Facebook, Twitter, Instant Messenger - für viele Berufstätige ist der ständige Zugriff auf diese Dienste kaum noch wegzudenken. Vor allem Berufseinsteiger, die mit solchen Angeboten aufgewachsen sind, möchten nicht mehr darauf verzichten. Die neue Generation an Arbeitnehmern ist nicht nur fachlich gut ausgebildet. Sie nutzt das Internet und seine Dienstleistungen sowohl als Werkzeug als auch als Kommunikationsmedium.
Das bringt Firmen den großen Vorteil, dass Themen wie Kollaboration, Digital Presence, Instant Messaging oder Videokonferenzen für die meisten jungen Nutzer bekannte Arbeitsmittel sind und sie von den Vorteilen dieser Technologien nicht mehr großartig überzeugt werden müssen.
Der Nachteil: Diese Mitarbeiter reagieren allergisch, wenn Firmen den Zugriff auf das Web und Online-Dienste ihrer Meinung nach grundlos einschränken. Internet-Zugriff ist diesen Mitarbeitern oftmals sogar wichtiger als Statussymbole - immer wieder belegen Studien, dass Angestellte der "Generation Net" eher auf Firmenwagen verzichten als auf die Verfügbarkeit von Internet-Diensten am Arbeitsplatz.
Das bedeutet aber nicht, dass Arbeitgeber allen Nutzerwünschen zustimmen müssen. Im Gegenteil, sobald der Einsatz von Privat-IT oder der Zugriff auf soziale Netzwerke die Arbeitsleistung negativ beeinflusst, müssen Grenzen gezogen werden.
Gute Konzepte verhindern Schatten-IT
Firmen sollten sich bereits jetzt neue Konzepte für den Einsatz privater IT sowie für den Zugriff auf Web-Dienste überlegen, auch wenn sie momentan noch keinen direkten Einsatz privater IT planen. Andernfalls laufen sie Gefahr, dass Nutzer ihre Lieblingsdienste mehr oder weniger offiziell mit in die Firma bringen und dort nutzen. Cloud-Dienste wie Dropbox beispielsweise tauchen nur in den wenigsten IT-Sicherheitslösungen auf, da die Daten über die gleichen Kommunikationswege laufen, die etwa auch Browser für den Zugriff auf das Internet nutzen.
"Das Thema ist kritisch, weil unter anderem die Kostentransparenz leidet und Compliance-Vorgaben des Unternehmens unterhöhlt werden", kommentiert Erwin Schuster, Leiter Informationsmanagement der Wittenstein AG, Hersteller von mechatronischer Antriebstechnik. Durch die "verborgene IT" entstünden undurchschaubare "Schatten"-Prozesse. Daher sei es wichtig, herauszufinden, welche übergreifenden Ineffizienzen und Sicherheitsprobleme drohen. Wichtig sei, dass die IT die Fachabteilungen mit ihrem Leistungsangebot überzeugen könne, und das sei ein aufwendiger Prozess. Auch Miodrag Nussbaumer, IT-Leiter bei der 400 Mitarbeiter zählenden Demmel AG, baut auf Zentralisierung: "Gerade für Mittelständler, die nur begrenzte Manpower in der IT haben, ist es wichtig, einen strikteren Kurs zu wählen, um effizienter arbeiten zu können."
5 Tipps für mehr Mitarbeiterzufriedenheit
Nutzer informieren
Die meisten Nutzer haben keine schlechten Absichten, wenn sie eigene Dienste im Unternehmen einbringen. Im Gegenteil, sie wollen ihre Aufgaben meist schneller erledigen oder zu Hause noch einmal einen Blick auf Daten oder Präsentationen werfen. Hier hilft gezielte Information. Erklären Sie genau, warum bestimmte Dokumente oder Daten das Unternehmensnetz nicht verlassen dürfen und wie Regelungen zustande kommen.
Alternative Dienste anbieten
Es muss nicht immer Facebook oder Dropbox sein - mittlerweile gibt es Alternativen, die für den Einsatz im Unternehmen angepasst und optimiert wurden. Yammer beispielsweise ist ein Kurznachrichtendienst ähnlich wie Twitter, Informationen sind aber nur für Mitarbeiter zugänglich. Die meisten Web-Dienste lassen sich von IT-Abteilungen mit relativ wenig Entwicklungsaufwand nachstellen.
Input der Nutzer aufnehmen
Ermuntern Sie Ihre Nutzer zur konstruktiven Kritik. Wenn die Mitarbeiter zu alternativen Angeboten greifen, dann versuchen Sie herauszufinden, welche Funktionen den offiziell installierten Tools fehlen und wie Sie diese sicher und im Rahmen der IT-Richtlinien zur Verfügung stellen können.
Beta-Tests etablieren
Etablieren Sie Testszenarien, mit denen Sie neuen Produkten und Diensten schnell auf den Zahn fühlen können. In Kombination mit dem Input der Nutzer können Sie diese Szenarien nutzen, um neue Dienste und Tools für den Einsatz im Unternehmen zu bewerten.
Klare Regeln aufstellen
Erklären Sie Mitarbeitern, dass private Äußerungen in Blogs oder sozialen Netzwerken direkte Auswirkungen auf die Firma haben können. Ein Beispiel ist etwa der mittlerweile entlassene Microsoft-Mitarbeiter, der zu früh den Namen des neuen Nokia-Smartphones mit Windows Phone 7 verriet. Machen Sie den Nutzern klar, dass sie nicht alles, was sie in der Firma erfahren, im Web veröffentlichen können.