ziel damit einen großen Schritt näher: der Digitalisierung der Unternehmenskultur.