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Mitarbeiter müssen oft auf Anweisung des Vorgesetzten kurzfristig eine Präsentation vorbereiten und halten. Folgende Tipps können dafür hilfreich sein.
Angenommen der Chef bittet Sie kurzfristig, der Geschäftsleitung in zwei Stunden einen zehnminütigen Bericht über den Stand Ihres Projektes zu geben. Dieser Fall ist keine Seltenheit, und Sie sollten sich zunächst immer fragen: Was ist mein Anliegen beziehungsweise Ziel bei der Präsentation? Zum Beispiel mehr Ressourcen zu bekommen oder der Geschäftsleitung zu vermitteln, dass alles wie geschmiert läuft.
Das Ziel in einem Zwecksatz definieren
Wenn Sie das Ziel Ihrer Präsentation kennen und in einem Satz, dem "Zwecksatz", formuliert haben, ergibt sich das meiste wie von selbst. Das Formulieren des Zwecksatzes kostet vielleicht fünf Minuten, ist aber essenziell, weil es hilft, die Präsentation so aufzubauen, dass Sie Ihr Ziel erreichen. Der Zwecksatz hilft, Wichtiges und Unwichtiges besser zu unterscheiden. Er verringert damit die Gefahr, sich bei der Präsentation zu verzetteln. Wer sich von vorneherein darüber im Klaren ist, was er mit der Präsentation bezwecken möchte, hat es leichter, den Vortrag so aufzubauen und zu gestalten, dass er überzeugend wirkt. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit deutlich, das gesteckte Ziel zu schaffen.
Falls Ihr Projekt wie geschmiert läuft, könnte Ihr Anliegen sein, genau darauf hinzuweisen - mit dem Ziel, das Ansehen bei der Geschäftsleitung zu steigern, zum Beispiel durch den Hinweis auf die Einhaltung des Zeitplans oder das Unterschreiten des vorgegebenen Budgets.
Leider laufen Projekte selten wie geplant. Deshalb kann Ihr Zwecksatz auch lauten: "Um den geplanten Termin zu halten, benötigen wir noch eine Hilfskraft - Fulltime." Oder: "Die Tests A und B zur Sicherheitsüberprüfung sind noch nicht abgeschlossen. Deshalb die Bitte um Verschiebung des Abgabetermins um eine Woche."
Daten, Fakten und Argumente sammeln
Wenn der Zwecksatz formuliert ist, beginnt die Stoffsammlung. Hier tragen Sie alle für Ihr Anliegen relevanten Daten, Fakten und Argumente zusammen und schreiben diese jeweils auf ein DIN- A7-Kärtchen - noch unsortiert. Das dürfte rund 15 Minuten dauern. Anschließend beginnt die Planung des Aufbaus Ihrer Präsentation. Das ist einfach. Sie müssen hierfür nur die Kärtchen in eine logische, psychologisch geschickte und zielführende Reihenfolge bringen. Und was zum Erreichen des Ziels überflüssig ist, bleibt einfach weg.
Die Präsentation zielführend aufbauen
Beim Planen des Aufbaus einer Präsentation hat sich folgende "Problemlösungsformel" bewährt:
1. Was ist die aktuelle Situation?
2. Wie sollte die Situation sein?
3. Wie können wir das erreichen?
4. Vorteile und Nutzen der vorgeschlagenen Lösung
5. Auffordernder Schlusssatz (zum Beispiel: "Ich bin sicher, wenn Sie mir eine Hilfskraft zur Unterstützung gewähren, dann halten wir den Termin.")
Das Ordnen der Kärtchen gemäß dieser Gliederung nimmt etwa zehn bis 15 Minuten in Anspruch.
Den Vortrag laut üben
In der Folge sollte die Präsentation anhand der sortierten Kärtchen laut geübt werden. Das ist nötig, denn beim lauten Sprechen merkt man am besten, wo die Präsentation noch holprig ist und man zum Beispiel noch ein Argument oder einen verbindenden Übergangssatz einbauen sollte.
Für das Üben und Überarbeiten der Kärtchen beziehungsweise Passagen sind nochmals rund 20 Minuten einzukalkulieren. Erst danach sollten Sie überlegen, ob zur Visualisierung Powerpoint-Charts erforderlich sind, oder ob es überzeugender wirkt, wenn der Vortrag nur mit Hilfe der Kärtchen als Spickzettel frei gehalten und den Zuhörern dabei in die Augen geblickt wird.
Wenn Sie für die Präsentation tatsächlich ein oder zwei Charts für sinnvoll erachten, dann bleibt für deren Gestaltung noch Zeit, denn seit der Erteilung des Präsentationsauftrags ist erst maximal eine Stunde vergangen.