SaaS-Office nur als Ergänzung

Software-as-a-Service (SaaS) hat zurzeit Konjunktur, löst aber keine Revolution aus. Zumindest nicht bei E-Mail- und Office-Lösungen, wie aus einer Studie von Freeform Dynamics aus Großbritannien hervorgeht. Analyst Andrew Buss beobachtet zwar sehr wohl einen Umbruch, der sich aber gleitend – also evolutionär – vollzieht. Ein Ende traditioneller Desktop-Office-Lösungen und der dazu gehörigen Back-End-Systeme ist demnach nicht in Sicht. Auch wegen Bedenken ob einer Migration essentieller Systeme stehen die Zeichen vor allem gut für hybride Ansätze.

Gescholten würden bestehende Office-Lösungen für Textverarbeitung, Spreadsheets und Präsentationen häufig, so Buss. „Die meisten Leute sind insgesamt aber sehr glücklich damit“, so der Analyst weiter. „Die Lösungen sind vertraut und erledigen ihre Aufgabe ziemlich gut.“ Entsprechend bestehe von Seiten der Unternehmen wenig Interesse an einem radikalen Umbruch.

Mittelständler erwarten von SaaS mehr Effizienz

Unterfüttert hat Freeform Dynamics seine Analyse mit einer Umfrage unter knapp 350 mittelständischen Firmen. Untersucht wurde also, wie kleine und mittlere Unternehmen die Lage einschätzen. Allerdings verweist Freeform Dynamics selbst darauf, dass es sich um eine Online-Befragung handelt. Tendenziell antworteten also Firmen, die sich von sich aus für das SaaS-Thema interessieren.

Als Vorzüge von SaaS-Lösungen im Office-Bereich nennen die Befragten zuvorderst Kostensenkungen, aber auch schnelleren Zugang zu neuen Funktionalitäten und einen Schub an Flexibilität. Alles in allem erwarten die Firmen zusätzliche Effizienz für ihre IT und eine bessere Performance.

„Allerdings wird allgemein angenommen, dass die Überführung von Schlüssel-Services wie E-Mail von On-Premise nach SaaS ein wesentliches Unterfangen ist, das nicht ohne sorgfältige Evaluierung, Planung und Ausführung angegangen werden sollte“, heißt es in der Studie. Die Ideallösung für interessierte Anwender seien daher hybride Lösungen, die lokal installierte Office-Applikationen mit gehosteter Back-End-E-Mail und Collaboration-Möglichkeiten in der Cloud verbinden.

Ein Drittel SaaS-Muffel

Die Umfrage zeigt, dass genau ein Drittel der Befragten SaaS grundsätzlich und strikt ablehnt. Elf Prozent setzen schon jetzt auf diese Karte. Die Mehrheit nutzt sowohl In-House-Lösungen als auch SaaS und Hosted Services und geht das Problem undogmatisch an.

Mit dem Umschwenken ausgerechnet auf SaaS-E-Mail tun sich die Firmen aber aus triftigen Gründen schwer. Jeweils über 80 Prozent sagen, dass ihr Kundendienst, ihre Verkaufs- und Marketing-Abteilung und ihr Back-Office wichtige oder sehr wichtige Prozesse für den Geschäftserfolg seien. Mehr als 60 Prozent, zum Teil sogar wiederum mehr als 80 Prozent geben zugleich an, dass E-Mail in diesen Bereichen ein kritischer Enabling-Prozess sei.

Vor diesem Hintergrund geben etwa 40 Prozent zu, beim Wechsel ihres Mailserver-Typs schwerwiegende Probleme zu bekommen. Deutlich mehr als ein Fünftel fürchtet erhebliche Schwierigkeiten sogar beim Sprung auf einen extern gehosteten E-Mail-Server gleichen Typs. „Obwohl nicht leicht zu bewältigen, sind diese Abhängigkeiten und Integrations-Hürden nicht unüberwindlich“, kommentiert Analyst Buss. Firmen, die sich dieser Herausforderung aktiv stellten, erfreuten sich hinterher einer größeren Flexibilität bei künftigen Provider-Wechseln.

Bei Web-basierten Office-Apps zeigt sich ein ähnliches Bild wie bei E-Mails. Nur sechs Prozent betrachten sie als Ersatz für etablierte Desktop-Anwendungen, ein Fünftel lehnt sie rundweg ab. Die große Mehrheit wiederum bewertet Online-Apps entweder als nützliche Ergänzung oder als Alternative für bestimmte Nutzergruppen.

Derzeit sind in mehr als 80 Prozent der Firmen Desktop-E-Mail und Desktop-Office-Apps flächendeckend im Einsatz. In etwa einem Drittel der Firmen gilt dies auch für Web-basierte E-Mails, nur in jedem zehnten Unternehmen auch für Web-basierte Office-Anwendungen. Für die kommenden beiden Jahre rechnen die Firmen hier durchschnittlich mit einem Bedeutungszuwachs von 10 bis 15 Prozent; die Bedeutung der Desktop-Lösungen nimmt indes um weniger als 10 Prozent ab.

Ausgiebige Tests empfohlen

„Eine Migration ausschließlich auf Web-Apps dürfte für viele Unternehmen ein Schock sein“, urteilt Freeform Dynamics. Dieser Ansatz erübrige sich deshalb für die Mehrheit bereits in der Frühphase der Evaluierung. Empfehlenswert seien in jedem Fall ausgiebige Funktionalitäts- und User-Tests.

Dennoch dürften SaaS-Lösungen schrittweise weiter an Land gewinnen – auch weil weithin Konsens über die wachsende Verbreitung von Collaboration und Conferencing besteht. Die Studie von Freeform Dynamics zeigt, dass derzeit in Firmen mit besonders effektiver IT SaaS und Hosted Services stärker in Gebrauch sind als anderswo.

Allerdings gibt es auch hier eine Schattenseite, die bei der Diskussion über Web-Apps bedacht werden sollte. Ausschließlich auf das Pferd SaaS satteln vor allem Unternehmen mit wenig effektiver IT. Das dürfte schlichtweg daran liegen, dass sie auf Gedeih und Verderb zum Sparen gezwungen sind.

Die Studie „SaaS based Email and Office Productivity Tools” ist bei Freeform Dynamics erhältlich.