Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum ein Arbeitsverhältnis beendet wird. Datenschutzbeauftragte im Unternehmen und leitende Angestellte sollten für diese Fälle gerüstet sein. Geht zum Beispiel ein Mitarbeiter in den Ruhestand oder wechselt in absehbarer Zeit den Arbeitgeber, empfiehlt sich eine standardisierte Verfahrensweise.
Geschäftsleitung, Personalabteilung und IT-Leitung sollten sich dafür absprechen. Denkbar ist eine Art Check-Liste, in der alle Punkte festgelegt sind, die bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses vom Mitarbeiter erledigt werden müssen. Dazu gehören beispielsweise das Löschen von Dokumenten und Dateien mit ausschließlich persönlichem Charakter. Ist ein Punkt auf der Liste noch nicht abgehakt, können die Arbeitspapiere bis zur Erledigung zurückgehalten werden.
Fristlose Kündigung
Schwieriger ist es bei einer fristlosen Kündigung. Sie ist schnell ausgesprochen, aber nicht alles ebenso rasch abgewickelt. Auch in diesem Fall bietet es sich an, mit der Liste zu arbeiten. Mit ihr kann verhindert werden, dass nichts vergessen wird. Sonst kann es passieren, dass ein fristlos gekündigter Mitarbeiter weiter Zugriff auf das Firmenpostfach und die Daten hat.
Aber Vorsicht, dem Arbeitgeber sind rechtliche Grenzen gesetzt. Löscht er zum Beispiel private Mails, kann er sich strafbar machen, weil dies unberechtigterweise geschehen ist.
Der Wirtschaftsverlag warnt davor, überstürzt zu handeln. Denn dann können auch schnell Fehler gemacht werden. Diese können dazu führen, dass der Ex-Mitarbeiter eventuell Forderungen an das Unternehmen stellen kann. Deshalb sollte die Sache in Ruhe angegangen und dem ehemaligen Arbeitnehmer die Gelegenheit gegeben werden, unter Aufsicht seine privaten Mails zu löschen.
Wer einfach löscht, kann sich strafbar machen
Ein weiterer heikler Fall ist der, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen nicht mehr aufsuchen kann, etwa weil er gestorben ist. Auch hier kann sich ein Administrator mit dem Löschen der privaten Post beziehungsweise ein Vorgesetzter mit der Anweisung dazu strafbar machen.
Kann keine Einwilligung eingeholt werden, weil beispielsweise kein Angehöriger ausfindig gemacht werden kann, dann sollte das Persönlichkeitsrecht trotzdem so gut es geht gewahrt werden. Eine speziell dafür aus verschiedenen Unternehmensbereichen eingesetzte Kommission sollte das Postfach öffnen, um die notwendigen Dokumente mit dienstlichem Charakter daraus zu entnehmen. Danach sollte das Postfach gelöscht und über das Vorgehen ein Protokoll verfasst werden.