Im Humaine Klinikum Bad Saarow/Fürstenwalde entschied man sich im Jahr 2004 im Zuge der Inbetriebnahme eines neuen OP-Traktes für markante IT-Maßnahmen zur Verbesserung der involvierten Prozesse. Derartige Planungen liegen in der Verantwortung von Dr. med. Oswald Rehmann, Chefarzt der OP-Abteilung, seit 1991 Stellvertreter des Chefarztes der Klinik für Anästhesiologie / Intensivtherapie / Rettungsmedizin, seit drei Jahren Funktionschefarzt der OP-Abteilung und OP-Manager.
Wesentlicher Bestandteil der Projektierung war der Umstieg von der reinen Datenerfassung auf das Java basierte OPM (OP-Management)-System der BOSS Branchen-Organisation und Software-Systeme AG, Bremen. Nachfolgend beschreibt und begründet Dr. Rehmann die Ausgangssituation, Konzeption und Umsetzungsverfahren zur Prozessoptimierung im OP-Bereich.
Ausgangssituation und Ziele
Die bis dato praktizierten Abläufe bezüglich DV-gestützter Dokumentation lassen sich in wenigen Worten beschreiben: Die Operationen für Folgetage wurden vorerfasst, um die weitere Dokumentation der patientenbezogenen Daten zu erleichtern. Am OP-Tag wurde die Dokumentation zuerst herkömmlich in schriftlicher Form vorgenommen. Grunddaten, Zeiten, Diagnosen und Prozeduren wurden dann zu einem späteren Zeitpunkt von den Operateuren komplett selbst im System erfasst.
Von diesem antiquierten Vorgehen mussten wir weg! Die Leistungen sollten dort erfasst werden, wo sie erbracht werden und wo die Kosten entstehen. Wir haben jetzt viel erreicht, aber wir wollen noch viel weiter. Das Ziel ist klar: durchgehende Prozessoptimierung für den Bereich OP – wir schätzen unsere Zielerreichung auf derzeit rund 60 Prozent.
Gründe für den Einsatz der OPM-Software
Anmeldungen sollen von jedem Platz erfolgen, an denen Patienten aufgenommen werden. Aber nur mit durchdachter Software besteht die Möglichkeit, OP-Planungen einfach zusammenstellen zu können. Die Abkehr von der fixen Fachgebietszuordnung pro OP-Saal ist unabdingbar, damit alle OP-Säle durch den OP-Manager optimal ausgelastet werden können. Dabei unterstützten uns die realen, im System angesammelten und hinterlegten Schnitt-, Naht- und Wechselzeiten. Gutes Teamworking ermöglichte eine generell reibungslose Umsetzung.
Aufgrund der Tatsache, dass mein Kollege Herr Bunks aus der EDV-Abteilung und ich in der BOSS Projektgruppe „OPM“ mitgewirkt haben, sind uns die Anwendungen OP-Planung und -Dokumentation von der ersten Skizzierung her bekannt. Das erleichterte es, sich mit den Programmabläufen bekannt zu machen – nicht aber, den hausinternen Prozess abzubilden und neu zugestalten. Es galt die PC-Arbeitsplätze zu konzipieren – es handelt sich immerhin um acht integrierte Operationssäle in drei Funktionsbereichen an drei Standorten, die mit 28 PC- Arbeitsplätzen mit Flachbildschirmen ausgestattet wurden. Jeder OP-Saal wurde mit 19 Zoll Flachbildschirmen an Schwenkarmen direkt am OP-Tisch für PACS-Demonstrationen ausgestattet. Hierüber kann nun jederzeit vom Röntgenbild zurück zur OP-Dokumentation gewechselt werden.
Insgesamt 50 Mitarbeiter aus den Bereichen Funktionsdienst, Operateure und Anästhesie mussten in die neuen Dokumentations- und Organisationsabläufe eingewiesen und in den neuen Softwarefunktionen geschult werden. Dazu kommen noch die Stationsarbeitsplätze, von denen aus die Operationen angemeldet werden. Die Software-Umstellung fand in nur sechs Wochen statt. Der neue Dokumentationsprozess stellt zum einen sicher, dass sämtliche Leistungen dort erfasst werden, wo sie erbracht werden und die Kosten entstehen. Zum anderen ist gewährleistet, dass nach beendigter Operation auch die dokumentarische Arbeit abgeschlossen ist.
Umständliche Abläufe eliminieren
Beginnend bei der Anmeldung einer Operation durch die Stationen bis hin zur weiterführenden Bearbeitung durch die Chefärzte der Fachabteilungen und meine Person wird die detaillierte Planung im OP-Bereich durchgängig integriert. Am Tag der Operationen erfolgt durch den Dispatcher eine weitere wichtige Informationserfassung: nämlich die Kennzeichnung, ob eine Freigabe zur Operation erfolgte und ob der Patient bereits abgeholt wurde. Durch die eindeutige Kennzeichnung des aktuellen Status wird überall sofort ersichtlich, in welchem Stadium sich die Operation und vor allem wo sich der Patient gerade befindet.
Die erste Erfassung von operationsrelevanten Daten erfolgt im Einleitungsbereich durch die Anästhesie. Durch eine gezielte Berechtigungssteuerung wird definiert, welche Daten hier von wem erfasst werden. Ergänzende und exakte Datenerfassung, z. B. der Zeiten, des Einsatzes von kostenrelevanten Materialien, die Dokumentation von Implantaten sowie die Zählkontrolle der verwendeten Platten, Tücher sowie Geräte und Instrumente erfolgt direkt im OP-Saal. Die abschließende ärztliche Dokumentation und das Diktat wird durch den Operateur nach Beendigung der Operation an einem weiteren PC durchgeführt. Die Struktur ist in allen Sälen identisch – bis hin zur Desktop-Gestaltung. Egal, wer in welchem Saal operiert: Jeder soll sich sofort überall orientieren können, denn auf diesen PC-Systemen werden auch die Übertragung der Röntgenbilder, CT-Aufnahmen usw. realisiert.
Da es sich bei unserer BOSS OPM-Lösung nicht nur um ein Planungsinstrument, sondern um ein Managementsystem handelt, ist es für mich unabdingbar, dass ich pro Patient sofortigen Zugriff auf die Labordaten habe und sämtliche relevanten Material- und Apothekenanforderung durchführen kann. Auch diese Prozesse werden durch die BOSS Software unterstützt.
Außerdem ist es sehr vorteilhaft, dass aus der OP-Planung direkt in die OP-Dokumentation und z.B. in die Digitale Patientenakte verzweigt werden kann. Resultierend aus diesen definierten und umgesetzten Strukturen werden zügig und zeitnah bis zu 12.000 Operationen jährlich, d.h. rund 48 bis 53 Operationen pro Tag, bei interdisziplinärer Saalbelegung lückenlos dokumentiert.
Die neue Software-Version unterstützt die interdisziplinäre Nutzung und Verplanung der OP-Saal-Kapazität durch die Vergabe von Zeitmodulen in hervorragender Weise.
Fazit
Natürlich möchten wir noch weiter! Im nächsten Schritt sollen die Funktionsbereiche und die Sterilisation integriert werden, um die Vorbereitungen des Sterilgutes zu optimieren. Die Planungsprozesse werden dahingehend verbessert, dass wir Nutzer-individuelle OP-Pläne zur Verfügung stellen möchten und die Digitale Patientenakte flächendeckend einrichten.
Die gesamte Projektplanung, mit der Einführung des BOSS OPM und der neuen OP-Planung, hat die Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber DV-gestützter Dokumentation stark erhöht. Ich beurteile die Umstellung auf das neue Programm als uneingeschränkt positiv und bin mit der neuen Oberfläche sehr zufrieden.
Dr. Oswald Rehmann, Facharzt für Anästhesiologie in Humaine Klinikum Bad Saarow/ Fürstenwalde.