Diese Marke kennt fast jeder: Mit Ketchup und Saucen groß geworden, ist das US-Hersteller Heinz heute in über 50 Ländern weltweit vertreten. Das Unternehmen war der Pionier des Original-Ketchup – und heute der weltweite Marktführer. Insgesamt erwirtschaftet Heinz einen Umsatz von 8,5 Milliarden US-Dollar. Die Beliebtheit der Heinz-Produkte ist bis heute in der Philosophie des Gründers Henry John Heinz verwurzelt: „Gewöhnliche Dinge ungewöhnlich gut zu machen, bringt den Erfolg.“
Nähe zum Kunden
Für den Markenauftritt in den maßgeblichen Einzelhandelsketten und Läden ist die Consumer Products Division verantwortlich. Mit einem Team aus Retail Business Managers (RBMs) kontrolliert diese Abteilung die eigenen Produkte in den Regalen, um die Verkäufe positiv zu beeinflussen, und überwacht die Einhaltung der Vorgaben in den Läden. Neben dieser Sales Force beschäftigt die Abteilung zusätzlich externe Broker, damit die Produkte in den Läden den Anforderungen entsprechen.
In der Vergangenheit nahmen die RBMs von Heinz einen Laden ab, indem sie die eigenen Produkte in den Regalen suchten und eine Papier-Checkliste mit 50 Fragen handschriftlich ausfüllten. Später wurden diese Angaben in eine Excel-Tabelle eingegeben. Dieses Berichtsverfahren mit Formularen auf Papier erwies sich jedoch als sehr langsam und wies eine beträchtliche Zeitverzögerung zwischen der Datenerfassung und den Reports der Ergebnisse auf. So vergingen oft Tage und sogar Wochen, bis die Daten in einem Berichtsformat vorlagen, das sich im Vertrieb analysieren ließ. Bei Rückfragen mussten die RBMs sogar persönlich kontaktiert und Besprechungen organisiert werden.
Das zeitaufwändige Papierverfahren zwischen der Bestandsaufnahme in den Läden bis zum Vorliegen der Berichte bei den Entscheidungsträgern bedurfte daher einer gründlichen Überholung. „Wir setzten uns das Ziel, die Analysen auf Ladenebene zu optimieren“, formuliert Eric Ginsburg, Project Manager für die Wireless-Lösung und Associate Manager for Sales Operations bei Heinz.
Digital erfassen und wireless übertragen
Um die Qualität der Scorecard-Informationen zu verbessern und deren Analyse zu beschleunigen, entschied man sich schließlich für eine Lösung mit mobilen Endgeräten zur Erfassung und Weitergabe der Daten. Zusammen mit Flowfinity Wireless Inc. entstand so ein Electronic Retail Audit. Diese Applikation setzt auf der BlackBerry Enterprise Solution auf und automatisiert das Auditing mithilfe von Blackberry-Endgeräten und Reports aus einer SQL-Datenbank.
Der Electronic Retail Audit besteht aus einer automatisierten Datenerfassung im Laden und der drahtlosen Übergabe zur Berichtserstellung in einer SQL-Datenbank. Dieser zentrale Ansatz versprach eine einfache Administration der mobilen Endgeräte sowie die Entwicklung weiterer Applikationen. Als Blackberry Alliance Partner verknüpfte Flowfinity den Blackberry Enterprise Server mit dem Blackberry Mobile Data System (MDS) zu einer schlüsselfertigen Wireless-Lösung, die beim Anwender keine weitere Entwicklung voraussetzte. Zum Einsatz kommen die Datenerfassungs-Tools der Reihe Flowfinity Actions, die sich mit einem Reporting-System im Backend integrieren ließen.
Mit Flowfinity konnte man die Papierformulare relativ einfach nachbilden und in ein elektronisches Format umsetzen. Die Daten stehen nun innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung, da Flowfinity die ausgefüllten Datenfelder mit Flowfinity Actions in eine SQL Server Datenbank im Backend des Unternehmens überträgt.
Die Datenerfassung mit den Tools von Flowfinity sieht auch einen Offline-Modus vor, in dem sich auch Daten eingeben lassen, solange die RBMs nicht erreichbar sind. Die Daten werden in den Endgeräten zwischengespeichert, bis der RBM wieder eine Funkverbindung aufnimmt. Ohne Eingriff des RBMs werden die Daten sofort zum Backend-System übertragen. Die Übertragung in eine PC-Tabelle entfällt dadurch.
In Zusammenarbeit mit dem Integrationspartner ATSG wurde das grundlegende Reporting auch um maßgeschneiderte Analysen erweitert. Die Microsoft SQL Server Reporting Services erzeugen nun flexible Reports aus den mit dem Blackberry erfassten Daten. Insgesamt konfigurierte Flowfinity das komplette Reporting-System in rund sechs Wochen.
Schnelle und umfassende Reports
Ergab der frühere Excel-Ansatz nur zwei Reports, die erst nach mehreren Tagen vorlagen, was für fundierte Sortiments-Entscheidungen deutlich zu lange ist, stehen mit dem Electronic Retail Audit nun zehn unterschiedliche Reports mit detaillierten Parametern zur Verfügung.
Um noch detailliertere Adhoc-Reports zu erstellen, lassen sich die zehn Reports weiter verfeinern. Dazu entwickelte Flowfinity ein hierarchiches System, das die Lieferdaten spiegelt. Mit diesem Template lassen sich die gewünschten Daten nach Laden, Liefertag oder Region abrufen.
Ein ausschlaggebendes Kriterium war auch die Anwenderfreundlichkeit der Applikation auf den Endgeräten. Doch war der Blackberry bei Heinz bereits im Einsatz und gehörte schon vor diesem Projekt zur Unternehmenskultur. Mit dem vertrauten Gerät können die Mitarbeiter zwischen nun 10 bis 20 % mehr Audits durchführen als mithilfe der bisherigen Papierlösung, so eine interne Schätzung des Unternehmens.
„Alle Reports lassen sich auf einer internen Vertriebs-Website abrufen. Dadurch können die Verantwortlichen die Einhaltung von Zielvorgaben bis auf eine Stelle hinter dem Komma nachverfolgen“, freut sich Ed Bollinger, Director of Retail Operations bei Heinz. „Da ich heute zehn Reports pro Woche erhalte, ergibt sich ein präzises Bild, wie unsere Produkte dem Kunden präsentiert werden. Da auch Trend-Analysen möglich sind, können wir das Kundenverhalten viel tiefer und umfassender verstehen und steuern.“
Das Fazit: Durch den Übergang von Papierformularen zur Datenerfassung mit mobilen Endgeräten verfügt der Food-Gigant Heinz über eine kostengünstige und effektive Lösung, die den Entscheidungsträgern zu einem schnellen Zugriff auf die Lage an der Verkaufsfront verhilft.
Bernhard Schoon, Fachjournalist in München