Foto: Forrester Research
Wofür sind Collaboration-Tools da? Die präzise, simple und desillusionierende Antwort: um Reisekosten zu sparen. So einfach sehen es jedenfalls die Anwender, wie eine Studie von Forrester Research zeigt. Der desillusionierende Aspekt daran: Die Anbieter preisen ihre Produkte als kleine Wunderwerke an, die vielfältigen Nutzen stiften. Ihre Kunden wissen aber offenbar nicht, wie sie das versprochene Potenzial ausschöpfen sollen. Forrester-Analyst TJ Keitt sieht demgegenüber durchaus Möglichkeiten, diese Tools sinnvoll mit Geschäftsprozessen zu verknüpfen – etwa beim Projektmanagement oder bei der Produktentwicklung.
Dabei investieren die befragten 930 Unternehmen aus Nordamerika und Europa eifrig in Collaboration-Software. Sie bauen die gemeinsamen Arbeitsbereiche ihrer an verstreuten Standorten tätigen Mitarbeiter ebenso aus wie ihr Social-Media-Engagement und die Echtzeit-Kommunikation. 46 Prozent geben Geld für Erstinvestitionen oder Upgrades für Team Workspace aus, 42 Prozent investieren in Web 2.0-Tools wie Blogs und Wikis. Einen Treiber dafür macht Keitt darin aus, dass die Marktführer Microsoft und IBM immer mehr Produkte für vernetzte Kommunikation anbieten.
Jeweils um die 30 Prozent der Firmen packen derzeit aktiv die Bereiche Desktop Videoconferencing, Unified Communications, Web Conferencing, Instant Messaging, Room-based Videoconferencing und On-premises E-Mail an. Das bedeutet, dass Web 2.0, Videokonferenzen via Desktop und Unified Communications derzeit den größten Schub seit Bestehen erfahren, während die anderen Technologien allmählich zum Standard werden, der in zwei Drittel aller Firmen vorhanden ist.
Kleine und mittlere Unternehmen setzen zu 70 Prozent ein bis vier Collaboration-Tools ein. Bei Konzernen ist das Spektrum breiter gefächert. Rund 15 Prozent von ihnen nutzen drei bis sieben dieser Lösungen.
Mehrheitlich einseitig fällt das Urteil über die erzielten Verbesserungen aus. 62 Prozent der Befragten sparen nach eigenen Angaben Reisekosten ein, 58 Prozent freuen sich über eine allgemein verbesserte interne Kommunikation. Eine Vielzahl weiterer Effekte ist zwar zu beobachten, aber immer nur bei einer Minderheit der Firmen. Immerhin mehr als zwei Fünftel berichten von Erfolgen im Projektmanagement und von schnellerer Entscheidungsfindung. Auch eine größere Zufriedenheit der Mitarbeiter und eine Senkung der IT-Kosten werden häufiger beobachtet.
Mehr Collaboration Tools, weniger Reisekosten
Nach Einschätzung von Forrester-Analyst Keitt haben es die Anwender durchaus selbst in der Hand, mehr Nutzen aus ihren Collaboration-Aktivitäten herauszuholen. Ein Geheimnis: Ein zaghafter Einstieg empfiehlt sich in diesem Fall nicht wirklich. Zusätzliche Erfolge stellen sich ein, wenn die Mitarbeiter die in jeder Situation geeigneten Kommunikationsmittel zur Hand haben. Keitts Beispiel: Ein Projektteams benötigt für Ad-hoc-Kommunikation Instant Messaging, für den Zugriff auf gemeinsame Dokumente einen virtuellen Team-Arbeitsbereich und für Meeting Desktop-Videokonferenzen.
So betrachtet ist es keine optimale Strategie, mit nur einem Baustein anzufangen und sich etwa Hals über Kopf alleine ins Abenteuer Web 2.0 zu stürzen. Die Vielzahl der Kommunikationskanäle macht den Unterschied. Die Forrester-Studie macht das eindrucksvoll deutlich. Häufig ist beim Einsatz einer bestimmten Zahl von Collaborations-Tools ein regelrechter Effektivitätssprung zu verzeichnen. Einige Beispiele: Von den Firmen, die sechs Tools nutzen, konnten 60 Prozent ihre Reisekosten reduzieren; in der Gruppe der Anwender mit sieben Tools sind es plötzlich über 80 Prozent. Wer acht Tools einsetzt, hat eine sprunghaft höhere Erfolgswahrscheinlichkeit beim Projektmanagement und bei der Schnelligkeit der Produktentwicklung.
Forrester hat noch einige weitere Tipps parat, wie eine positive Wirkung auf Geschäftsprozesse zu erzielen ist: Unternehmen sollten vor der Produktauswahl genau nachvollziehen, wie ihre Mitarbeiter arbeiten und kommunizieren. Die durch Collaboration Tools adressierbaren Workflow-Aspekte sollten genau herausgearbeitet werden – und an ihnen sollte sich die Produktauswahl orientieren. Außerdem sollten ein Regelwerk erarbeitet und Prozesse aufgesetzt werden, die die Nutzung der Tools durch die Mitarbeiter gewährleisten.
Die Studie "The State of Collaboration Software Implementation: 2011" ist bei Forrester Research erhältlich.