Projekt- und Portfolio-Management bringt ROI von 557 Prozent

Investitionen in Lösungen fürs Projekt- und Portfolio-Management (PPM) sind lohnenswert. Laut einer Untersuchung von IDC bei 13 Firmen brachte jeder für PPM eingesetzte Dollar wieder 5,57 Dollar ein - ein Return on Investment von 557 Prozent. Auf je 100 Anwender der PPM-Lösungen kamen im Durchschnitt 83.500 Dollar Gewinn.

Repräsentativ ist das Ergebnis allerdings nicht. IDC befragte im Auftrag des in den USA ansässigen Managementsoftware-Herstellers CA 13 Firmen, die PPM-Lösungen von CA, Microsoft, Compuware oder SAP einsetzen. Mehrere sind in der Finanzbranche oder im Gesundheitswesen zuhause, vertreten waren auch ein Industriebetrieb, ein öffentliches Unternehmen, ein Forschungsbetrieb sowie je ein Telekommunikations- und Tourismusanbieter. Die Firmengrößen waren sehr unterschiedlich, sie bewegten sich zwischen 650 und 180.000 Mitarbeitern.

Mit PPM-Anwendungen versuchen Firmen, ihre IT-Infrastruktur besser für die Unternehmensziele nutzbar zu machen. Die Arbeit der IT-Abteilung soll sich damit ganzheitlich betrachten, auswerten und verbessern lassen. Das geschieht unter anderem, indem Prozesse vereinheitlicht werden.

Die Firmen haben ihre PPM-Lösung seit durchschnittlich 37 Monaten in Betrieb. IDC gab zunächst vier Reifegrade für verschiedene Aspekte des Projekt- und Portfolio-Management vor, nach denen die Firmen sich einschätzen sollten. Gefragt wurde nach dem Zustand beispielsweise von IT-Governance und Projektmanagement vor und nach der Einführung der PPM-Lösung.

Zu Beginn ordneten sich die Firmen fast vollständig den Reifegraden eins und zwei zu, was bedeutet, dass sie keine oder nur wenige standardisierte Prozesse eingeführt hatten. Nach zwei bis drei Jahren Einsatz der PPM-Lösung befanden sich die meisten auf Grad drei, was bedeutet, dass sie unternehmensweite Standards eingeführt hatten. Einige hatten auch die höchste Stufe erreicht, indem sie Rückkopplungs-Mechanismen eingeführt hatten, um die PPM-Prozesse ständig zu verbessern.

Zahl der jährlichen Projekte steigt um ein Drittel

Eines der wichtigsten Ziele der befragten Firmen war, mithilfe der PPM-Lösung die Zahl der Projekte zu erhöhen, die gleichzeitig umgesetzt werden können. Hier gab es allerdings eine Ausnahme: Ein Finanzdienstleister wollte durch strukturiertes Projekt- und Portfolio-Management Vorhaben identifizieren, die überflüssig oder zum Scheitern verurteilt schienen - das Unternehmen wollte also letztlich weniger Projekte durchführen.

Im Durchschnitt aller befragten Firmen zeigte sich ein Anstieg der jährlich durchführbaren Vorhaben um 35 Prozent. Um ein Viertel stieg die Zahl der Unternehmungen, die mit den Firmenzielen im Einklang standen. Gleichzeitig sanken die Kosten durchschnittlich um 37 Prozent, die erforderliche Mitarbeiterzahl um 14 Prozent. Statt 29,1 Wochen wurden die Vorhaben nach der Einführung der PPM-Lösung in durchschnittlich 18,8 Wochen erledigt. Jeder Projektmanager setzte statt 3,5 jährlich 4,9 Vorhaben um.

Um 59 Prozent weniger gescheiterte Projekte

IDC fragte auch Kennzahlen ab, die direkt mit den einzelnen Vorhaben in Verbindung stehen. Um 59 Prozent sank demnach der Anteil der Projekte, die scheiterten. Redundante Projekte konnten um 78 Prozent abgebaut werden. Nur noch halb so viele Vorhaben überschritten das Budget wie vor dem Einsatz der PPM-Lösung. Wiederholt werden mussten statt zuvor 18 nur noch drei Prozent aller Projekte - und damit 85 Prozent weniger.

Die Qualität der IT-Arbeit konnte mittels der PPM-Lösungen gleichfalls gesteigert werden. Die Abteilung brauchte nicht nur ein Drittel weniger Zeit bis ein Projekt zur Umsetzung bereit war. Auch die Nutzerzufriedenheit stieg - was IDC anhand der Zeit maß, die jeder Nutzer im Jahr mit Anrufen beim Helpdesk verbringt. Sie sank von 0,81 auf ,057 Stunden und damit um 30 Prozent.

Strategien und Prozesse müssen bewertet werden

Die Marktforscher raten Firmen, die über den Einsatz einer PPM-Lösung nachdenken, ihre Strategien und Prozesse nach sechs Gesichtspunkten zu bewerten:

1. IT Governance: Mit welchen Prozessen werden IT-Budget und Projektplanung gesteuert? Wie wird gemessen, inwieweit die Arbeit der IT-Abteilung der Firmenstrategie entspricht?

2. Anforderungen der IT: Wie wird mit Anfragen der IT verfahren? Wer ist verantwortlich für die Verwaltung der Anfragen?

3. Auswahl und Priorisierung: Wonach wird entschieden, welche Vorhaben Vorrang haben? Wie wird ihr Wert fürs Firmengeschäft beurteilt?

4. Verhältnis zum Business: Wie kommuniziert die IT-Abteilung mit anderen Beteiligten? Wie werden Projektdaten gesammelt?

5. Projektmanagement: Wie werden die Ergebnisse dokumentiert und bewertet? Wie werden die tatsächlichen Kosten mit den geplanten abgeglichen?

6. Ressourcen-Verwaltung: Nach welchen Kriterien werden den Vorhaben Mittel zugeteilt?