Print-Management geht an IT-Abteilung vorbei

Briefe, Verträge, Protokolle - auch im digitalen Zeitalter gibt es genug Papiere, die verwaltet werden müssen. Anbieter versuchen daher, Lösungen für Print- und Dokumenten-Management an den Entscheider zu bringen. Der Frankfurter Marktforscher IDC sieht sich in der Multi-Klienten-Studie "Print Management & Document Solutions" die Praxis an.

IDC hat Manager - 63 Prozent aus der IT, die übrigen aus anderen Fachbereichen - aus 300 Firmen befragt, die Print- oder Dokumenten-Management einsetzen oder in den kommenden zwölf bis 24 Monaten einsetzen wollen. Dabei legen die Marktforscher folgende Definition zugrunde: Print-Management (PM) und Document Solutions (DS) fassen alle Maßnahmen und Produkte (also Hard- und Software sowie Services) zusammen, die darauf abzielen, die Anforderungen der Unternehmen an eine optimale Druck- und Dokumentenverarbeitung im Büroumfeld zu erfüllen. IDC betrachtet PM als Vorstufe von DS.

Ein Blick auf die Zahlen zeigt ein höheres Interesse an Drucker-Management als an Document Solutions. 23 Prozent der Befragten setzen sowohl PM als auch DS ein. Rund neun Prozent arbeiten nur mit Print-Management, fünf Prozent ausschließlich mit Document-Management.

Außerdem planen 17 Prozent, nur Print-Management einzusetzen. Dagegen erklären lediglich knapp fünf Prozent, nur Lösungen für das Dokumenten-Management zu planen.

Die Befragten sind sich über Sinn und Zweck von Dokumenten-Management nicht einig. 55 Prozent glauben, DS könne "in Teilbereichen" zur Optimierung von Dokumentenprozessen beitragen. Ihnen stehen 31 Prozent gegenüber, die DS gleich "ein immenses Optimierungspotenzial" zutrauen. Sie sagen, die Optimierung von Dokumenten-Prozessen sei letztlich die Automatisierung beziehungsweise Standardisierung von Geschäftsprozessen.

15 Prozent sehen das nicht so. Ihrer Meinung nach kann DS Abläufe "nur unwesentlich" verbessern.

Streitpunkt Kosten

Die Analysten wollten außerdem wissen, woran es bei der Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen scheitert. Sie werteten Antworten der befragten IT-Manager allerdings nicht getrennt von denen der Führungskräfte aus anderen Bereichen aus. Somit ergibt sich ein allgemeines Stimmungsbild in Unternehmen. Es wird allerdings nicht deutlich, wer wem was vorwirft. Neben den bekannten Klagen über mangelndes Technik-Verständnis der Fachabteilungen (41 Prozent der Nennungen) führt immerhin mehr als jeder Zehnte das Geld an: Elf Prozent der Befragten erklären, die IT müsse die Kosten tragen - den Nutzen hätten die Fachabteilungen. Dreizehn Prozent geben sogar an, die IT befürchte Stellenabbau.

Es gibt weitere Konfliktpunkte: Jeder Vierte ist der Meinung, es gebe zu viele unterschiedliche Ansprechpartner auf Seiten der Fachabteilungen. 23 Prozent monieren, die IT werde "zu spät" miteinbezogen - 22 Prozent klagen, die IT werde überhaupt nicht einbezogen.

Eine Studie aus dem Sommer vorigen Jahres zeigt noch ganz andere Probleme auf. Der Münchener Marktforscher Dokulife hatte im Auftrag des Drucker-Herstellers Brother 7.000 Endanwender befragt. Ergebnis: sechs von zehn Angestellten wollen nicht auf den kleinen Tintenstrahler neben dem Schreibtisch verzichten. Auch dann nicht, wenn ein hochmodernes Multifunktionsgerät auf dem Flur steht. Das mag damit zusammenhängen, dass Mitarbeiter im Büro auch Privates ausdrucken.

Dokulife glaubt, dass das ein stringentes Drucker-Management in den Unternehmen erschwert. Denn zum einen laufen Tintenstrahler mit einem Preis von weniger als 250 Euro häufig unter Bürobedarf, nicht unter Hardware-Beschaffung. Zum anderen: Will der IT-Entscheider eine Bestandsaufnahme machen, würden die kleinen Geräte oft einfach abgestöpselt und im Schrank versteckt. Die Mitarbeiter wollten nicht, dass man ihnen den persönlichen Tintenstrahler wegnimmt.

Auch kleine Erfolge kommunizieren

IDC empfiehlt, Printer- und Dokumenten-Management als ganzheitlichen Business Case zu betrachten und Kosten sowie Nutzen jeweils für IT und Fachabteilungen abzuschätzen. Lösungen sollten stufenweise implementiert und auch kurzfristige Erfolge kommuniziert werden. Die Analysten raten außerdem, auf Referenzen der Anbieter zu achten.