Schlechte Kommunikation kostet Betriebe 11,5 Tage pro Jahr

Ein Produktivitätsverlust von 11,5 Tagen pro Jahr und sogar gescheiterte Geschäftsabschlüsse - das sind die Folgen schlechter Kommunikation. Das besagt eine Studie von Statista im Auftrag vom Grammarly, einem Unternehmen aus dem Bereich der KI-gestützten Schreibassistenz. Dafür wurden Ende 2023 zirka 1.100 Beschäftigte in Deutschland befragt, darunter 100 Führungskräfte.

Zeitfresser Kommunikation

Laut der Umfrage wenden Fachkräfte durchschnittlich 30 Stunden pro Woche für die Kommunikation auf verschiedenen Plattformen auf. Das entspricht drei Vierteln ihrer Arbeitszeit. Denn Löwenanteil davon macht mit 13,4 Stunden der geschriebene Austausch aus. Jeder zweite Angestellte (59 Prozent) erwartet, dass das künftig noch mehr wird.

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Das hat negative Folgen. Drei von vier Befragten beklagen sich über mangelnde Sprachkompetenz, zeitaufwändige Korrekturen unverständlicher Nachrichten oder den ineffizienten Gebrauch von KI-Tools. Das führt zu verlorener Zeit, höheren Unternehmenskosten, Einbußen bei der Produktion, Kundenabwanderung sowie unzufrieden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Geplatzte Geschäfte

Zwei Drittel der Befragten gaben an, dadurch pro Woche etwa zwei Stunden zu verlieren, was sich im Jahr auf 11,5 Tage aufsummiert. Ein Drittel spricht sogar von drei bis fünf verlorenen Stunden in der Woche. Einer der Hauptgründe dafür seien schlecht verständliche Nachrichten und daraus resultierende zeitaufwändige Abstimmungen.

Wird in einer Fremdsprache geschrieben, dauert es noch länger. Jeder zweite Befragte gab generell einen höheren Zeitaufwand beim schriftlichen Austausch auf Englisch an. Zwei von fünf Fachkräften berichten von Schwierigkeiten damit, Gedanken klar auszudrücken. 39 Prozent haben Probleme mit der Grammatik und jeder Vierte ist unsicher über den passenden Tonfall im beruflichen Kontext.

Aus Perspektive der Führungsetage schlägt sich das in höheren Betriebskosten nieder. 15 Prozent der Manager gaben sogar an, dass ineffiziente Kommunikation zu geplatzten Geschäftsabschlüssen geführt hätte.

Stress und Unzufriedenheit als Folgen

Das führt bei etwa einem Drittel der Managerinnen und Manager zu Stress am Arbeitsplatz wegen schlechter Kommunikation. Bei der Altersgruppe der Generation Z (geboren in den 1990er Jahren) empfinden das sogar 45 Prozent.

Verpasste Deadlines, längere Projektlaufzeiten oder verzögerte Problemlösungen machen Mitarbeitende unzufrieden, was für ein Drittel der Angestellten die Bindung an den Arbeitgeber schmälert. Zehn Prozent erwägen sogar, deswegen den Job zu wechseln.

KI als Lösung?

Um diese Probleme zu lösen, setzen Betriebe zunehmend KI-Tools ein. 60 Prozent der Führungskräfte wollen damit die schriftliche Kommunikation verbessern. Knapp die Hälfte erhofft sich dadurch weniger Zeitaufwand und höhere Produktivität. Angestellte nutzen KI hauptsächlich, um Grammatik- und Rechtschreibfehler zu vermeiden oder Nachrichten verständlicher zu formulieren.

Allerdings hapert es bei der Akzeptanz. Obwohl 85 Prozent der Managerinnen und Manager solche Tools eingeführt haben, nutzen sie nur knapp 60 Prozent der Belegschaft aktiv. Ein Grund dafür ist laut den Studienautoren mangelnde Kompetenz in der Bedienung der Werkzeuge.

Es brauche daher eine umfassende Implementierungsstrategie und entsprechende Schulungen. Zudem müssten Unternehmen klare Nutzungsrichtlinien definieren, um Bedenken wegen des Datenschutzes, der Informationssicherheit und der Qualitätskontrolle aus dem Weg zu schaffen.