Schenck Process migriert ERP und wechselt Dienstleister

Ohne Expertise keine Chance. "Wir wussten, dass ein Dienstleisterwechsel mit gleichzeitigem Herauslösen aus der ehemaligen Konzernstruktur Risiken bergen kann" sagt Jürgen Biebel, Vice President Research & Develop-ment / IT bei Schenck Process. Die Entscheidung für den Dienstleister Gisa aus Halle an der Saale fiel, weil dieser bereits Erfahrungen mit IT-Projekten dieser Größenordnung mitbrachte.

Die Darmstädter Schenck Process Group ist Anbieter für Mess- und Verfahrenstechnik und beschäftigt rund 2.200 Mitarbeiter an 27 Standorten weltweit. Zur kaufmännischen Verwaltung von fünf internationalen Business-Segmenten setzte das Unternehmen bis dato ein SAP R/3-System mit insgesamt 26 damit verbundenen Anwendungen ein. Nach einem Eigentümerwechsel im Jahr 2006 sollte die komplette IT-Infrastruktur aus den Konzernsystemen herausgelöst und künftig im Rechenzentrum von Gisa betrieben werden.

Außerdem waren insgesamt 27 Auslandsstandorte anzubinden, ein Releasewechsel auf SAP ERP 6.0 sowie eine Umstellung auf Unicode durchzuführen. Auch der Auftrag zur Umsetzung dieser Teilprojekte ging an den SAP-Dienstleister. Das Ergebnis nach rund einem halben Jahr Projektlaufzeit: Schenck Process konnte seine laufenden IT-Kosten erheblich senken und die Basis für zukünftige internationale Aktivitäten schaffen.

Doch von vorne: Seiner kaufmännischen Prozesse verwaltete Schenck bei Projektbeginn mit SAP R/3 4.6c mit den Modulen Finanzbuchhaltung (FI), Controlling (CO), Vertrieb (SD), Materialwirtschaft (MM) und Produktionsplanung (PP). Betrieb und Wartung des ERP ebenso wie der firmeninternen E-Mail-, File- und Druckverwaltung waren an einen externen Dienstleister ausgelagert.

Vor einigen Jahren übernahm das eigene Management das Unternehmen. Als Einzelfertiger mit weltweiten Matrixstrukturen verfügte Schenck Process über eine gewachsene IT-Landschaft mit stark vernetzten Strukturen im Konzernverbund. Nun wurden alle IT-Dienstleistungen neu ausgeschrieben.

Nach der Einigung mit Gisa galt als wichtigstes Ziel die Migration aller Systeme inklusive des kompletten Datenbestandes in das neue Rechenzentrum. Dazu mussten die SAP-Experten das komplette SAP R/3 4.6c mit seinen 26 Umsystemen ohne Datenverlust aus dem Netzwerk und bei laufendem Betrieb herauslösen. Parallel zum technischen Umzug sollte der neue Dienstleister auch die gesamte Anwendungsbetreuung und den Servicedesk übernehmen. Kein triviales Unterfangen, denn Schenck Process und Vorgängerunternehmen sind seit dem Releasestand R/2 SAP-Anwender.

Nach erfolgtem Umzug stand das Upgrade der ERP-Module auf SAP ERP 6.0 an. Als weltweit agierendes Unternehmen war es für Schenck Process wichtig, Ländercodes darstellen und Währungen problemlos umrechnen zu können - das Systems wurde also auch auf Unicode umgestellt. Beide Vorhaben ließen sich in zwei Abschnitten von drei und zwei Monaten umsetzen.

Dabei erstellten die Gisa-Leute zunächst in enger Zusammenarbeit mit Key-Usern und dem On-Site-Team von Schenck getrennte Konzepte für SAP sowie die IT-Infrastruktur des Unternehmens. Sie dokumentierten sämtliche Schnittstellen zu Fremdsystemen in einem Betriebshandbuch. Um Synergien und Qualitätsvorteile optimal ausnutzen zu können, analysierte das Projektteam zudem mögliche Software-Wechsel außerhalb der SAP-Anwendungen und schrieben detaillierte Pflichtenhefte.

Gewachsene Datenbankstrukturen

Die eigentliche Migration der IT-Infrastruktur des ERP erwies sich als kompliziert, zum einen wegen der Komplexität einer Matrixorganisation zum anderen wegen der über die Jahre gewachsenen Datenbankstrukturen. Als besondere Herausforderung erwiesen sich die Archive des Unternehmens. Über lange Zeit angesammelte Daten mussten aus einer Vielzahl von Systemen und von verschiedenen Standorten in die neue Systemstruktur überführt werden.

Hier waren die Schenck-Mitarbeiter gefordert zu analysieren, welche Daten relevant für eine weitere Aufbewahrung waren. Hinzu kam, dass sich Schenck Process mitten im Projekt zu einem Wechsel der Datenbankgrundlage von Oracle zu Max DB entschloss. Eine weitere Migration, die sich aber lohnte. Dank der neuen Datenbank ließen sich die weitere Kosten senken.

IT-Kosten auf kalkulierbar geringem Niveau

Nach umfangreichen Testläufen ging die migrierte IT-Infrastruktur wie geplant in Betrieb und wird von Gisa betreut. Für Schenck Process bedeutet das, so seine IT-Kosten auf einem kalkulierbar geringen Niveau halten zu können. Durch die erfolgte Unicode-Umstellung ist der Anbieter für Mess- und Verfahrenstechnik zudem in der Lage, sein ERP-System international auszurollen. Nun plant Schenck Process außerdem die weltweite Bereitstellung seiner Produktkataloge über verschiedene Portallösungen.

Schenck Process wurde 1881 als Eisengießerei und Waagenfabrik gegründet. Die Unternehmensgruppe stellt verfahrenstechnische Lösungen in den Bereichen Wägen, Dosieren, Sieben und Automatisieren her und spricht mit fünf internationalen Business-Segmenten unterschiedliche Branchen an. Die Darmstädter beschäftigen inzwischen an 27 weltweiten Standorten mehr als 2.200 Mitarbeiter.