Die Personalbeschaffung über das Internet ermöglicht zahlreichen Unternehmen sowohl eine Senkung ihrer Kosten als auch eine Erhöhung der Effektivität ihrer Maßnahmen im Personalmarketing. Ein Großteil der in dieser Studie befragten Unternehmen glaubt daher, dass die Bedeutung des E-Recruitings gegenüber der traditionellen Personalbeschaffung auch in 2003 weiter steigen wird. Bereits heute wird das Internet häufiger für die Veröffentlichung offener Stellen eingesetzt als Print-Medien.
Während das Potenzial des Internets für das Personalmarketing von vielen Unternehmen bereits erkannt wurde, nutzen bisher nur wenige Unternehmen die Möglichkeiten eines integrierten elektronischen Personalbeschaffungsprozesses. So führt beispielsweise der noch relativ hohe Anteil von E-Mail- und Papierbewerbungen zu einem Medienbruch beim Bewerbermanagement. Die Studie zeigt, dass ein elektronisches Bewerbermanagement genauso wie eine IT-Unterstützung des Auswahlprozesses zu weiteren Kosteneinsparungen führen kann. Der Degussa-Konzern, Teilnehmer an einer der in dieser Untersuchung aufgeführten Fallstudien, hat dieses Potenzial erkannt und stellt derzeit sein gesamtes Bewerbermanagement auf elektronische Prozesse um. Dabei soll auch der Anteil der E-Mail- und Papierbewerbungen auf ein Minimum reduziert werden.
Der Einsatz von Informationstechnologie wird zukünftig neben direkten Kosteneinsparungen im Personalbeschaffungsprozess und einer Verkürzung der Zeiten für die Besetzung freier Stellen verstärkt dazu beitragen, geeignetere Kandidaten besser und schneller zu identifizieren. Dies wird möglich, indem Unternehmen sowohl zusätzliche als auch für eine spezifische Stelle relevantere Informationen über einen Kandidaten erheben als dies über traditionelle Kanäle in der Personalsuche möglich ist.
Überblick über die Ergebnisse der Studie
Die Studie "Recruiting Trends 2003" gibt Aufschluss über die Verwendung und Effektivität verschiedener Instrumente und Plattformen im E-Recruiting. Darüber hinaus stellt sie einen Zusammenhang mit den teilweise bereits realisierten Nutzenpotenzialen her und identifiziert sich abzeichnende Trends in der modernen Personalbeschaffung.
Die Untersuchung zeigt, dass moderne Personalbeschaffungsinstrumente und -kanäle bereits intensiv von den Top-1.000-Unternehmen genutzt werden:
Die unternehmenseigene Homepage wird von 96 % der befragten Unternehmen als Personalmarketingkanal eingesetzt. 88 % der Unternehmen greifen im Personalmarketing auf Jobportale zurück. Der entsprechende Anteil für Print-Medien liegt bei 99 %. Das wichtigste Instrument in der Personalwerbung ist die Stellenanzeige. Diese wird in Print-Medien bzw. auf Jobportalen von fast allen Unternehmen verwendet, die diese Kanäle nutzen. Dagegen veröffentlichen lediglich 89 % der Umfrageteilnehmer offene Stellen auf ihrer eigenen Homepage. Die übrigen 7 % nutzen diese vorwiegend zur allgemeinen Darstellung des Unternehmens als Arbeitgeber.
Betrachtet man die Häufigkeit, mit der die oben genannten Kanäle für Personalmarketingmaßnahmen eingesetzt werden, ergibt sich bereits heute ein Übergewicht der elektronischen Kanäle. Beispielsweise wird die Homepage von 80 % der Umfrageteilnehmer sehr häufig oder häufig für das Personalmarketing genutzt und liegt damit deutlich vor den Print-Medien mit 54 %. Die Stellenbörsen der Jobportale werden von 48 % der Unternehmen sehr häufig oder häufig im Personalmarketing eingesetzt. Dieser Trend wird sich auch in 2003 weiter fortsetzen. So glauben 52 % der Teilnehmer einer ergänzend durchgeführten Umfrage, dass Print-Medien in naher Zukunft weiter an Bedeutung verlieren werden.
Mit Bezug auf die Effektivität der verschiedenen Personalmarketingkanäle stufen 62 % der Umfrageteilnehmer den Einsatz von Personalberatern bei der Personalsuche als sehr effektiv oder effektiv ein. Dass dieser Kanal damit vor allen anderen liegt, kann mit dem typischerweise sehr gezielten Einsatz von Personalberatern erklärt werden. Die Effektivität der Unternehmens-Homepage als Personalmarketingkanal wird von 54 %, die der Stellenbörsen der Jobportale noch von 38 % der Umfrageteilnehmer als sehr hoch oder hoch bezeichnet.
Bei der Einschätzung der Effektivität der Homepage zeigt sich ein signifikanter Unterschied zwischen Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern und Unternehmen, deren Mitarbeiterzahl unterhalb dieser Grenze liegt. So schätzen 81 % der ersten Gruppe die Effektivität dieses Kanals als sehr hoch oder hoch ein. Dies kann vor allem mit der größeren Bekanntheit dieser Unternehmen am Arbeitsmarkt begründet werden.
Nicht nur beim Schalten der Stellenanzeigen, sondern auch als Bewerbungskanal spielt das Internet bei den befragten Unternehmen bereits eine wichtige Rolle: 30 % aller Bewerbungen gehen heute online ein. Darin ist mit 61 % der Online-Bewerbungen ein großer Anteil E-Mail-Bewerbungen enthalten, die nicht für alle Unternehmen Vorteile bringen. Unternehmen, die eine effiziente Bewerberauswahl und -verwaltung erreichen wollen, sollten E-Mail-Bewerbungen eher vermeiden und stattdessen ihren Fokus auf webbasierte Bewerbungsformulare legen. Diese können sowohl in die eigene Homepage integriert sein als auch von externen Jobportalen angeboten werden.
Dennoch genügt es aber nicht, das Webformular einfach nur zur Verfügung zu stellen. Um den Bewerber für die Nutzung des Webformulars zu gewinnen, muss er zuvor über das Bewerbungsverfahren und die von ihm geforderten Informationen aufgeklärt werden.
Die Reduzierung der Personalmarketingkosten und die Erhöhung der Bewerberzahlen sind derzeit aus Sicht der Top-1.000-Unternehmen in Deutschland die wichtigsten Nutzenkategorien des E-Recruitings: 49 % der befragten Unternehmen konnten bisher eine Reduzierung der Kosten durch E-Recruiting erreichen. Den wichtigsten Beitrag zu diesen Einsparungen stellt die Senkung der Personalmarketingkosten durch das Schalten von Online-Anzeigen dar.
Neben der Reduzierung der Personalmarketingkosten nennen 57 % der befragten Unternehmen höhere Bewerberzahlen als sehr wichtigen oder wichtigen Nutzenbeitrag. Der Beitrag dieser Nutzenkategorie wird damit höher eingestuft als eine Verbesserung der Bewerberqualität (12 %) und die Optimierung der Prozesse (23 % für effizientere Vorselektion, 28 % für effizientere Bewerberverwaltung).
Auch zukünftig setzen die befragten Unternehmen vor allem auf die oben genannten Nutzenkategorien und die bereits heute verwendeten E-Recruiting-Instrumente und -Plattformen. 80 % der befragten Unternehmen sehen Einsparungen bei den Personalmarketingkosten auch als den wichtigsten zukünftigen Nutzenhebel an.
Die Untersuchungen zeigen aber auch vielfältige andere Nutzenbeiträge, die bisher nur von einem kleinen Teil der Unternehmen realisiert werden: Im Allgemeinen konnte ein signifikanter Zusammenhang zwischen der Höhe der Kostenreduzierung und dem Nutzenbeitrag aus effizienteren Prozessen und einer effizienteren Verwaltung durch E-Recruiting festgestellt werden.
In Einzelbeispielen zeigt sich, dass effizientere Prozesse und eine effizientere Verwaltung besonders bei Unternehmen mit vielen Bewerbungen ein wichtiger Nutzenhebel sind. Bei Unternehmen mit weniger Bewerbungen bzw. einer unbekannteren Marke als Arbeitgeber in den wichtigen Zielgruppen ist dagegen die Erhöhung der Reichweite ihrer Personalmarketingmaßnahmen bei möglichst geringen Kosten von größerer Bedeutung.
Die durch den Einsatz von E-Recruiting-Plattformen und -Instrumenten herbeigeführte Verbesserung der Matchingqualität, d. h. der Eignung des Kandidaten für eine bestimmte Stelle, wurde in der Studie wegen ihrer schweren Messbarkeit nicht direkt abgefragt. Die Studienergebnisse zeigen aber, dass eine Verbesserung der Matchingqualität bisher insbesondere durch höhere Bewerberzahlen erreicht werden konnte. Effizientere Prozesse wirken sich natürlich auch indirekt auf die Genauigkeit der Selektion aus und können damit die Matchingqualität positiv beeinflussen. E-Recruiting-Instrumente, die sich direkt auf diesen Hebel auswirken könnten, wie z. B. Online-Tests oder komplexere Suchfunktionalitäten für Online-Lebenslaufdatenbanken, spielen bisher zwar eine eher untergeordnete Rolle. Sie stellen allerdings mittel- bis langfristig ein weiteres mögliches Potenzial im E-Recruiting dar.
Einleitung
Die Bedeutung des Internets für die Beschaffung neuer Mitarbeiter hat in den vergangenen Jahren stetig zugenommen. Die Möglichkeiten, das Internet für das Personalmarketing und das Recruiting zu nutzen, umfassen mittlerweile nicht mehr nur das Schalten von Online-Stellenanzeigen oder die Darstellung des Unternehmensprofils, sondern auch die Unterstützung des Bewerbungsverfahrens sowie der Verwaltungs- und Auswahlprozesse. Einige wenige Unternehmen haben inzwischen sogar große Teile der Personalbeschaffung von der Identifizierung einer offenen Stelle bis zu ihrer Besetzung digitalisiert. Beispiele hierfür sind unter anderem die Bertelsmann AG (siehe Abschnitt 4.2) oder CSC Ploenzke (siehe Abschnitt 4.4).
Trotz der scheinbar noch immer anhaltenden allgemeinen Zurückhaltung bei Neueinstellungen wird sich dieser Trend auch im Jahr 2003 weiter fortsetzen. So geben nur 18 % der befragten Unternehmen an, ihre Recruitingaktivitäten in 2003 zu verstärken. Allerdings glauben 75 % daran, dass sich der Trend zur Personalbeschaffung über das Internet fortsetzen wird. Gleichzeitig denken 52 % der Umfrageteilnehmer, dass Print-Anzeigen im kommenden Jahr weiter an Bedeutung verlieren werden.
Die vorliegende Studie betrachtet die Unterstützung der Personalbeschaffung durch den Einsatz moderner Informationstechnologie (IT), die häufig auch unter dem Begriff E-Recruiting zusammengefasst wird, bei den Top-1.000-Unternehmen in Deutschland. Sie untersucht das Thema E-Recruiting insbesondere aus der Perspektive der Unternehmen entlang folgender Fragestellungen:
Wie können Unternehmen moderne Informationstechnologie nutzen, um die Wirtschaftlichkeit ihrer Personalbeschaffung zu erhöhen? Wie kann mit Hilfe des Internets die Ansprache potenzieller Bewerber verbessert werden, um Zahl und Qualität der Bewerber zu optimieren? Wie kann moderne Informationstechnologie genutzt werden, um die Genauigkeit von Auswahlprozessen zu erhöhen?
Während sich die erste Frage besonders auf die Wirtschaftlichkeit der Personalbeschaffung im engeren Sinne bezieht, also auf die Minimierung der Personalmarketing- und Prozesskosten, gehen die anderen Fragen weit darüber hinaus. Sie berücksichtigen auch eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der Personalbeschaffung durch die optimale Besetzung einer Stelle. Wird der Einsatz von Informationstechnologie nämlich beispielsweise dazu genutzt, eine Erhöhung der Anzahl geeigneter Bewerbungen zu erreichen, kann das Unternehmen die Stelle möglicherweise mit einem besseren Kandidaten besetzen und damit auch langfristig den Personaleinsatz optimieren.
Zur Beantwortung der oben genannten Fragen bietet die Studie eine Einführung in die moderne Personalbeschaffung (Kapitel 2), einen Überblick über die derzeit in der Personalbeschaffung verwendeten Instrumente (Abschnitt 3.1), die Analyse der Verwendung IT-gestützter Instrumente und der Nutzung von IT zur Unterstützung der Personalbeschaffungsprozesse unter den Top-1.000-Unternehmen in Deutschland (Abschnitt 3.2), einen Überblick über den bisher erreichten Nutzen durch den Einsatz moderner Personalbeschaffungsinstrumente (Abschnitt 3.3), die Identifizierung zukünftiger Nutzenpotenziale (Abschnitte 3.3 und 3.4), die Zuordnung möglicher Nutzenpotenziale zu spezifischen Anforderungen aus Unternehmenssicht (Abschnitte 3.3 und 3.4 sowie Kapitel 4).
Abschließend bietet Kapitel 5 spezifische, aus den Ergebnissen der Studie abgeleitete Handlungsempfehlungen anhand verschiedener konkreter Szenarien. Kapitel 6 fasst weitere Aussagen der Studie in Form von Schlussbemerkungen zusammen.
Zur Erhebung der erforderlichen Daten wurde im Zeitraum von Mai bis September 2002 ein Fragebogen an Recruitingverantwortliche in den größten 1.000 Unternehmen Deutschlands gesendet.3 Darüber hinaus wurden weitere Informationen aus Fallstudien mit einigen ausgewählten Unternehmen gewonnen. Zusätzliche Interviews mit Experten auf dem Gebiet der Personalbeschaffung flossen ebenfalls in die Untersuchung ein.
Die Umfrage wurde gemeinsam vom Institut für Wirtschaftsinformatik der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt und dem Internet-Jobportal Monster Deutschland (www.monster.de) und seiner Muttergesellschaft TMP Worldwide durchgeführt. Darüber hinaus wurde sie von der Financial Times Deutschland, der Initiative Stellensuche Online (ISO) und dem Fraunhofer-Institut für Graphische Datenverarbeitung unterstützt.
2 Die moderne Personalbeschaffung
Im vorangegangenen Kapitel wurde eine Einführung in den Personalbeschaffungsprozess gegeben. Darauf aufbauend werden nun die in der modernen Personalbeschaffung wesentlichen IT-Systeme und Instrumente betrachtet (Abschnitt 2.1). Im Anschluss daran werden die wichtigsten Gründe für deren Einsatz anhand von verschiedenen Nutzenkategorien erläutert (Abschnitt 2.2). Schließlich werden verschiedene Optionen für die Implementierung der einzelnen E-Recruiting-Plattformen und deren Funktionalitäten dargestellt (Abschnitt 2.3). Dabei wird auch auf die damit verbundenen Kosten eingegangen, um eine Gegenüberstellung der einzelnen Optionen zu ermöglichen.
2.1 IT-Systeme und Instrumente im E-Recruiting
2.1.1 IT-Systeme im E-Recruiting
Wie in Abbildung 7 unten stehend dargestellt, können die in der modernen Personalbeschaffung verwendeten IT-Systeme im Wesentlichen in drei verschiedene Bereiche aufgeteilt werden, deren Funktionen in den folgenden Abschnitten genauer beschrieben werden.
2.1.1.1 Unternehmens-Homepage
Die Unternehmens-Homepage ist eine Plattform für den Einsatz webbasierter Personalmarketinginstrumente. Neben der Darstellung des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber (Employer-Branding) eignet sich die Homepage insbesondere dazu, potenziellen Bewerbern umfangreiche Informationen über das Unternehmen und mögliche Arbeitsgebiete bei relativ geringen Kosten zu präsentieren. Innovative Funktionalitäten wie zum Beispiel Online-Spiele können auf der Unternehmens-Homepage nicht nur Marketingziele unterstützen, sondern auch der Selbstselektion der Bewerber dienen. Ein Beispiel hierfür ist das Online-Spiel Hotstaff der Commerzbank AG (siehe Abschnitt 4.3), das neben Unterhaltung auch Informationen zum Unternehmen und zu möglichen Arbeitsfeldern bietet und damit potenziellen Bewerbern ermöglicht, ihre Eignung für eine Stelle in diesem Unternehmen selbst besser einschätzen zu können.
Über das Employer-Branding hinaus bietet sich die Homepage auch als Plattform für Stellenanzeigen sowie als Kanal für Bewerbungen an. Das Schalten von offenen Stellen auf der eigenen Unternehmens-Homepage kann dabei über eine Bandbreite von Funktionalitäten von der einfachen Auflistung offener Stellen über kategorisierte Kataloge bis hin zu Stellenbörsen mit Suchfunktionalität geschehen. Einige wenige Unternehmen bieten ihren Bewerbern sogar so genannte Suchagenten in Verbindung mit personalisierten Bereichen auf der Unternehmens-Homepage an (siehe Fallstudie Bertelsmann in Abschnitt 4.2).
2.1.1.2 Job- oder Karriereportale
Diese ursprünglich aus einer Plattform für Stellenanzeigen entstandenen Portale bieten heute eine Vielzahl von weiteren Instrumenten für das Personalmarketing an, die wie folgt gegliedert werden können:
Stellenanzeigen Den Unternehmen wird eine Plattform für Stellenanzeigen zur Verfügung gestellt, auf der Jobsuchende anhand verschiedener Kriterien nach für sie interessanten Stellenangeboten suchen können.
Suche in Lebenslaufdatenbanken Jobsuchende können ihren Lebenslauf als Profil in einer Datenbank anlegen, die von den Unternehmen durchsucht werden kann.
Sonstige Personalmarketinginstrumente Unternehmen können über das Anzeigen offener Stellen hinaus beispielsweise ihr Unternehmensprofil in einem eigens dafür vorgesehenen Bereich darstellen. Auf dieses Profil können Jobsuchende durch Banner oder Links in den Stellenanzeigen des Unternehmens geleitet werden. Eine erhöhte Aufmerksamkeit der Bewerber für diese Profile kann durch den Einsatz multimedialer Präsentationsformen erreicht werden.
Neben ihrer Funktion als Plattform für das Personalmarketing dienen Jobportale auch als Bewerbungskanal. Sie bieten dazu webbasierte Bewerbungsformulare, die das Unternehmen an seine spezifischen Anforderungen oder sogar an bestimmte Stellenprofile anpassen kann.
Über die Personalmarketinginstrumente hinaus unterstützen Jobportale inzwischen auch Personalmarketing- und Bewerbermanagementprozesse, wie sie im folgenden Abschnitt 2.1.1.3 beschrieben sind, und stellen damit auch eine Option für deren Umsetzung zur Verfügung (siehe Abschnitt 2.3).
2.1.1.3 Bewerbermanagement- und Recruitingsysteme
Der Einsatz von Software im Personalbeschaffungsprozess kann in die Unterstützung der Personalmarketingaktivitäten und des Bewerbermanagements unterteilt werden. Eine integrierte Softwareunterstützung des gesamten Personalbeschaffungsprozesses wird heute durch einige Internet-Jobportale als ASP-Lösung angeboten (siehe Abschnitt 2.3). Andere Standardlösungen decken in der Regel nur einzelne Teile dieses Prozesses ab.
Softwareunterstützung der Personalmarketingprozesse
Die Hauptbestandteile dieser Funktionalität sind die Unterstützung der Stellendefinition und Anzeigenerstellung sowie des Schaltens und Verwaltens von Anzeigen und des zugehörigen Workflows. Im ersten Schritt wird für jede zu besetzende Stelle neben der Stellenbeschreibung festgelegt, welche Organisationseinheiten und Entscheidungsträger in den Ausschreibungsprozess eingebunden sind. Das System benachrichtigt dann die jeweiligen Personen und stellt sicher, dass die Stellenbeschreibung weitergeleitet und innerhalb definierter Fristen ausgeschrieben wird. Die Einbindung aller Beteiligten wird über Zugriffsberechtigungen und Rollendefinitionen realisiert.
Als Teil des gerade beschriebenen Workflows wird schließlich auch die zugehörige Anzeige erstellt. Dabei können die bereits in der Stellendefinition festgelegten Beschreibungen direkt übernommen werden. Ein weiterer Vorteil einer integrierten Softwarelösung ist das einmalige Erstellen des Anzeigeninhalts, der dann in verschiedenen Kanälen veröffentlicht werden kann. Falls dabei auch Platzierungen in Print-Medien vorgesehen sind, müssen Format- und Layoutvorlagen zuvor festgelegt worden sein. Beim Schalten von Anzeigen in Online-Medien wie einem Jobportal ist dies nicht zwingend erforderlich. Neben der Platzierung in externen Online- und Offline-Medien wird dabei auch die Schaltung der Anzeige auf der eigenen Homepage bzw. im Intranet des Unternehmens unterstützt. Eine weitere Funktionalität ist in diesem Zusammenhang die Definition eines zeitlichen Versatzes, so dass eine Stelle beispielsweise zunächst intern ausgeschrieben werden kann, bevor sie anschließend automatisch extern veröffentlicht wird.
Um das parallele Schalten von Anzeigen in mehreren Kanälen unterstützen zu können, müssen die erforderlichen technischen Schnittstellen zwischen dem Recruitingsystem und den Systemen der jeweiligen Kanäle vorhanden sein. Die Erstellung und Pflege solcher Schnittstellen ist häufig sehr aufwändig, entfällt für das Unternehmen allerdings beim Einsatz einer entsprechend ausgebauten Standardlösung.
Eine weitere Funktionalität, die in Verbindung mit der Stellendefinition und der Erstellung der Anzeige steht, ist die Anpassung des Online-Bewerbungsformulars über eine mögliche Ergänzung mit einem zusätzlichen Fragebogen. Dieser kann im Auswahlprozess verwendet werden, um Kandidaten zu filtern oder entsprechend ihrer Eignung für die Stelle zu sortieren.
Softwareunterstützung des Bewerbermanagements und der Auswahlprozesse
Kern der im Folgenden beschriebenen Funktionalitäten ist die Verwaltung der Bewerberprofile. Formularbasierte Online-Bewerbungen können dabei automatisch in einer Profildatenbank abgelegt werden. Darüber hinaus können auch alle anderen Bewerber nach manueller Übernahme in das System einheitlich weiterverarbeitet werden. Bei eventuell fehlenden Bewerbungsinformationen in Papier- oder E-Mail-Bewerbungen kann der Kandidat mit Hilfe des Systems zum Ausfüllen eines ergänzenden Online-Fragebogens aufgefordert werden. Jobsuchende, die aus einer externen Lebenslaufdatenbank ausgewählt wurden, können ebenfalls in die Bewerberverwaltung übernommen werden.
Durch die dann in der Profildatenbank digital vorliegenden Daten kann eine Vielzahl von softwaregestützten Bewerbermanagement- und Auswahlprozessen ermöglicht werden. Im Rahmen des Vorselektionsprozesses können wie bereits oben beschrieben Informationen aus dem durch einen Fragebogen angereicherten Online-Bewerbungsformular z. B. für ein automatisches Filtern der Bewerbungen verwendet werden. Dazu dient ein dem Fragebogen hinterlegtes Bewertungssystem. Bei Unterschreitung einer vorher festgelegten Mindestpunktzahl kann ein Bewerber dann direkt aussortiert werden.
Recruitinglösungen stellen auch eine Funktion zum automatischen Versenden von E-Mails bereit. Bei einer Kopplung an das Punktesystem der Fragebogen können Bewerber, welche die Mindestpunktzahl unterschreiten, automatisch ein Absageschreiben erhalten. Alle Übrigen bekommen eine Eingangsbestätigung zu ihrer Bewerbung. Neben der automatischen Versendung von E-Mails kann die Software Vorlagen für jegliche Kommunikation mit dem Bewerber verwalten.
Die weiteren Schritte des Auswahlprozesses werden ebenfalls durch die Recruitingsoftware unterstützt. Dazu leitet das System im Rahmen eines vorher definierten Workflows die Bewerbungen an Entscheidungsträger weiter und stellt die Einhaltung der Prozesszeiten durch Wiedervorlagefunktionen sicher. Dabei können dem Profil Bewertungen hinzugefügt werden, und die Prozessbeteiligten können entsprechend ihrer im System hinterlegten Berechtigungen eigenständig weitere Prozesse wie das Aufsetzen von Bewerbungsgesprächen initiieren.
Innerhalb der Recruitinglösung vollzogene Rekrutierungsprozesse können jederzeit über Reportfunktionen ausgewertet werden. Erfolgskritische Faktoren wie Effektivität, Rekrutierungszeit sowie Kosten und Aufwand des Personalbeschaffungsprozesses können somit stets überprüft und Vorgehensweisen gegebenenfalls angepasst werden. Personalverantwortliche verfügen mit Recruitinglösungen über Plattformen, die es ihnen ermöglichen, einmal definierte Anforderungsprofile termin- und budgetgerecht zu erfüllen.
2.1.2 Instrumente im E-Recruiting
Auf den zuvor beschriebenen Plattformen kommen unterschiedliche Instrumente zum Einsatz, die verschiedene Funktionen bieten. Die folgenden Betrachtungen beschränken sich auf die beiden wesentlichen Instrumente, nämlich auf die Stellenanzeigen in Online-Stellenbörsen und auf die Suche in Lebenslaufdatenbanken.
Online-Stellenanzeigen können sowohl auf der Unternehmens-Homepage als auch auf Stellenbörsen geschaltet werden. Unabhängig von der Plattform können sie entweder gestaltet oder nicht gestaltet sein. Während die ersteren die Unternehmensdarstellung im Corporate Design gestatten, beschränken sich nicht gestaltete Anzeigen auf die Inhalte. Die Preise von Online-Stellenanzeigen auf Jobportalen liegen bei etwa 800 Euro für eine einzelne Anzeige bzw. bei 240 Euro pro Anzeige bei 10 Anzeigen und ca. 130 Euro je Anzeige bei 100 Anzeigen.
Lebenslaufdatenbanken bieten Bewerbern die Möglichkeit, elektronische Versionen ihrer Bewerbungsmappe für zukünftige Bewerbungen abzuspeichern, um sie später mit geringem Anpassungsaufwand für verschiedene Stellenausschreibungen zu verwenden. In den Lebenslaufdatenbanken der Jobportale kann der Bewerber seine Bewerbungsunterlagen gleichzeitig mehreren potenziellen Arbeitgebern sichtbar machen. Die Unternehmen können diese Datenbanken dann bei der Suche nach der passenden Besetzung für eine offene Stelle nach verschiedenen Kriterien abfragen.
Prinzipiell stellt auch eine unternehmensspezifische Bewerberverwaltung, wie sie in Abschnitt 2.1.1.3 dargestellt wurde, eine Lebenslaufdatenbank dar. Insbesondere bei großen und dezentral organisierten Unternehmen kann diese ähnlich wie externe Lebenslaufdatenbanken von Mitarbeitern verschiedener Unternehmensteile durchsucht werden. Wie anhand der Bertelsmann-Fallstudie in Abschnitt 4.2 veranschaulicht wird, kann eine solche Datenbank auch genutzt werden, um dem Bewerber personalisiert für ihn interessante Stellen anzubieten.
Während die interne Lebenslaufdatenbank eines Unternehmens auch die Basis für das Bewerbermanagement und die Unterstützung der Auswahlprozesse darstellt, dienen externe Lebenslaufdatenbanken eher der Personalsuche. Letztere zeichnen sich durch die hohe Anzahl von Profilen und den ständigen Zufluss neuer Profile aus. Lizenzen für die Suche in der Lebenslaufdatenbank eines Jobportals werden Unternehmen für ca. 800 Euro pro Nutzer und Monat angeboten.
2.2 Gründe für den Einsatz von E-Recruiting-Plattformen und -Instrumenten
Die Betrachtung des E-Recruitings unter Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten erfordert die Berücksichtigung verschiedener Nutzenkategorien, auf die der Einsatz der Plattformen und Instrumente wirken kann. Allgemein betrachtet kann als Ziel der Personalbeschaffung definiert werden, offene Stellen mit den geeignetsten Kandidaten zu möglichst geringen Kosten in möglichst kurzer Zeit zu besetzen. Daraus können die folgenden Nutzenkategorien abgeleitet werden:
Minimierung der Kosten, Minimierung des Zeitraums von der Identifizierung einer offenen Stelle bis zu ihrer Besetzung (Time to Hire), Maximierung der Matchingqualität, also der Eignung des am Ende des Selektionsprozesses ausgewählten Kandidaten für eine bestimmte Stelle.
Die Wirkungszusammenhänge der verschiedenen Nutzenhebel sind in Abbildung 8 grob zusammengefasst. Die Darstellung vernachlässigt dabei Wechselwirkungen der Nutzenhebel untereinander. So führt eine höhere Bewerberzahl nicht notwendigerweise zu einer besseren Matchingqualität, d. h. zu einem genaueren "Fit" zwischen einem Stellenprofil und dem dafür ausgewählten Kandidaten. Die Wahrscheinlichkeit, den "perfekten" Kandidaten zu finden, steigt zwar grundsätzlich mit einer höheren Bewerberzahl. Dies ist aber nur dann der Fall, wenn die Zahl geeigneter Bewerber dabei ebenfalls steigt und die Auswahlprozesse so gestaltet sind, dass sie eine größere Bewerberzahl verarbeiten können.
Im Folgenden wird entlang des in Abbildung 1 in Abschnitt 1.1 beschriebenen Personalmarketing- und Recruitingprozesses auf die verschiedenen Nutzenhebel eingegangen:
Employer-Branding und Personalwerbung (Personalmarketing)
Das Ziel des Personalmarketings ist die Generierung möglichst vieler Bewerbungen geeigneter Kandidaten zu möglichst geringen Kosten. Der Einsatz innovativer Instrumente kann hier potenziell auf die drei Hebel Erhöhung der Bewerberqualität, Erhöhung der Bewerberzahl und Minimierung der Personalmarketingkosten wirken. Die Bewerberqualität kann dabei nicht nur durch eine gezieltere Ansprache gesteigert werden, sondern auch durch eine Ermöglichung der Selbstselektion potenzieller Bewerber. So können den Bewerbern z. B. zusätzliche Informationen zum Unternehmens- oder Stellenprofil zur Verfügung gestellt werden, die weniger geeignete Kandidaten von einer Bewerbung abhalten.
Bewerbermanagement und (Vor-)Selektion
Die Gestaltung von Bewerbermanagement und Auswahlverfahren beeinflusst zum einen die Kosten und die Dauer der betroffenen Prozesse und zum anderen die Genauigkeit der Selektion. Inwieweit Kosten durch effizientere Prozesse entscheidend verringert werden können, ist sehr von der Menge der Bewerbungen und der Art der Anforderungsprofile abhängig. Erst ab einer gewissen Anzahl von Bewerbungen sind Effizienzsteigerungen bei der Bewerberauswahl ein wirklicher Hebel, um Kosten zu senken. Mit kürzeren Prozesszeiten kann dabei insbesondere die so genannte Time to Hire, also die Dauer zwischen der Identifizierung und der Besetzung einer offenen Stelle, gesenkt werden. Der Nutzen liegt hierbei also in der Verkürzung des Zeitraums, in der eine zu besetzende Stelle unbesetzt bleibt. Darüber hinaus tragen kürzere Prozesszeiten auch dazu bei, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, die Stelle mit dem geeignetsten Kandidaten besetzen zu können, bevor dieser ein alternatives Angebot annimmt. Die Genauigkeit des Selektionsprozesses kann unter zwei Aspekten gesehen werden.
Das offensichtliche Ziel ist die optimale Besetzung der offenen Stelle, auf die die Personalwerbemaßnahmen ausgerichtet waren. Es handelt sich also um ein 1:n-Problem (eine Stelle, viele Bewerber). Häufig sind allerdings mehrere Stellen in einem Unternehmen gleichzeitig zu besetzen. Dabei kann ein Bewerber, der sich auf eine bestimmte Stelle beworben hat, für eine andere offene Stelle möglicherweise wesentlich geeigneter sein. Die Gestaltung des Selektionsprozesses mit Hilfe innovativer Instrumente kann also ein Hebel sein, die Gesamtmatchingqualität des n:m-Problems (viele Stellen, viele Bewerber) zu steigern.
Da die Matchingqualität im Gegensatz zu anderen Nutzenhebeln weniger eindeutig bestimmbar ist, wird im Folgenden der Fokus vor allem auf den Nutzenbeitrag durch Kostensenkungen und Senkungen der Time to Hire gelegt.
2.3 Implementierungsoptionen
2.3.1 Implementierung der Softwareunterstützung für den Personalbeschaffungsprozess
Grundsätzlich kann Software zur Unterstützung des Personalbeschaffungsprozesses entweder von dem jeweiligen Unternehmen selbst erstellt werden oder bei einem Softwareanbieter in Form von Standardsoftware eingekauft werden. Eine weitere Implementierungsform ist das "Application Service Providing" (ASP).
Viele der in den Fallstudien beschriebenen Unternehmen haben ihre Lösungen in Form einer selbst erstellten Recruitingsoftware umgesetzt. Zwar sind diese Systeme in der Regel recht kostenintensiv, dafür richten sie sich aber an den gewachsenen Prozessen des Unternehmens aus und bieten dem Unternehmen die Möglichkeit, seine spezifischen Anforderungen umzusetzen.
Der Kauf und Betrieb von Standardsoftware bietet Unternehmen ebenfalls umfangreiche Möglichkeiten. Häufig decken solche Lösungen aber nicht den gesamten Personalbeschaffungsprozess ab. Schnittstellen zu eigenen Webfrontends, wie der Stellenbörse oder dem Bewerbungsformular, sowie zu externen Kanälen, wie den Internet-Jobportalen, sind eventuell zusätzlich zu implementieren.
Der Einsatz der durch Jobportale als ASP-Lösung zur Verfügung gestellten Funktionalitäten stellt eine dritte Alternative zur Unterstützung des Personalbeschaffungsprozesses dar. Im Gegensatz zu den heute verfügbaren Standardkauflösungen bilden diese bereits heute einen integrierten elektronischen Personalbeschaffungsprozess ab, wie er in Abschnitt 2.1.1.3 beschrieben wurde. In den kostenfrei verfügbaren Grundfunktionalitäten der Jobportale werden bereits elementare Workflowfunktionen unterstützt. Die Kosten für weitere Funktionalitäten bis hin zu einer vollen Recruitingsoftware liegen bei etwa 200 bis 400 Euro pro Nutzer und Monat.
Bei der Beurteilung der Kosten der jeweiligen Lösung spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Wer wirtschaftlich handeln möchte, sollte auf jeden Fall die Total Cost of Ownership der jeweiligen Lösung im Auge behalten. Dabei sind die Entwicklungs-, Wartungs- und Betriebskosten einer Individuallösung bzw. die Lizenz- und Betriebskosten einer Kaufsoftware den Setupkosten und der Nutzungsgebühr einer ASP-Lösung gegenüberzustellen. Wartungs- und Betriebskosten fallen bei dieser Implementierungsform nicht an, da sowohl der Betrieb als auch die Weiterentwicklung des Systems zentral durch den Betreiber des Jobportals vorgenommen werden und die Kosten auf die Nutzungsgebühren der Kunden umgelegt werden.
2.3.2 Implementierung der Funktionalitäten für den Bewerber
Die Frontendfunktionalitäten für den Bewerber bestehen im Wesentlichen aus der Stellenbörse und dem Bewerbungsformular. Weitere Funktionalitäten können eine Benachrichtigungsfunktion und die Statusverfolgung einer laufenden Bewerbung beinhalten. Neben der Eigenentwicklung stellt die Einbettung der Funktionalitäten eines Jobportals in die unternehmenseigene Homepage eine mögliche Alternative dar. Dieser Vorgang wird auch als White Labeling bezeichnet. Eine solche Lösung ist etwa ab 10.000 Euro im ersten Jahr erhältlich. Dabei können Wartung und Betrieb der Recruitingwebsite von einem Jobportal oder einem Dienstleistungsunternehmen übernommen werden (ASP-Lösung). Die Software wird folglich nicht im Unternehmen installiert und muss auch nicht vom Unternehmen gewartet werden.
2.3.3 Implementierung der Schnittstellen zu Jobportalen
Stellenanzeigen gelangen auf unterschiedlichen Wegen zu den Stellenbörsen. Zum einen kann die Stellenanzeige über ein Online-Formular direkt auf der Web-Site des Jobportals eingegeben werden. Unternehmen, die allerdings viele Stellenangebote schalten, können diese Tätigkeit entweder durch Implementierung eines Serveruploads oder eines XML-Gateways automatisieren. Beim Serverupload werden die Stellenangebote in einem strukturierten Textformat per FTP auf dem Server der Online-Stellenbörse abgelegt. Im Falle des XML-Gateways wird das strukturierte Textformat durch ein XML-Format ersetzt. Der Zugang zum Server kann ebenfalls über FTP oder über HTTP erfolgen.
Bei einer sehr großen Menge an Stellenanzeigen können diese auch von dem jeweiligen Jobportal direkt von der Homepage des Unternehmens übernommen werden.
Bei allen Implementierungsoptionen erfolgt die Anzeigenschaltung und -verwaltung in "Echtzeit". Dies bedeutet, dass, sobald eine Änderung vorgenommen wird, diese auch umgehend online zu sehen ist.
3 Ergebnisse der Umfrage
3.1 Überblick über die Nutzung von Personalbeschaffungsinstrumenten und -kanälen
Nachdem in den vorangegangenen Kapiteln ein Überblick über den Gegenstand und die Methoden der vorliegenden Studie sowie eine Einführung in die moderne Personalbeschaffung gegeben wurden, soll nun auf Instrumente und Kanäle sowohl bei der Personalsuche als auch beim Bewerbungsverfahren eingegangen werden (Abschnitt 3.1.1). Dabei bleibt der Blickwinkel zunächst nicht auf IT-gestützte Verfahren beschränkt, sondern vielmehr wird der Einsatz des Internets mit anderen Instrumenten in der Personalbeschaffung in Beziehung gesetzt. Die in Abschnitt 3.1.2 beschriebenen Selektionsverfahren werden daher ebenfalls vorläufig unabhängig vom Einsatz von Informationstechnologie betrachtet.
3.1.1 Nutzung und Effektivität von Instrumenten und Kanälen für Personalsuche und Bewerbung
Personalbeschaffungskanäle lassen sich grundsätzlich in Kanäle für die Personalsuche und Kanäle für den Bewerbungseingang unterscheiden.
3.1.1.1 Instrumente und Kanäle in der Personalsuche
Die Untersuchung zeigt, dass Online-Kanäle im Vergleich zu klassischen Print-Medien bereits relativ häufig für die Personalsuche eingesetzt werden (siehe Abbildung 9). Die eigene Unternehmens-Homepage liegt unter allen verwendeten Kanälen mit großem Abstand vorne. Da die meisten Unternehmen eine Homepage besitzen, ist der Aufwand relativ gering, diese auch für die Anzeige offener Stellen zu verwenden. Als typischerweise für Stellenanzeigen genutzte externe Kanäle liegen Print-Medien und Online-Stellenbörsen fast gleichauf.
Die weiteren angegebenen Kanäle wie Messen, Mitarbeiterempfehlungen und Personalberater spielen eine scheinbar untergeordnete Rolle. Allerdings ist ein direkter Vergleich zwischen diesen Kanälen und den Anzeigenkanälen nach der Häufigkeit ihres Einsatzes nicht wirklich gerecht. Dies liegt unter anderem in der unterschiedlichen Funktionsweise und Zielsetzung der Kanäle begründet. So werden Personalberater beispielsweise nur für bestimmte Zielgruppen eingesetzt.
Ein anderes Bild ergibt sich daher beim Blick auf die Frage nach der Effektivität der einzelnen Kanäle (siehe Abbildung 10). Hier zeigt sich eine vergleichsweise hohe Effektivität der in der Regel sehr gezielt eingesetzten Personalberater. Die eigene Unternehmens-Homepage zeichnet sich auch aus dieser Perspektive durch relativ hohe Werte aus. Dies ist natürlich unter anderem darauf zurückzuführen, dass die Anwendung von Informationstechnologie insgesamt dazu geeignet ist, kostengünstig die Reichweite von Stellenanzeigen zu erhöhen.
Eine signifikante Abweichung zur durchschnittlichen Effektivität der Homepage ergibt sich bei Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern (siehe Abbildung 11). Innerhalb dieser Gruppe schätzen 81 % der Unternehmen die Effektivität der Homepage als sehr hoch oder hoch ein. Dies kann durch die größere Bekanntheit dieser Unternehmen am Arbeitsmarkt und damit durch die höhere Wahrscheinlichkeit erklärt werden, dass ihre Homepages durch Jobsuchende besucht werden. Zusätzlich fällt auf, dass größere Unternehmen auch die Effektivität externer Stellenbörsen höher einschätzen als die Gesamtheit der befragten Unternehmen.
Um die vollständige Studie zu erhalten, wenden Sie sich bitte an:
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