Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) umfasst heute in 14 Zentren mehr als 80 interdisziplinär zusammenarbeitende Kliniken, Polikliniken und Institute. Mit 1.369 Betten (plus 120 Betten in der „Universitäres Herzzentrum gGmbH“) ist es eines der größten Krankenhäuser in Hamburg. Jährlich nimmt das Klinikum etwa 52.000 Patienten stationär auf. Hinzu kommen 200.000 ambulante Behandlungen bei 70.000 Patienten sowie rund 50.000 Notfälle. Von den rund 6.400 Beschäftigten des UKE sind über 1.100 Ärzte und Naturwissenschaftler. Fast 3.000 Menschen arbeiten im Pflegedienst und als Therapeuten.
Seit mehr als einem Jahr war der Geschäftsbereich QM des UKE auf der Suche nach einer Software-Lösung, die Redaktion, Pflege und Veröffentlichung der QM-Handbücher vereinfachen sollte. QM-Handbücher gibt es für jede Klinik und jedes Labor des UKE in rund 60 unterschiedlichen Varianten. Die Handbücher werden von den QM-Koordinatoren der einzelnen Kliniken erstellt und müssen regelmäßig aktualisiert werden. Sechs Hersteller von QM-Systemen wurden getestet, den Zuschlag erhielt schließlich die SER HealthCare Solutions für ihre Software Suite „Digital QM-Book“.
„Die Qualitätssicherung in der Medizin hat sich in den letzten Jahren erheblich gewandelt. Durch Gesetze sind Krankenhäuser und niedergelassene Ärzte gefordert, internes Qualitätsmanagement einzuführen“, sagt Manfred Zerwas, Geschäftsführer der SER HealthCare Solutions GmbH, Neustadt/Wied. „Mit dem Digital QM-Book bieten wir ein leicht zu bedienendes Instrument, das die QM-Mitarbeiter bei der Umsetzung der Qualitätsanforderungen, etwa der ISO-Zertifizierung, spürbar entlasten soll.“
Anspruch: immer aktuelle QM-Dokumentation
Dr. Christian Utler, Leiter des Geschäftsbereichs QM am UKE, sagt über das neue Software-Tool: „Unsere Strategie in der QM-Dokumentation – Durchblick schnell und sicher - konnten wir mit der realisierten Lösung umsetzen. Die einfache Bedienung führt zu einer erheblichen Arbeitsentlastung vor Ort und im Geschäftsbereich QM. Bislang erfolgte die Redaktion und Veröffentlichung mit einem Content-Management-System. Pro Dokument waren mindestens 20 Klicks für die Veröffentlichung notwendig, dazu noch die Freigabe und die Archivierung in Papier - ein hoher Zeitaufwand für alle Beteiligten. Mit der neuen Software wird nun der gesamte Prozess von der Dokumentenerstellung bis zur Veröffentlichung im Portal in wenigen Sekunden gemanagt. So bleibt die QM-Dokumentation immer aktuell und ist für den Anwender leicht auffindbar. Das erhöht den QM-Wirkfaktor natürlich um ein Vielfaches.“
Mit dem SER Digital QM-Book wird die Struktur der QM-Handbücher inklusive Kapitel und zugehöriger Dokumente in einer Aktenstruktur abgebildet. Die Handbücher sind hierarchisch gegliedert und beinhalten bis zu 120 Einträge auf drei Ebenen und rund 600 Dokumente pro Handbuch. Einzeldokumente lassen sich daraus auschecken, bearbeiten und wieder einchecken. Die Verschlagwortung der Dokumente erfolgt automatisch über die Begriffe in den „Eigenschaften“ der Word-Dokumente.
Außerdem wird ein einfacher Workflow als Freigabeprozess für die Dokumenten-Revision hinterlegt. Er steuert die Prüfung und Freigabe neuer oder geänderter Dokumente und erlaubt vor der endgültigen Freigabe auch die Weiterleitung an Mitarbeiter zur Überarbeitung von Texten. Die Veröffentlichung der freigegebenen Dokumente im Intranet des UKE erfolgt aus dem Archiv heraus über einen eigenen SER Web Server, der in das UKE-Portal integriert wird. Angezeigt werden die Dokumente über den Web-Client von SER.
QM-Tradition im UKE
Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf hat bereits seit 1998 ein weitreichendes Qualitätssicherungssystem entwickelt. Aufgabe des Geschäftsbereichs Qualitätsmanagement ist es, das umfassende QS-System zu dokumentieren, zu pflegen und weiter zu entwickeln. Mitarbeiter des Qualitätsmanagements beraten Kliniken, Institute, Zentrale Dienste und Tochtergesellschaften des UKE beim Aufbau, Überprüfen (Interne Audits) und Weiterentwickeln ihrer QM-Systeme. Ihre Abteilung wurde in diesem Jahr als erste QM-Abteilung nach der ISO-Norm DIN EN ISO 9001 zertifiziert. Bereits 1997 stellte das UKE als erstes Krankenhaus in Deutschland ein Qualitätssicherungshandbuch vor. Zunächst noch als Papierausgabe, ab 2003 dann auch in elektronischer Form.
Reinhold Hölbling, MBmedien GmbH