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Im Projektmanagement ist es erfolgskritisch, gleich zu Beginn zu definieren und zu dokumentieren, wer wofür zuständig und verantwortlich ist. Ebenso wichtig sind Informationen darüber, wer bei bestimmten Schritten konsultiert beziehungsweise informiert werden muss. Mit der RACI-Methode können Unternehmen ihre Chancen auf einen Projekterfolg auf einfache Weise erheblich verbessern.
Beim Management von Projekten gibt es immer einen Critical Success Factor, der leider allzu oft übersehen oder vernachlässigt wird: die Klarheit über die Rollen und Zuständigkeiten der einzelnen Projektteilnehmer und wichtigen Stakeholder. Ganz gleich wie detailliert und vollständig ein Projektplan auch sein mag, Unklarheiten oder fehlende Angaben zu den Rollen und Zuständigkeiten der Projektbeteiligten können zu großen Problemen führen.
Hier kommt die RACI-Matrix ins Spiel, ein einfacher und effektiver Ansatz zur Definition und Dokumentation von Projektrollen und Zuständigkeiten. Die Integration des RACI-Modells in den Project Life Cycle kann das Projektergebnis wesentlich verbessern.
Was ist eine RACI-Matrix?
Die RACI-Matrix ist ein Diagramm zur Aufteilung von Zuständigkeiten. Es zeigt Aufgaben, Meilensteine oder wichtige Entscheidungen, die mit dem Abschluss eines Projekts verbunden sind. Dabei wird festgelegt, welche Personen für die einzelnen Aufgaben zuständig sind, welche Mitarbeiter die Verantwortung tragen und wer gegebenenfalls konsultiert oder informiert werden muss. Das Akronym RACI steht für die vier Rollen Responsible, Accountable, Consulted und Informed, die die Beteiligten in einem Projekt übernehmen können.
In vielen gescheiterten oder gefährdeten Projekten gibt es weder ein gemeinsames Verständnis für die Rollen und Zuständigkeiten der Beteiligten noch eine explizite Dokumentation. Ein solcher Konsenses durch die Anwendung des RACI-Modells bringt ein festgefahrenes Projekt fast immer wieder in Gang und ermöglicht es den wichtigsten Stakeholdern, sich mit anderen Problemen zu befassen.
RACI-Matrix Rollen und Zuständigkeiten
Das RACI-Modell bringt Struktur und Klarheit in die Beschreibung der Rollen von Projektbeteiligten. Mit Hilfe der Matrix werden die Zuständigkeiten geklärt und es wird sichergestellt, dass alle zu erledigenden Aufgaben im Rahmen des Projekts jemandem zugewiesen werden.
Dabei werden vier Rollen unterschieden:
Responsible: Mitarbeiter oder Stakeholder, die die Arbeit erledigen. Sie müssen die Aufgabe oder das Ziel erfüllen und Entscheidungen treffen. Mehrere Personen können auch gemeinsam für bestimmte Bereiche zuständig sein.
Accountable: Mitarbeiter oder Stakeholder, der die Verantwortung für die Arbeit trägt. Er oder sie genehmigt neue Aufgaben, Ziele oder Entscheidungen. Der Verantwortliche muss außerdem sicherstellen, dass die Zuständigkeiten für alle damit verbundenen Aktivitäten in der Matrix zugewiesen werden. Für den Erfolg des Projekts ist es erforderlich, dass es nur eine Person gibt, die die gesamte Verantwortung trägt.
Consulted: Mitarbeiter oder Stakeholder, die Input liefern müssen, bevor die Arbeit erledigt und abgezeichnet werden kann. Diese Personen sind "in the loop" und aktive Teilnehmer.
Informed: Mitarbeiter oder Stakeholder, die auf dem Laufenden zu halten sind. Sie müssen über Fortschritte oder Entscheidungen informiert sein, brauchen aber nicht formell konsultiert werden und tragen somit auch nicht direkt zu Aufgaben oder Entscheidungen bei.
In 6 Schritten zur RACI-Matrix
Zum Erstellen eines RACI-Modells sind 6 Schritte erforderlich:
1. Definieren Sie alle Aufgaben, die mit der Abwicklung des Projekts verbunden sind und listen sie sie auf der linken Seite des Diagramms in der Reihenfolge der Fertigstellung auf. Bei IT-Projekten wird dies am effektivsten durch die Einbeziehung der Project Life Cycle-Schritte und -Leistungen erreicht.
2. Identifizieren Sie alle Projektbeteiligten und listen Sie sie am oberen Rand des Diagramms auf.
3. Füllen Sie die Zellen des Modells aus und geben Sie an, wer zuständig ist (Responsible), wer die Verantwortung trägt (Accountability), wer konsultiert (consulted) oder über alle Aufgaben informiert (informed) wird.
4. Stellen Sie sicher, dass für jede Aufgabe mindestens ein Stakeholder zuständig ist.
5. Für keine Aufgabe sollte es mehr als einen zuständigen Akteur geben. Lösen Sie alle Konflikte, wenn es für eine bestimmte Aufgabe mehr als einen Verantwortlichen gibt.
6. Teilen Sie das RACI-Modell zu Beginn des Projekts mit Ihren Stakeholdern. Diskutieren und einigen Sie sich mit ihnen auf mögliche Änderungen. Dazu gehört auch die Beseitigung von Konflikten oder Unklarheiten.
Best Practices für die RACI-Matrix
Es reicht nicht aus, eine RACI-Matrix zu entwickeln. Zum Lösen von Konflikten und Unklarheiten muss jede Zeile und jede Spalte wie folgt untersucht werden.
Analyse für jeden Stakeholder:
Gibt es zu viele "Rs"? - Ist einem Stakeholder womöglich ein zu großer Teil des Projekts zugewiesen?
Keine leeren Zellen: Muss der Stakeholder an so vielen Aktivitäten beteiligt sein? Kann Responsible eventuell in Consulted oder Consulted in Informed geändert werden? Gibt es zu viele "Köche in der Küche", wird das Projekt verlangsamt.
Buy-in: Ist jeder Stakeholder mit der Rolle, die er im Modell spielen soll, zufrieden? Wenn ja, sollte diese Zustimmung in die Projektcharta und -dokumentation mit aufgenommen werden.
Analyse für jeden Project Life Cycle-Schritt oder jede Leistung:
Keine "Rs": Wer macht die Arbeit in diesem Schritt und erledigt die Dinge? Wessen Aufgabe ist es, die Initiative zu ergreifen?
Zu viele "Rs": Ist dies ein weiteres Zeichen dafür, dass zu viele "Köche in der Küche" stehen?
Keine "As": Wer ist verantwortlich? Es muss ein "A" für jeden Schritt des PLCs geben. Ein Akteur muss für das Geschehen verantwortlich sein.
Mehr als ein A: Gibt es Unklarheiten über die Entscheidungsrechte? Die Beteiligten, die die Verantwortung tragen, haben das letzte Wort darüber, wie die Arbeit erledigt werden soll und wie Konflikte zu lösen sind. Mehrere "As" führen zu langsamen und umstrittenen Entscheidungen.
Jedes Kästchen ist ausgefüllt: Müssen wirklich alle Stakeholder einbezogen werden? Sind die Vorteile der Einbeziehung aller Stakeholder vertretbar, oder geht es nur darum, alle Grundlagen abzudecken?
Viele "Cs": Müssen alle Stakeholder routinemäßig konsultiert werden? Oder reicht es, sie auf dem Laufenden zu halten und nur bei außergewöhnliche Umständen zu konsultieren? Zu viele Cs bremsen das Projekt unnötig aus.
Sind alle wichtigen Stakeholder eingebunden? Dies wird am besten von einem Steuerungsgremium oder Management Team sichergestellt.
RACI-Matrix im Projektmanagement
Die oben genannten Analysen, die eine RACI-Matrix auf einfache Weise ermöglicht, machen den eigentlichen Nutzen des Modells aus. Durch die Integration des Modells mit einem spezifischen Project Life Cycle wird sichergestellt, dass das Projekt erfolgreich strukturiert ist. Fehlt eine der beiden Komponenten, können Probleme mit der Struktur des Projektmanagements verborgen bleiben und das ganze Projekt zum Stillstand bringen. Es lohnt sich deshalb, für jedes wichtige Projekt eine maßgeschneiderte Lösung zu erarbeiten.