Wie mit Dokumenten, die per E-Mail oder Instant Messaging übermittelt werden, umzugehen ist, bleibt auch in Deutschland vielfach dem Ermessen der Mitarbeiter überlassen. Unternehmensweit geltende Vorgaben für die Handhabung elektronischer Geschäftsunterlagen fehlen bei 31 Prozent der Unternehmen. Der wachsenden Bedeutung der digitalen Kommunikation werde diese Nachlässigkeit nicht gerecht, konstatiert eine Studie, die vom Storage-Hersteller Hitachi in Auftrag gegeben wurde.
Für die Archivierung unternehmenskritischer Daten propagieren Storage-Hersteller wie Hitachi seit geraumer Zeit ihr Konzept vom "Data Lifecycle Management". Konkurrent EMC spricht dagegen vom "Information Lifecycle Management". Gemeint ist damit jeweils die Organisation der Daten auf den Speichermedien gewichtet nach Bedeutung, festgelegter Lebensdauer und den Speicherkosten.
Die in den USA bereits geltenden Regelungen zur Corporate Governance haben dem Storage-Markt einen zusätzlichen Schub verpasst. Nach Zahlen von IDC wuchs der Markt im letzten Quartal vergangenen Jahres um mehr als 17 Prozent. Gartner erwartet, dass entsprechende Gesetze auch in Europa verabschiedet werden. Auf diese Einschätzung baut auch Hitachi: "Wir rechnen damit, dass im Zeitraum von ein bis zwei Jahren die meisten Unternehmen der Region EMEA erheblich in Systeme zur Verwaltung und Archivierung von E-Mails investieren werden", sagt Michael Speck, Geschäftsführer von Hitachi Data Systems, Deutschland.
Auch die Überprüfung, ob bereits geltende Regelungen beachtet werden, liegt der Studie zufolge im Argen. In Deutschland überwachen nur 51 Prozent der Unternehmen die Einhaltung der Vorgaben. Unter den Finanzdienstleistern sind es immerhin 63 Prozent, in der verarbeitenden Industrie dagegen nur 41 Prozent.
Um langfristig sinnvolle Lösungen zu finden, sollten bei der Planung die IT-Abteilungen einbezogen werden. Noch leisten sich 13 Prozent der befragten Unternehmen den Luxus, Regeln für den Umgang mit E-Mails zu verfassen, ohne den Rat der Experten einzuholen.
Für die Studie befragte das Marktforschungsinstitut Vanson Bourne im Auftrag von Hitachi 690 EDV-Verantwortliche in der Region EMEA (Europa, mittlerer Osten, Afrika).