Modere Kommunikationslösungen wie Skype, der Live Messenger von Microsoft, Apples iMessage oder Whatsapp haben die Art und Weise wie Menschen miteinander kommunizieren grundlegend verändert. In Sachen Funktionalität, Design und Usability lassen sie kaum Wünsche offen. Nicht umsonst werden diese herausragenden Apps im Privatbereich von Millionen Anwendern weltweit eingesetzt. Für den Einsatz im Unternehmen sind sie jedoch nicht immer geeignet.
In vielen Firmen wird die Nutzung solcher Consumer-Dienste am Arbeitsplatz schlicht und einfach verboten. Diese Entscheidung wird in erster Linie aus Sicherheitsgründen getroffen. Viele Unternehmen befürchten aber auch, dass ihre Mitarbeiter zuviel Zeit mit solchen Apps verschwenden würden. Ganz abgesehen davon macht es auch Sinn, wenn man private und geschäftliche Unterhaltungen voneinander trennen kann. Vor diesem Hintergrund gewinnen sichere Chat- und Instant-Messaging-Lösungen, die speziell für den Einsatz im Unternehmen konzipiert sind, zunehmend an Bedeutung.
In diesem Beitrag präsentieren wir fünf interessante Alternativen aus der Cloud, die sich in erster Linie an KMUs richten. Neben einfachen Text-Chats stellen sie auch nützliche Features rundum Collaboration und Produktivität bereit, die für eine reibungslose Kommunikation und eine bessere Zusammenarbeit im Team sorgen können.
Campfire
Ein Klassiker unter den Chat-Diensten für Unternehmen ist Campfire. Die Software wird von der renommierten Softwareschmiede 37Signals aus Chicago angeboten. Diese hat sich in der Branche vor allem mit dem beliebten Projekt-Management-System Basecamp einen Namen gemacht.
Mit Campfire bietet der Hersteller eine leichtgewichtige Online-Anwendung, mit der Firmen passwortgeschützte Chat-Räume einfach und schnell einrichten können. Über den Versand eines Links per E-Mail lassen sich Kollegen, Kunden und Partner in den Chat einladen. Die verschiedenen Chat-Räume, zu denen man eingeladen wurde, werden auf dem Web-Dashboard in Sektionen klar voneinander getrennt. Praktisch: Man kann Dateien einfach per Drag-und-Drop mit anderen Nutzern teilen. Neben Text-Chats bietet Campfire auch Audiokonferenzen mit mehreren Teilnehmern.
Unterstützte Plattformen: In Sachen Plattformunabhängigkeit lässt die 37Signals-Lösung einiges zu wünschen übrig. So ist Campfire nur für Web und iPhone erhältlich, wobei die mobile Version nur mittelmässig ist.
Preismodell: Campfire wird in vier Abo-Paketen angeboten, die sich an Teams verschiedener Größe richten. Firmen mit bis zu 12 Personen können auf die günstigste Basic-Version zurückgreifen. Diese kostet 12 Dollar im Monat.
HipChat
HipChat ist ein modernerer Chat-Service für Business-Teams, der von der Softwareschmiede Atlassian aus Australien entwickelt wird. Das Unternehmen hat sich auf die Entwicklung von Collaboration-Tools für Softwareentwickler spezialisiert. HipChat wird aus dem Grund oft und gerne in der Software-Branche eingesetzt. Von dieser anspruchsvollen Web-basierenden Lösung können im Prinzip jedoch Anwender aus jeder Unternehmensabteilung profitieren.
Diese bietet einen einfachen Weg, Ideen und Dateien mit Kollegen in persistenten Chaträumen zu teilen. Diese virtuellen Arbeitsräume eignen sich zum Bespiel für einzelne Projekte, Teams oder ganze Abteilungen. Das Tool speichert dabei sämtliche Diskussionen, sodass man stets zurückverfolgen kann, wer wann was gesagt hat. Weitere zentrale Features, mit denen die Software aufwarten kann, sind Videokonferenzen und Screen-Sharing. Interessant für Pro-User: HipChat bietet zahlreiche Integrationsmöglichkeiten. So lässt es sich sowohl mit weiteren Atlassian-Produkten wie Jira und Bitbucket sowie mit weitverbreiteten Online-Diensten wie etwa dem sozialen Netzwerk für Entwickler GitHub oder dem Kundensupport-System Zendesk, um nur einige Beispiele zu nennen.
Unterstützte Plattformen: Neben der Web-Version, die mit allen modernen Browsern kompatibel ist, bietet HipChat native Desktop-Apps für Windows, Linux und Mac OS X. Hinzu kommen mobile Apps für iPhone und Android.
Preismodell: Das Pricing basiert bei HipChat auf dem in der SaaS-Welt stark verbreiteten Freemium-Modell. Die Standard-Version der Lösung mit einfachen Text-Chats und begrenztem Speicherplatz für Dateien (fünf Gigabyte) steht kostenlos zur Verfügung. Wer auf Videokonferenzen und Screen-Sharing nicht verzichten möchte, der zahlt zwei Dollar pro User und Monat.
Slack
BeiSlackhandelt es sich um ein vielversprechendes Kommunikations-Tool, das erst Anfang des Jahres in Kalifornien gestartet wurde. Es verspricht Firmen jeder Größe, sämtliche geschäftsrelevante Diskussionen zentral an einem einzigen Ort online durchzuführen.
Der Clou: In Slack lassen sich zahlreiche Web-Apps nahtlos integrieren, darunter Projekt- und Aufgaben-Management-Systeme wie Basecamp, Asana, und Trello, das Kundenmanagementsystem Zendesk oder die Cloud-Storage-Dienste Dropbox und Google Drive. Sämtliche Benachrichtigungen und Updates, die aus den integrierten Diensten gesendet werden, werden in Slack in einem einheitlichen und zentralen Aktivitäts-Stream angezeigt. Somit finden sämtliche Diskussionen rund um offene Aufgaben, Dokumente, Bugs, Kunden, und so weiter zentral an einem einzigen Ort statt.
Unterstützte Plattformen: Slack ist als Web-App für moderne Desktop-Browser erhältlich. Im Bereich Mobile wartet das Tool mit nativen Apps für iOS und Android auf, die in Sachen Design und Usability einen sehr guten Eindruck machen.
Preismodell: Die Lösung wird ebenfalls im Freemium-Modell angeboten. Während die Lite-Version, bei der man maximal fünf Dienste integrieren kann, für unbegrenzte Nutzer kostenlos ist, zahlt man für die kostenpflichtigen Pakete ohne Integrationsbeschränkungen ab knapp sieben Dollar pro Anwender und Monat.
Hall
Hall ist ein weiterer Chat- und Instant-Messaging-Service für kleine und mittlere Unternehmen, der ebenfalls über zahlreiche Productivity-Apps zur Optimierung der Zusammenarbeit verfügt und mit Diensten von Drittherstellern integrierbar ist. Das Tool unterstützt sowohl Gruppenchats in öffentlichen Räumen als auch private Chats zwischen zwei Personen.
Wie der Hersteller aus Mountain View auf der Produktwebsite behauptet, wurde beim Design des Systems das Thema Datensicherheit in den Vordergrund gestellt. So würden moderne Verschlüsselungstechniken zum Einsatz kommen, um die Kundendaten sicher übertragen und aufbewahren zu können. Was die Integrationsmöglichkeiten angeht, bietet Hall Unterstützung für über ein Dutzend populärer Online-Dienste. Ähnlich wie bei Slack, werden sämtliche Notifications aus den integrierten Apps in Hall an zentraler Stelle angezeigt.
Unterstützte Plattformen: Hall ist für Web, Desktop (Mac OS X und Windows) und Mobile (iPhone und Android) verfügbar.
Preismodell: Auch Hall steht in einer kostenlosen Einsteiger-Version zur Verfügung. Im Gegensatz zu Slack gibt es hier allerdings keine Limits bei der Anzahl integrierbarer Apps. Firmen, die die Lösung in verschiedenen Abteilungen einsetzen möchten und deshalb auf User-Management-Features angewiesen sind, zahlen acht Dollar pro User und Monat.
Glip
Glip bietet sich als eine interessante Kommunikationslösung, die sichere Text-und Video-Chats innerhalb des Unternehmens ermöglicht, und über zahlreiche Features in den Bereichen Projekt-Management und Collaboration verfügt. So ermöglicht die Software die gemeinsame Verwaltung von Projekten, Aufgaben, Terminen, Dokumenten und Notizen zentral im Browser.
Was Interface-Design und Usability angeht, macht Glip eine sehr gute Figur. Das ist für ein Programm, das man jeden Tag intensiv nutzen soll, ein entscheidender Erfolgsfaktor. Denn wenn sich die Anwender mit der Bedienung der Software schwer tun, werden sie sie irgendwann einfach nicht mehr einsetzen wollen. In Sachen Integrationsfähigkeit ist Glip nicht ganz so flexibel wie Slack oder HipChat, bietet dennoch einige interessante Integrationsmöglichkeiten. Zu den verfügbaren Integrationen zählen unter anderem Dropbox, Google Drive und das Time Tracking-Tool Harvest.
Unterstützte Plattformen: Neben der Browser-Anwendung für den Desktop bietet Glip auch native Apps für iPhone und Android kostenlos an.
Preismodell: Die Software kann man in der Einsteiger-Version mit begrenzten Kapazitäten kostenlos nutzen. Der monatliche Preis für die Basic-Version mit zehn Gigabyte Speicherplatz und bis zu 1000 Minuten für Videokonferenzen im Monat beträgt fünf Dollar pro Anwender. (toolsmag.de)